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ComplianceGoBD-Update 2025: Das ändert sich für Ihre Mandanten

Abo-Inhalt16.09.202517 Min. LesedauerVon Dipl.-Finw. Andrea Köchling, Elmshorn

| Die GoBD-Novellen von 2024 und 2025 bringen zahlreiche Änderungen, die Ihre Mandanten vor neue Herausforderungen stellen. Insbesondere die stärkeren Anforderungen rund um die E-Rechnung, Datensicherheit und Cloud-Datentransfers erfordern eine sorgfältige Überprüfung und Anpassung bestehender Systeme und Prozesse. Wer frühzeitig reagiert, kann nicht nur interne Abläufe optimieren und die Sicherheit der Daten erhöhen, sondern auch rechtliche Fallstricke vermeiden. Denn eine GoBD-konforme Buchführung ist letztlich die Basis für eine problemlose Steuerprüfung und eine effektive, digitale Finanzverwaltung. |

Hintergrund: Warum gab es erneut Änderungen?

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind erneut angepasst worden. Mit dem Schreiben des BMF (14.7.25, IV D 2 - S 0316/00128/005/088) wurden die GoBD zum zweiten Mal seit 2019 aktualisiert – diesmal vor allem aufgrund neuer gesetzlicher Vorgaben, insbesondere der Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich seit dem 1.1.25. Erst im März 2024 waren die GoBD nach vier Jahren erstmals überarbeitet worden. Nun, gut ein Jahr später, treten weitere Änderungen in Kraft.

Diese Umstellung auf die E-Rechnungspflicht wird schrittweise umgesetzt (mit Übergangsfristen bis Ende 2027 für bestimmte Fälle), bedeutet aber schon jetzt tiefgreifende Änderungen in den Prozessen der Rechnungsstellung und -aufbewahrung. Folglich mussten die GoBD-Regeln an die neuen Anforderungen angepasst werden. Daneben flossen weitere gesetzliche Neuerungen in die GoBD ein, z. B. Klarstellungen bei der digitalen Betriebsprüfung und Datenauswertung. Wie bereits 2024 reagiert die Finanzverwaltung damit auf den Fortschritt der Digitalisierung und schafft mehr Rechtssicherheit in der elektronischen Buchführung.

Wichtige Neuerungen im BMF-Schreiben vom 14.7.25

Die aktuelle GoBD-Fassung (BMF 14.7.25, IV D 2 - S 0316/00128/005/088) bringt vor allem Erleichterungen und Klarstellungen rund um elektronische Rechnungen sowie einige weitere Änderungen. Hier die wichtigsten Punkte im Überblick – alle Neuregelungen gelten ab sofort mit Veröffentlichung des BMF-Schreibens am 14.7.25:

  • Kein Doppelarchiv bei Rechnungsausgang: Setzen Unternehmen ein Rechnungs- bzw. Fakturierungssystem ein, muss keine separate bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung mehr archiviert werden. Konkret bedeutet das: Wird die Rechnung mit einem Programm erstellt, muss z. B. kein zusätzliches PDF-Dokument oder Papierausdruck mehr aufbewahrt werden, sofern jederzeit auf Anforderung ein inhaltlich identisches Duplikat der Rechnung erzeugt werden kann. Diese Änderung (GoBD Rz. 76 neu) spart Speicheraufwand und vereinfacht den Workflow, da die elektronische Rechnung nicht doppelt (als Daten und als Bild) vorgehalten werden muss.
  • Eingehende E-Rechnungen: Wenn Rechnungen oder Geschäftsbriefe elektronisch im strukturierten Format empfangen werden (z. B. eine XML-Datei einer E-Rechnung), reicht fortan die inhaltliche Übereinstimmung zur Originalrechnung aus – eine pixelgetreue bildliche Kopie ist nicht erforderlich. Anders als § 147 Abs. 2 Nr. 1 AO es ursprünglich vorsah, müssen elektronische Belege also nicht mehr zwingend als bildliche Wiedergabe vorliegen, solange die Daten inhaltlich vollständig und unverändert dem empfangenen Datensatz entsprechen. Praktisch heißt das: Unternehmen, die E-Rechnungen im XML-Format erhalten, müssen nicht zusätzlich ein PDF-Bild der Rechnung speichern, solange keine zusätzlichen Informationen verloren gehen. Dies reduziert Redundanzen bei der digitalen Belegablage. Zur Klarstellung wurde in Rz. 118 folgender Satz angefügt: „Werden Buchungsbelege, Handels- oder Geschäftsbriefe in Form eines strukturierten Datensatzes (bspw. als E-Rechnungen) empfangen, bedarf es abweichend zu § 147 Abs. 2 Nr. 1 AO keiner bildlichen, sondern nur einer inhaltlichen Übereinstimmung.“
  • Hybride Rechnungsformate (ZUGFeRD/Factur-X): Bei hybriden E-Rechnungen – also Rechnungen, die aus einer strukturierten XML-Datei und einem menschenlesbaren PDF bestehen – regelt die GoBD in Rz. 119 jetzt explizit, welcher Teil aufzubewahren ist. Grundsatz: Es genügt, den strukturierten XML-Datenteil zu archivieren, sofern er alle für die Besteuerung relevanten Informationen enthält. Der PDF-Teil muss nur dann zusätzlich aufbewahrt werden, wenn er Informationen enthält, die im XML nicht enthalten und steuerlich von Bedeutung sind (etwa manuelle Buchungsvermerke oder ggf. sichtbare qualifizierte elektronische Signaturen). Damit trägt die Finanzverwaltung dem Umstand Rechnung, dass z. B. das ZUGFeRD-Format aus zwei Bestandteilen besteht – entscheidend ist die Unverfälschtheit des maschinenlesbaren Teils, während das visuelle Rechnungsbild verzichtbar ist, sofern es keine weitergehenden Angaben enthält. Wichtig: Eine Konvertierung des XML-Datensatzes in ein anderes Format (z. B. um aus dem XML ein TIFF-Bild zu machen) ist unzulässig, da der strukturierte Datenteil unverändert erhalten bleiben muss.
  • Technische Zahlungsbelege: Neu eingefügt wurde (in GoBD Rz. 121) eine Ausnahme von der Aufbewahrungspflicht für bestimmte technische Zahlungsnachweise. Nicht aufbewahrungspflichtig ist der rein technische Beleg eines elektronischen Zahlungsvorgangs (z. B. ein von einem Payment-Service erzeugter Transaktionsbeleg), sofern dieser Beleg nicht als Buchungsbeleg dient und nicht die einzige Abrechnungsgrundlage mit dem Zahlungsdienstleister darstellt. Mit anderen Worten: Die bloße Quittung eines Kartenzahlungsterminals oder eines Online-Bezahldienstes muss nicht archiviert werden, wenn sie für sich genommen keine buchhalterische Relevanz hat und lediglich die Zahlungstransaktion dokumentiert (und z. B. im Kassenbuch ohnehin als Karteinnahme verbucht wird). Achtung: Sobald allerdings solche Nachweise die einzige Dokumentation eines Geschäftsfalls oder zur Abgrenzung bar/unbar nötig sind, greift die Ausnahme nicht – in diesen Fällen ist weiterhin eine Aufbewahrung erforderlich.
  • Weitere Klarstellungen zu E-Dokumenten: Die GoBD ergänzen zudem einige Definitionen und Listen, um der E-Rechnung und ähnlichen strukturierten Datenformaten gerecht zu werden. So wurde in Rz. 127 der Katalog der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen um einen neuen Spiegelstrich „sonstige strukturierte Dateien (z. B. E-Rechnungen i. S. d. § 14 Abs. 1 S. 3 und 6 UStG)“ erweitert. Eingehende elektronische Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege müssen grundsätzlich im Format des Eingangs aufbewahrt werden (z. B. Kontoauszüge im PDF-Format, Rechnungen im XML-Format). Eine Umwandlung in ein anderes Format ist nur unter strengen Voraussetzungen erlaubt (GoBD Rz. 131 in Verbindung mit Rz. 135), nämlich wenn dabei keine inhaltliche Veränderung erfolgt. Bei Anwendung von OCR-Texterkennung auf eingescannte Belege gilt: Die dadurch gewonnenen durchsuchbaren Texte sind nach Prüfung ebenfalls aufzubewahren, da sie eine angereicherte Information darstellen. Diese Punkte unterstreichen den Grundsatz, dass der Originaldatencharakter elektronischer Unterlagen bewahrt bleiben muss.
  • Mittelbarer Datenzugriff (Z2): Im Rahmen von Betriebsprüfungen kennt die Abgabenordnung verschiedene Arten des Datenzugriffs. Der „mittelbare Datenzugriff“ (Z2) bedeutet, dass das Unternehmen auf Verlangen der Finanzbehörde selbst Auswertungen aus seinen digitalen Buchführungsdaten nach Vorgabe der Prüfer erstellen muss. Die GoBD-Rz. 166 wurde hierzu neu gefasst und stellt klar: Die Finanzbehörde kann verlangen, dass der Steuerpflichtige oder ein beauftragter Dritter die Aufzeichnungsdaten nach Vorgabe der Prüfer maschinell auswertet und der Behörde die Auswertung in auswertbarem Format bereitstellt oder einen Nur-Lesezugriff auf das System ermöglicht. Wichtig dabei ist, dass nur vorhandene Auswertungsmöglichkeiten im DV-System genutzt werden müssen – also keine darüber hinausgehende zusätzliche Softwareentwicklung verlangt wird. Für die Praxis bedeutet dies, dass das Buchhaltungssystem im Prüfungsfall bestimmte Standardauswertungen (z. B. Journale, Kontoblätter, Filter nach Kriterien) liefern können sollte, da die Prüfer andernfalls von Z3 (direkter Datenzugriff durch Datenexport) Gebrauch machen. Die Klarstellung dient der Rechtssicherheit, damit Betriebe wissen, was im Rahmen des Z2-Zugriffs auf sie zukommt.
  • Kleine redaktionelle Änderungen: Neben den inhaltlichen Neuerungen gab es ein paar sprachliche Anpassungen. So wurde in Rz. 133 der Ausdruck „als Textdokumente“ gestrichen – dies betraf vermutlich einen Hinweis auf Formate, der nun überholt war. Ebenfalls minimal geändert wurde Rz. 175 (hier wurde das Wort „auch“ bei Hard- und Software ergänzt). Diese redaktionellen Änderungen haben keine großen Praxisfolgen, zeigen aber, dass die GoBD an den aktuellen Sprachgebrauch und Rechtsstand angepasst wurden. Abschließend wurde in einer neuen Rz. 185 noch festgehalten, ab wann die jeweilige Fassung gilt: Die GoBD in der Fassung vom 14.7.25 sind mit Wirkung vom 14.7.25 anzuwenden – also ohne Übergangsfrist unmittelbar.

Rückblick: Die GoBD-Änderungen vom 11.3.24

Um die aktuelle Entwicklung einordnen zu können, lohnt ein kurzer Blick auf die vorherige GoBD-Novelle vom März 2024. Zusammengefasst brachten die GoBD-Updates von 2024 erhebliche Neuerungen in Bezug auf digitale Betriebsprüfungen, Cloud-Datenübergabe und technische Anforderungen. Die aktuelle Änderung 2025 knüpft daran nahtlos an, mit Fokus auf die E-Rechnungspflicht und digitale Belegverwaltung.

  • Befugnisse beim digitalen Datenzugriff: Durch DAC7 wurde § 147 AO geändert, was umfangreichere Zugriffsrechte der Finanzbehörden auf elektronische Buchführungsdaten brachte. Die GoBD wurden angepasst, um diese neuen gesetzlichen Spielräume abzubilden. So wurde klargestellt, dass Prüfer jetzt Einsicht in gespeicherte Daten nehmen (Z1), eine Aufbereitung der Daten vom Steuerpflichtigen verlangen (Z2) oder die Überlassung der Daten in maschinell auswertbarer Form fordern können (Z3). Außerdem erlaubt der neue § 147 Abs. 7 AO dem Prüfer, steuerrelevante Daten auf einem mobilen Gerät (Prüfer-Laptop) mitzunehmen und dort auszuwerten, sofern eine Sicherung der Daten nach dem Stand der Technik gewährleistet ist. Diese die Rechtsprechung des BFH ausbremsende Neuerung wurde in den GoBD verankert und betont, wie wichtig Datensicherheit und Verschlüsselung bei der Datenmitnahme sind.
  • „Datenüberlassung“ statt Datenträger: Bei Betriebsprüfungen wurde bisher der Z3-Datenzugriff oft als „Datenträgerüberlassung“ bezeichnet – man dachte an DVD, USB-Stick oder Ähnliches. Die GoBD 2024 haben den Begriff modernisiert zu „Datenüberlassung“ und explizit die Bereitstellung über eine Datenaustauschplattform der Finanzbehörde erlaubt. Das heißt, die Prüfer können dem Steuerpflichtigen z. B. einen Cloud-Upload-Bereich bereitstellen, in den dieser die angeforderten Daten hochlädt (gedeckt durch § 147 Abs. 6 AO i. V. m. § 87a AO). Das bedeutet mehr Flexibilität: Es müssen nicht mehr physisch Datenträger übergeben werden, sondern die Daten können elektronisch transferiert werden. Wichtig: Die maschinelle Auswertbarkeit der überlassenen Daten muss gewährleistet sein. Im Zuge dessen wurde auch geregelt, dass überlassene Daten nach Abschluss der Außenprüfung wieder zu löschen sind bzw. zur Verfügung gestellte Datenträger zurückzugeben sind. GoBD Rz. 169 stellt klar, dass spätestens nach Bestandskraft der Steuerbescheide alle vom Steuerpflichtigen an den Prüfer übergebenen Daten zu löschen sind – ein wichtiger Punkt i. S. d. Datenschutzes und der Datensicherheit für Unternehmen.
  • Auslagerung der Buchführung ins Ausland: Die Globalisierung der IT-Infrastruktur machte eine Aktualisierung der GoBD-Regeln zum datenmäßigen Outsourcing nötig. Rz. 136 GoBD wurde 2024 neu gefasst, da es inzwischen unterschiedliche gesetzliche Vorgaben für die Auslagerung elektronischer Buchführung innerhalb der EU und in Drittländer gibt. Nun wird unterschieden, ob z. B. die Buchhaltungsserver in einem EU-Mitgliedstaat oder außerhalb der EU stehen, und es wurde berücksichtigt, dass die Buchführung auch auf mehrere Länder verteilt sein kann. Unternehmen müssen hier die jeweiligen Anzeigepflichten und Zustimmungserfordernisse gemäß § 146 AO beachten. Die GoBD spiegeln diese Neuerungen wider, sodass klar ist: Eine Verlagerung in Drittstaaten bedarf weiterhin der vorherigen Genehmigung, während innerhalb der EU-Erleichterungen gelten – allerdings sind dabei die in § 146 Abs. 2a AO definierten Bedingungen (z. B. Datenzugriff von Deutschland aus sichergestellt) einzuhalten.
  • Kleine Unternehmen, Einzelaufzeichnung: Rz. 15 wurde um einen Satz ergänzt, wonach bei kleinen Unternehmen (Einnahmen-Überschussrechnern) die Erfüllung der GoBD-Anforderungen regelmäßig auch mit Blick auf die Unternehmensgröße beurteilt werden soll. Praktisch bedeutet das, dass z. B. bei sehr kleinen Betrieben möglicherweise ein weniger strenger Maßstab angelegt wird, was als verhältnismäßig anzusehen ist. Allerdings sollte man sich darauf nicht zu sehr verlassen. Es handelt sich eher um einen Hinweis auf die Zumessungsspielräume der Prüfer. Zudem wurde im Zusammenhang mit der Einzelaufzeichnungspflicht (Rz. 39) klargestellt, dass bei Barverkäufen an eine Vielzahl unbekannter Personen – also den Fällen des § 146 Abs. 1 S. 3 AO – keine gesonderte Zumutbarkeitsprüfung mehr erforderlich ist. Damit wurde die bereits gesetzlich verankerte Ausnahme von der Einzelaufzeichnung (z. B. im Einzelhandel für Massengeschäfte) deutlicher in den GoBD vermerkt.
  • Weitere fachliche Änderungen: Rz. 94 GoBD wurde ergänzt: Zur Erfüllung der Journalfunktion müssen nun zusätzlich die Kontoart und der Kontotyp bei Buchungen erfasst werden. Das bedeutet, dass in den Buchungsjournalen kenntlich sein soll, ob es sich z. B. um ein Bestandskonto oder Erfolgskonto handelt und welcher Kategorie es zuzuordnen ist – für die Prüfer erhöht dies die Nachvollziehbarkeit der Buchführung. Außerdem wurde ein veralteter Verweis (Rz. 124 zum BMF-Schreiben 2010 über digitale Kassendaten) gestrichen, da neuere Regelungen (z. B. Kassensicherungsverordnung) greifen. Ganz neu angefügt wurde 2024 ein Anhang (Anlage zu den GoBD): In dieser GoBD-Anlage stellt die Finanzverwaltung ergänzende technische Informationen zur Datenüberlassung bereit. Dort wird auf Standardbeschreibungen für digitale Schnittstellen eingegangen, insbesondere die Digitale Lohnschnittstelle (DLS) und Exporte aus Kassensystemen (Stichwort DSFinV-K für elektronische Aufzeichnungssysteme). Sogar eine Muster-Index.xml-Datei wird bereitgestellt, die als Beschreibung für digitale Schnittstellen dienen kann. Diese Anlage untermauert den hohen Stellenwert der Verfahrensdokumentation und technischen Schnittstellen: Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie die dort genannten Anforderungen (z. B. einen standardisierten Datenexport) erfüllen können.

Was bedeuten die Änderungen für die Praxis?

Die Anpassungen der GoBD zeigen klar, dass Digitalisierung und Compliance Hand in Hand gehen. Unternehmen – ob große Kapitalgesellschaft oder kleiner Mittelständler – sind gut beraten, die internen Prozesse und Systeme regelmäßig auf GoBD-Konformität zu prüfen. Aus den jüngsten Änderungen ergeben sich für Mandanten und Steuerberater konkrete Handlungsfelder:

  • E-Rechnungs-Prozesse implementieren: Spätestens jetzt sollte sichergestellt werden, dass das Rechnungssystem E-Rechnungen nach dem vorgeschriebenen Format ausstellen und empfangen kann. Papier- oder PDF-Rechnungen sind übergangsweise zwar noch zulässig, aber seit 2025 nicht mehr der Standard. Es empfiehlt sich z. B., eine zentrale E-Mail-Adresse für E-Rechnungen einzurichten und die Buchhaltungsmitarbeiter zu schulen, wie strukturierte Rechnungen (XML) zu verarbeiten/archivieren sind. Man sollte auch prüfen, ob die Software den XML-Datenteil einer Rechnung speichern und wiedergeben kann – dieser ist nun maßgeblich. Gegebenenfalls ist ein Update des ERP-/Fakturierungssystems oder die Einführung einer neuen Lösung nötig, um die E-Rechnungsanforderungen zu erfüllen.
  • Scan- und Archivierungsrichtlinien anpassen: Die Aufbewahrungs- und Scan-Richtlinie muss gemäß den neuen GoBD-Vorgaben überarbeitet werden. Auf das zusätzliche Speichern von PDF-Rechnungen kann z. B. verzichtet werden, wenn die Daten in der Buchhaltungssoftware vollständig vorhanden sind und bei Bedarf identisch wieder ausgegeben werden können. Doppelablagen können so vermieden werden. Bei hybriden Belegen müssen aber alle steuerrelevanten Informationen erhalten bleiben – d. h., dass z. B. bei ZUGFeRD-Rechnungen sowohl PDF als auch XML abgelegt werden sollten, es sei denn, man kann ausschließen, dass im PDF-Teil etwas Zusätzliches (z. B. Freitextvermerke) steht, was nicht im XML ist. Auch ist zu planen, wie mit OCR-erzeugten Zusatzdaten umgegangen werden soll: Werden Papierbelege eingescannt und per OCR durchsuchbar gemacht, müssen die durchsuchbaren PDFs oder extrahierten Texte ebenfalls gespeichert werden, sobald sie für die Buchführung verwendet werden.
  • Verfahrensdokumentation aktualisieren: Jede Änderung in den GoBD bedeutet, dass auch die Verfahrensdokumentation überprüft und bei Bedarf angepasst werden sollte. Es ist zu dokumentieren, wie E-Rechnungen empfangen, konvertiert und gespeichert werden, und wie sichergestellt wird, dass der maschinell auswertbare Teil unverändert bleibt. Es ist festzuhalten, welche Sicherheitsmaßnahmen greifen, wenn Betriebsprüfer einen Datenexport erhalten oder auf das System lesend zugreifen (Stichwort Zugriffsrechte, Protokollierung, Löschfristen). Die neue Anlage der GoBD liefert Anhaltspunkte, welche technischen Schnittstellen-Beschreibungen erwartet werden. Es ist ratsam zu prüfen, ob z. B. die DLS oder Kassendaten im geforderten Format vorgehalten werden. Eine gute, aktuelle Verfahrensdokumentation ist nicht nur Pflicht, sondern hilft Ihnen selbst, im Prüfungsfall souverän Auskunft geben zu können.
  • Systemchecks und externe Unterstützung: Jetzt ist auch die Gelegenheit, einen GoBD-Check durchzuführen, um sicherzustellen, dass alle Systeme und Prozesse GoBD-konform funktionieren – von der Kassenführung über das ERP-System bis zur Datensicherung. Gerade Themen wie maschinelle Auswertbarkeit oder Zugriff durch Finanzbehörden sollten in der Kanzlei und bei den Mandanten getestet werden (z. B.: Können Sie einen kompletten Datenexport aus dem Rechnungswesen erzeugen und entspricht dieser den Anforderungen?).

AUSGABE: KP 10/2025, S. 176 · ID: 50492952

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