Fahrzeugpool: So versteuern Arbeitgeber den Sachbezug bei ihren Arbeitnehmern richtig

Nutzt der Arbeitnehmer ein betriebliches Fahrzeug für private Zwecke, handelt es sich um einen Sachbezug, der nach § 8 Abs. 2 S. 2 EStG zu versteuern und zu verbeitragen ist. Darf der Arbeitnehmer das Fahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzen, ist ein weiterer Sachbezug zu erfassen (§ 8 Abs. 2 S. 3 EStG).

Dürfen Arbeitnehmer auf einen fest definierten Fahrzeugpool zugreifen und die Fahrzeuge dann sowohl für Privatfahrten als auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzen, ergibt sich folgendes Problem: Weil sich dem Arbeitnehmer kein individuelles Fahrzeug zuordnen lässt, kann der geldwerte Vorteil nicht individuell ermittelt werden. Folglich ist eine fahrzeugbezogene Berechnung erforderlich (BMF, Schreiben vom 03.03.2022 (Az. IV C 5 – S – 2334/21/10004 :001, Abruf-Nr. 228043,Rz. 14)

Stehen Arbeitnehmern für Privatfahrten laufend wechselnde Fahrzeuge aus einem Fahrzeugpool zur Verfügung, so ist zunächst für alle Fahrzeuge der BLP zu ermitteln und mit einem Prozent anzusetzen. Der so als geldwerter Vorteil für sämtliche Fahrzeuge ermittelte Nutzungswert wird addiert und in einem zweiten Schritt auf die nutzungsberechtigten Arbeitnehmer verteilt. Es ergibt sich der individuelle steuer- und beitragspflichtige Arbeitslohn.

Wichtig | Für die Berechnung spielt es keine Rolle, welcher Arbeitnehmer vorrangig welches Fahrzeug in welchem Umfang nutzt, oder ob ein Arbeitnehmer in Voll- und ein anderer in Teilzeit beschäftigt ist.

Genauso verfahren Sie, wenn mehr Arbeitnehmer auf den Fahrzeugpool zugreifen, als darin Fahrzeuge vorhanden sind. Die Ein-Prozent-Regelung ist nämlich nicht personen-, sondern fahrzeugbezogen auszulegen (BFH, Urteil vom 15.05.2002, Az. VI R 132/00, Abruf-Nr. 020755).

Dürfen weniger Arbeitnehmer auf den Fahrzeugpool zugreifen als dort Fahrzeuge vorhanden sind, ist der insgesamt ermittelte geldwerte Vorteil lt. BMF-Schreiben vom 03.03.2022 trotzdem auf die Anzahl der nutzungsberechtigten Arbeitnehmer aufzuteilen. Somit müssen diese einen höheren Sachbezug versteuern und verbeitragen als bei einer Eins-zu-eins-Zuordnung.

Wichtig | Kann das zutreffend sein? Fest steht: Ein Gericht hat sich zu der Frage noch nicht geäußert. LGP wagt aber den Vorstoß, dass der Ansicht der Finanzverwaltung nicht zu folgen ist – und dafür sprechen gute Gründe:

Bei dem Fahrzeugpool handelt es sich in aller Regel um Fahrzeuge, die typischerweise auf dem Gelände des Betriebs stehen (z. B. bei einem Autohaus). Jeder Arbeitnehmer, der auf den Pool zugreifen darf, hat nur die Möglichkeit, sich eines der Fahrzeuge für die Fahrt nach Hause auszusuchen, es nach Feierabend und an den Wochenenden privat zu nutzen und am nächsten Arbeitstag mit dem Fahrzeug wieder zum Betrieb zu fahren. Effektiv kann sich seine Nutzungsmöglichkeit bei diesem Fahrzeugpool also auf maximal ein Fahrzeug pro Tag erstrecken. Zudem ist es bei einem Fahrzeugpool typischerweise nicht möglich, dass ein Arbeitnehmer weitere, nicht von ihm selbst genutzte, Poolfahrzeuge an seiner Privatadresse abstellt, sodass sie sein Ehepartner oder andere Angehörige nutzen können. Ergo: Für die Sachbezugszuordnung bei einem Fahrzeugpool muss eine Obergrenze gelten:

Die Ansicht von LGP stützen die Ausführungen in Rz. 25 des BMF-Schreibens vom 03.03.2022. Hier nimmt die Finanzverwaltung zu der Frage Stellung, was gilt, wenn einem Arbeitnehmer mehrere Firmenfahrzeuge gleichzeitig auch für private Zwecke zur Verfügung gestellt werden. Dann muss grundsätzlich, so das BMF, für jedes Fahrzeug pro Monat ein Prozent des BLP angesetzt werden. Ausnahme: Ist die gleichzeitige private Nutzung der verschiedenen Firmenwagen so gut wie ausgeschlossen, z. B. weil die Nutzung durch andere zur Privatsphäre des Arbeitnehmers gehörende Personen (z B. Ehegatte oder Kinder) nicht in Betracht kommt, ist für den Ansatz der reinen Privatfahrten auf den BLP des überwiegend genutzten Fahrzeugs abzustellen.

Wichtig | Diese Passage (Tz. 35) des BMF-Schreibens vom 03.03.2022 steht nicht in unmittelbaren Bezug zu den Regelungen für Poolfahrzeuge. Weil es sich aber um eine allgemeine Erläuterung handelt, muss diese Passage nach Auffassung von LGP sinngemäß auch für Poolfahrzeuge angewendet werden können. Dass das sinnvoll ist, verdeutlicht folgendes Beispiel:

Etwas anders ist bei der Ermittlung des Sachbezugs für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte vorzugehen. Hier ist zunächst ebenfalls für jedes Fahrzeug der BLP zu ermitteln und mit 0,03 Prozent anzusetzen. Die Gesamtsumme ist aber sofort auf die Anzahl der Arbeitnehmer zu verteilen, die den Fahrzeugpool nutzen dürfen. Erst im nächsten Schritt wird dann der Anteil mit der individuellen einfachen Entfernung des Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte multipliziert.

Wichtig | Dadurch wird im Fall „weniger Fahrzeuge als nutzungsberechtigte Arbeitnehmer“ erreicht, dass der Sachbezug für die Fahrten zum Betrieb nicht höher ausfällt als bei einer fiktiven Zurechnung jeweils eines der gemeinschaftlich genutzten Firmenfahrzeuge bei genau einem Arbeitnehmer.

Arbeitnehmer haben – abweichend von der obigen Ermittlung des Sachbezugs für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitstätte – die Wahl: Sie können im Rahmen der persönlichen Einkommensteuerveranlagung zu einer Einzelbewertung übergehen. Dabei wird für die tatsächlich durchgeführte Anzahl von Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte der Nutzungsvorteil mit 0,002 Prozent des BLP je Entfernungskilometer für genau das Fahrzeug bemessen, das der Arbeitnehmer auch verwendet hat (BMF, Schreiben vom 03.03.2022, Rz. 13).

Um die Einzelbewertung anwenden zu können, muss der Arbeitnehmer jeden Kalendertag benennen, an dem er eine Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte unternommen hat, und das jeweils genutzte Fahrzeug des Pools angeben. Der Arbeitnehmer muss sich zudem immer für das gesamte Kalenderjahr entscheiden, welches Verfahren angewandt werden soll.