Arbeiten im europäischen Ausland: Wann eine A1-Bescheinigung notwendig ist

arbeitet („Entsendung“), weiter den Sozialversicherungsbestimmungen des Entsendestaats unterliegt. Die deutsche A1-Bescheinigung dokumentiert in diesen Fällen, dass die im Ausland erwerbstätige Person weiter dem deutschen Recht unterliegt. Auch wer in mehreren Mitgliedstaaten arbeitet, benötigt die A1-Bescheinigung, um nachzuweisen, dass er deutschem Recht unterliegt.

Der Vorteil der A1-Bescheinigung: Durch die A1-Bescheinigung wird eine gleichzeitige Beitragszahlung in mehreren Mitgliedstaaten und ein Wechsel zwischen den Sozialversicherungssystemen vermieden.

Für die Entsendung in Staaten, mit denen Deutschland ein zwischenstaatliches Sozialversicherungsabkommen abgeschlossen hat (z. B. USA oder China), sind andere Entsendebescheinigungen als das A1-Formular nötig.

Für das „vertragslose Ausland“ (z. B. Mexiko oder Indonesien) gibt es generell keine Entsendebescheinigungen. Der Arbeitgeber muss im Rahmen der ihm obliegenden Melde- und Beitragspflichten selbst klären, ob die deutschen Rechtsvorschriften bei vorübergehender Beschäftigung im vertragslosen Ausland im Rahmen einer Entsendung vorliegen.

Arbeitnehmer, verbeamtete Personen und Selbstständige brauchen regelmäßig eine A1-Bescheinigung, wenn sie grenzüberschreitend in den obigen Ländern tätig sind.

Eine wichtige Voraussetzung für die Entsendung ist die Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen, sprich der persönliche Geltungsbereich muss erfüllt sein. Dieser ist erfüllt, wenn die Staatsangehörigkeit der Person eine Entsendung in das angestrebte Beschäftigungsland zulässt.

Eine EU-Staatsangehörigkeit berechtigt immer zu einer Entsendung in einen anderen EU-Mitgliedstaat. Es gibt aber einzelne Konstellationen hinsichtlich der Staatsangehörigkeit der zu entsendenden Person und des Beschäftigungslandes, für die eine Entsendung nach EU-Recht unzulässig ist. Folglich darf in diesen Fällen keine A1-Bescheinigung erteilt werden.

Ist der „persönliche Geltungsbereich“ nicht erfüllt, kann die Weitergeltung des deutschen Rechts für die Dauer der grenzüberschreitenden Erwerbstätigkeit dennoch in Betracht kommen. Hier sind die bilateralen Verträge zu prüfen. Die Einzugsstelle (gesetzliche Krankenkasse) hilft hier weiter.

Eine A1-Bescheinigung ist grundsätzlich vor jeder Entsendung eines Arbeitnehmers in EU- und EWR-Staaten sowie die Schweiz beim zuständigen Träger einzeln zu beantragen. Sie kann jedoch auch noch nachträglich erteilt werden.

Bei nicht-regelmäßigen kurzfristig anberaumten und/oder kurzzeitigen Geschäftsreisen und bei anderen sehr kurzen Entsendezeiträumen bis zu einer Woche kann die A1-Bescheinigung im Bedarfsfall nachträglich beantragt werden. Dies ist rechtlich zulässig und wird von der Rechtsprechung des EuGH (Rs. 178/97) bestätigt; darauf weist das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hin (www.iww.de/s14126).

Ist ein Arbeitnehmer beruflich auf Dauer mindestens einmal pro Monat sowohl in Deutschland als auch in einem oder mehreren Mitgliedstaaten tätig, kann eine A1-Bescheinigung für die Dauer von bis zu fünf Jahren für alle Mitgliedstaaten ausgestellt werden, in denen die Erwerbstätigkeit gewöhnlich ausgeübt wird (mehr dazu unten unter Mehrfacherwerbstätigkeit).

Die A1-Bescheinigung ist seit dem 01.01.2025 immer elektronisch zu beantragen. Der Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung mit einem Papierformular ist nicht mehr möglich. Die Bescheinigung wird wie folgt beantragt:

Bei welcher Stelle die A1-Bescheinigung beantragt wird, hängt davon ab, wie die betroffene Person krankenversichert ist.

Für Personen, die gewöhnlich in mehr als einem Mitgliedstaat beruflich tätig sind (= gewöhnliche Mehrfacherwerbstätige), muss die A1-Bescheinigung nicht für jeden Auslandseinsatz beantragt werden. Hier kann eine A1-Bescheinigung für die Dauer von bis zu fünf Jahren für alle Mitgliedstaaten ausgestellt werden, in denen die Erwerbstätigkeit gewöhnlich ausgeübt wird.

Der typische Fall sind Fernfahrer, die regelmäßig in mehreren Mitgliedstaaten Güter transportieren. Aber auch Beschäftigte, die regelmäßig in anderen Mitgliedstaaten tätig sind, um z. B. an Vorstandssitzungen oder Verbandsmeetings teilzunehmen, können von der Vorschrift erfasst werden.

Des Öfteren stellt sich die Frage, ob die A1-Bescheinigung auch für ein Transitland beantragt werden muss. Entscheidend ist, ob die berufliche Tätigkeit bei Durchreisen durch Transitländer tatsächlich ausgeübt wird. Ist dies nicht der Fall, wird keine A1-Bescheinigung für den betreffenden Staat benötigt. Dienstliche Telefongespräche oder E-Mails während des Transits sind marginal und bleiben außer Betracht.

Seit der Corona-Pandemie hat die grenzüberschreitende Telearbeit zugenommen. Sobald die Erwerbstätigkeit in mehr als einem Mitgliedstaat – z. B. aus dem Home-Office im Wohnstaat – ausgeübt wird, wird eine A1-Bescheinigung benötigt. Nach geltendem EU-Recht unterliegen regelmäßig alle Personen den sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften des Staates, in dem sie erwerbstätig sind. Ist eine Person z. B. im Rahmen von Home-Office-Regelungen teilweise im Wohnstaat und nicht mehr nur in dem Staat, in dem der Arbeitgeber seinen Sitz hat, gewöhnlich erwerbstätig, kann dies zu einem Wechsel der anzuwendenden Rechtsvorschriften führen.

Bei Telearbeit von unter 50 Prozent im Wohnstaat kommt eine Ausnahmevereinbarung in Betracht: Die Rechtsvorschriften des Beschäftigungsstaates können weiter Anwendung finden. Damit die Ausnahmevereinbarung anwendbar ist, ist sie zu beantragen. Zuständig ist der GKV-Spitzenverband (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland, DVKA).

Liegt eine A1-Bescheinigung nicht vor, kann das dazu führen, dass die Entsendeten die Arbeit sofort niederlegen müssen, keinen Zutritt zu einem Gelände erhalten oder dass Bußgelder fällig werden. Bleiben im Ausland Beschäftigte nicht in ihrem Heimatland versichert oder können eine Weiterversicherung nicht nachweisen? Dann unterliegen sie grundsätzlich den im Ausland geltenden Rechtsvorschriften. Und in einem solchen Fall muss der Arbeitgeber (teilweise unverzüglich) zusätzliche Sozialversicherungsbeiträge im Ausland entrichten. In einzelnen Ländern wird der Nachweis einer A1-Bescheinigung als Teil der arbeitsrechtlichen Meldepflicht angesehen, sodass bei fehlendem Nachweis zusätzliche Bußgelder drohen. In Österreich belaufen sich z. B. die Bußgelder auf 1.000 bis 10.000 Euro. In Frankreich können Bußgelder von 3.311 Euro fällig werden.

Für Entsendebescheinigungen auf Basis von Sozialversicherungsabkommen ist in bestimmten Konstellationen der Einsatz eines elektronischen Antrags- und Bescheinigungsverfahrens ab 01.01.2026 vorgesehen. Mehr dazu in Kürze in LGP.