Legal Tech aus Sicht einer Erbrechtskanzlei

So gerne Juristen mit (Legal-)Definitionen arbeiten, für den Terminus Legal Tech existiert zumindest keine allgemeingültige Definition. Der Begriff wird je nach Sichtweise und Verständnis unterschiedlich ausgefüllt. Bei einem weiten Verständnis von Legal Tech verbergen sich dahinter folgende Bereiche:

Der erste Bereich umfasst Technologien, die darauf ausgerichtet sind, die tägliche Arbeit von Juristen, respektive Anwälten zu erleichtern und zu optimieren. Die „Mutter“ aller Legal Tech-Anwendungen ist sicher die klassische Kanzleisoftware, wie z. B. RA-MICRO. Hier gibt es mittlerweile zahlreiche Anbieter und eine Entwicklung, die immer mehr sogenannte cloudbasierte Lösungen hervorbringt. Dabei befinden sich die Anwendungen, Daten und Akteninhalte nicht auf Geräten in der Kanzlei (on premise), sondern in einer virtuellen Umgebung (der Cloud) auf Servern des Anbieters. Eine solche Umgebung kann Teil bzw. Wesen der Kanzleisoftware sein, es gibt aber auch Lösungen, bei denen die gesamte IT der Kanzlei ausgelagert wird, wie z. B. beim Deutschen Anwaltsrechenzentrum.

Weitere, lang etablierte digitale Anwendungen sind juristische Datenbanken wie z. B. juris oder beck-online. Ein neuartiges Angebot in diesem Bereich ist mit iur.crowd eine Plattform, auf der Rechtsanwälte Entscheidungen, an denen sie beteiligt waren, anonymisieren lassen und hochladen können, damit Kollegen und Kolleginnen von den Entscheidungsinhalten – unterstützt durch die Option einer digitalen Analyse (Legal analytics) – profitieren. Dazu kommen immer mehr digitale Werkzeuge, insbesondere zur Automatisierung der Mandantenkommunikation, zur Optimierung anwaltlicher Arbeitsprozesse sowie zur Recherche (hierzu Näheres unter 2.). Dieser Bereich bildet den Schwerpunkt dessen, was unter Legal Tech in der Anwaltskanzlei verstanden wird, und ist auch Schwerpunkt dieses einführenden Beitrags.

Soweit wie in jeder Kanzlei auch Hardware, also „körperliche“ Technik, zum Einsatz kommt, zählt man diese eher zum Bereich „Office Tech“, da diese Produkte oft nicht spezifisch für den Bereich der Rechtsberatung entwickelt sind, wie z. B. digitale Diktiergeräte. Auch hier macht die Entwicklung rasante Fortschritte, gibt es doch mittlerweile z. B. Drucker / Scanner mit Übersetzungsfunktion, die von Kanzleien eingesetzt werden.

Eine weitere Form von Legal Tech betrifft Anwendungen und Plattformen, die Rechtssuchenden einen möglichst einfachen und dennoch effektiven Zugang zum Recht ermöglichen wollen. Angebote finden sich etwa in Bereichen, in denen eine große Zahl gleich gelagerter Sachverhalte ein hohes Maß an Standardisierung ermöglicht. Bekannte Beispiele sind die Portale www.flightright.de, www.geblitzt.de oder www.conny.de. Daneben gibt es Angebote, die es ermöglichen, Verträge oder andere juristische Dokumente anhand von Vorlagen zu erstellen, z. B. smartlaw.de.

Marktplätze sind Plattformen im Internet, auf denen Rechtssuchende und Rechtsanwälte zueinanderfinden sollen. Solche Marktplätze sind z. B. Anwalt.de, anwaltssuche.de oder 123Recht.de.

Teil von Legal Tech im weitesten Sinn ist auch die gesamte Digitalisierung der Justiz als ein Prozess der Einführung und Nutzung digitaler Technologien in der Justizverwaltung und der Rechtsprechung. Die übergeordnete Zielsetzung ist, das Justizsystem effizienter, transparenter und zugänglicher zu machen. Kernelemente sind z. B. der elektronische Rechtsverkehr, die elektronische Aktenführung sowie onlinegestützte Gerichtsverfahren. Laufend kommen hier Pilotprojekte hinzu, z. B. zur Bewältigung von Massenverfahren.

Im Verhältnis zur künstlichen Intelligenz (KI) steht Legal Tech nicht eigenständig daneben, da immer mehr Anbieter KI in ihre Legal Tech-Anwendungen integrieren. Dort, wo KI lediglich Bestandteil einer – in der Regel von einem Drittanbieter zu erwerbenden – Software oder Anwendung ist, lässt sich also eher von Legal Tech sprechen. Daneben gibt es eigenständige KI-Anwendungen wie insbesondere ChatGPT oder Copilot, die der Rechtsanwalt unmittelbar selbst nutzen kann (siehe hierzu den Beitrag in EE 24,27).

Die möglichen Anwendungen von Legal Tech in einer Kanzlei sind sehr vielfältig und lassen sich im Rahmen dieser Einführung nicht annähernd erschöpfend darstellen. Hier daher eine Übersicht ausgewählter Schwerpunkte:

Unabhängig davon, ob Mandanten über Empfehlungen, Anzeigen, Ergebnisse in Suchmaschinen oder sonstige Kanäle auf eine Kanzlei aufmerksam werden, machen sich Rechtssuchende in der Regel zunächst ein Bild von der Kanzlei im Internet. Der Internetauftritt der Kanzlei sollte daher mehr als eine reine digitale Visitenkarte sein und Mandanten zur möglichst einfachen Kontaktaufnahme aktivieren. Inzwischen gibt es eine Reihe von Tools, die in die Kanzleiwebsite integriert werden können, um potenzielle Mandanten automatisiert zu einer ersten Interaktion mit der Kanzlei zu animieren und ihnen die Möglichkeit zu geben, vorbereitende Schritte für die Mandatsannahme direkt online durchzuführen (Digitales Onboarding). Angeboten werden digitale Systeme zur Terminbuchung, speziell auf das Rechtsgebiet der Kanzlei ausgerichtete Chatbots sowie intuitiv gestaltete Kontaktformulare.

Aber auch ohne Verwendung eines Chatbots gibt es Tools, die eine digitale Mandatsaufnahme erheblich einfacher und effizienter machen. Wesen dieser Anwendungen sind intuitive, optisch ansprechende digitale Fragebögen, die der Mandant direkt auf der Homepage ausfüllen und mit Unterlagen anreichern kann oder zu denen er nach einem bereits erfolgten telefonischen Erstkontakt per Link eingeladen wird.

Zum Teil lassen sich Kanzleien solche Onboardingtools auch individuell entwerfen und für ihre Seite programmieren. Einem erhöhten Maß an Individualität stehen hier meist höhere Kosten gegenüber.

Mandantenportale ermöglichen Mandanten rund um die Uhr den Zugriff auf die von der Anwaltskanzlei freigegebenen Details ihres Falls. Über das Mandantenportal kann der Mandant je nach Funktionsumfang Aktualisierungen und Meilensteine verfolgen, von seinem Anwalt angeforderte Dokumente sicher versenden bzw. hochladen, Formulare ausfüllen und über ein sicheres Portal mit seinem Anwalt kommunizieren. Eine bekannte eigenständige Anwendung ist die „WebAkte“. Zum Teil sind solche Portale als optionale Funktionen auch in der Kanzleisoftware integriert.

Ein weiterer wichtiger Bereich von Legal Tech umfasst die Dokumentenautomatisierung und das Dokumentenmanagement. Folgende Anwendungsfelder stehen hier im Vordergrund:

Mit der rasanten Entwicklung von KI ist in der jüngeren Zeit ein Bereich hinzugekommen, der die Legal Tech-Landschaft grundlegend erweitert hat und verändern wird. Ein ungefilteter unreflektierter Einsatz von KI im Bereich der Rechtsberatung ist mit einem großen Problemkreis behaftet: Die Ergebnisse sind nicht immer zutreffend oder Fakten werden sogar „erfunden“. Man spricht hier davon, dass die KI „halluziniert“. Diesem Problemkreis wird mit neueren Anwendungen begegnet, die den Einsatz von KI, respektive von Sprachmodellen wie ChatGPT oder Claude, ausschließlich auf valide Daten begrenzen. Dies können verlässliche Quellen wie z. B. Urteilsdatenbanken, geprüfte Mustervorlagen, Literatur, aber vor allem auch Dokumente der eigenen Kanzlei sein. So ist es bereits möglich, dass Kanzleien sich mithilfe einer KI-gestützten Anwendung auf Basis ihres eigenen Dokumentenbestands einen neuen Vertrag generieren lassen, der auf den einzugebenden Sachverhalt möglichst optimal passt. Eine solche Option bietet – neben weiteren Funktionen – z. B. Prime Legal AI an. Eine Entwicklung in diesem Bereich ist auch der relativ neue JURA KI-Assistent von RA-MICRO. Dieser ermöglicht eine KI-gestützte Recherche in validen Quellen mit der Möglichkeit, sich daraus sogleich juristische Antworten, Begründungen, Zusammenfassungen oder Schriftsätze generieren zu lassen.

Der Legal Tech-Markt ist riesig und wächst ständig weiter. Rechtsanwälte haben die Wahl zwischen vielen Anbietern und noch mehr Anwendungen, die sogar noch miteinander kombiniert werden können. Um hier den Durchblick zu wahren und sich ebenso strukturiert wie zielführend mit dem Thema zu befassen, empfiehlt sich folgendes Vorgehen: