Elektro-Dienstwagen und Ladestrom: So lässt sich der Auslagenersatz nachweisen

Der vom Arbeitnehmer für einen E-Dienstwagen aufgewendete Ladestrom lässt sich steuer- und beitragsfrei erstatten (§ 3 Nr. 50 EStG). Erforderlich ist, dass der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer über die Auslagen für jeden Ladevorgang einzeln abrechnet (R 3.50 Abs. 1 LStR). Denn pauschaler Auslagenersatz führt regelmäßig zu steuer- und beitragspflichtigem Arbeitslohn (BFH, Urteil vom 10.06.1966, Az. VI 261/64, Abruf-Nr. 082986).

Das bedeutet konkret, dass durch einen gesonderten Stromzähler (stationär, mobil oder in der Wallbox integriert wie z. B. ein MID-Zähler) genau aufzuzeichnen ist, wie viele kWh Strom für jeden einzelnen Ladevorgang für den E-Dienstwagen verwendet wurden und auf welche Höhe sich die individuellen Stromkosten des Arbeitnehmers belaufen. Ein lediglich monatliches Ablesen des Stromzählers genügt nur, wenn über diesen Stromzähler ausschließlich der E-Dienstwagen und keine anderen Fahrzeuge oder Geräte geladen werden. Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber sowohl die verbrauchte Anzahl an kWh als auch die Stromkosten mitteilen, damit letzterer den steuer- und beitragsfrei zu erstattenden Auslagenersatz berechnen kann.

Scheut der Arbeitnehmer den administrativen Aufwand für den Einzelnachweis, kann der Arbeitgeber auch die vom BMF veröffentlichten Pauschalen steuer- und beitragsfrei erstatten. Das sind monatlich je nach Fahrzeug und Lademöglichkeit bis zu 70 Euro (BMF, Schreiben vom 29.09.2020, Az. IV C 5 – S 2334/19/10009 :004, Abruf-Nr. 218087, Rz. 24).