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PersonalmanagementArbeitsrechtliche Formerfordernisse: BEG IV schafft zum 01.01.2025 Erleichterungen

Abo-Inhalt02.01.20251300 Min. LesedauerVon Rechtsanwältin Karin Sültrop, LL.M., Osborne Clarke, Köln

| Zum 01.01.2025 ist das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) in Kraft getreten. Es wirkt sich auch arbeitsrechtlich aus. Relevante Änderungen bringt es für Kfz-Betriebe bei Abschlüssen von Arbeitsverträgen und bei der Durchführung von Arbeitsverhältnissen. Auf den aktuellen Stand bringt Sie ASR. |

Wesentliche Vertragsbedingungen nun in Textform möglich

Das BEG IV fördert insbesondere den digitalen Abschluss von Arbeitsverträgen erheblich.

So war es bisher

Bisher konnten Arbeitsverträge bereits in digitaler Form geschlossen werden. Ein Formerfordernis bestand nicht. Allerdings verpflichtete Sie als Arbeitgeber das Nachweisgesetz (NachwG) seit dem 01.08.2022 dazu, dem Mitarbeiter ein eigenhändig – also im Original – unterzeichnetes Schriftstück auszuhändigen, in dem die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses niedergelegt sind (§ 2 Abs. 1 S. 1 NachwG). Die elektronische Form für diesen Nachweis war ausdrücklich ausgeschlossen (§ 2 Abs. 1 S. 3 NachwG).

Soweit Sie sich beim Abschluss von Arbeitsverträgen nicht die Arbeit machen wollten, zusätzlich zum Arbeitsvertrag einen separaten Nachweis über die wesentlichen Vertragsbedingungen auszuhändigen, entstand über die Regelungen des NachwG somit ein faktisches Schriftformerfordernis. Hinzu kam, dass der Postweg für den Vertragsschluss unausweichlich war, sollten Sie und der Mitarbeiter den Vertrag nicht persönlich abschließen. Mit der Digitalisierung von Arbeitsprozessen waren diese Vorgaben nur schwer in Einklang zu bringen.

BEG IV bringt Wende bei der Digitalisierung von Arbeitsprozessen

Dieses Hemmnis wollte der Gesetzgeber durch das BEG IV beseitigen. Nach dem nun eingeführten § 2 Abs. 1 S. 1 NachwG können die wesentlichen Vertragsbedingungen seit dem 01.01.2025 grundsätzlich auch in Textform nach § 126b BGB gefasst und elektronisch übermittelt werden. Die Textform erfordert keine eigenhändige Unterschrift mehr, sondern nur die Benennung der Erklärenden. Auch eine elektronisch qualifizierte Signatur nach § 126a BGB ist nicht erforderlich.

Wichtig | Die Schriftform für den Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen müssen Sie allerdings weiter wahren, wenn Ihr Mitarbeiter dies wünscht. Kommen Sie diesem Wunsch nicht nach, müssen Sie mit einem Bußgeld rechnen.

Das sind die Voraussetzungen für den Nachweis in Textform

Damit Sie als Arbeitgeber von der Erleichterung der Textform profitieren können, müssen Sie drei Voraussetzungen erfüllen. Sie müssen

  • dem Mitarbeiter einen uneingeschränkten Zugriff auf die Dokumente gewähren;
  • die Dokumente speicherbar und ausdruckbar zur Verfügung stellen; dabei ist vor allem zu beachten, die jeweiligen Sicherheitseinstellungen der Datei entsprechend anzupassen, sodass dies gewährleistet wird;
  • den Mitarbeiter auffordern, ein Empfangsbekenntnis abzugeben; dies kann bei einer E-Mail durch individuelle Aufforderung oder auch durch das Einstellen der Bestätigungsfunktion gewährleistet werden.

Regelaltersrentenbefristung – keine Schriftform mehr

Häufig sehen unbefristete Arbeitsverträge eine Regelung vor, wonach diese automatisch enden, sobald der Mitarbeiter die Regelaltersgrenze erreicht. Nach herrschender Auffassung handelt es sich bei dieser Regelung um eine Befristungsabrede. Diese hat zur Folge, dass Sie entsprechend den Vorgaben des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG) für die Wirksamkeit dieser Abrede zwingend die Schriftform einhalten müssen (vgl. § 14 Abs. 4 TzBfG).

Damit die durch die Anpassungen im Nachweisgesetz erzielte Förderung des Abschlusses digitaler Arbeitsverträge nicht durch das Schriftformerfordernis von Regelungen zur Regelaltersgrenze leerläuft, wurde durch das BEG IV zum 01.01.2025 eine neue Norm geschaffen: § 41 Abs. 2 SGB VI stellt klar, dass für Regelaltersgrenzen das Schriftformerfordernis des § 14 Abs. 4 TzBfG nicht einzuhalten ist und die Textform reicht.

Keine Änderungen an sonstigen Schriftformerfordernissen

Wichtig ist, dass Sie in sonstigen Fällen, in denen das Gesetz die Schriftform verlangt, diese weiterhin einzuhalten haben:

  • Dies gilt für befristete Arbeitsverträge nach § 14 Abs. 1 und Abs. 2 TzBfG.
  • Zudem gibt es keine Erleichterung für nachvertragliche Wettbewerbsverbote. Für diese gilt weiter die strenge Schriftform (§ 74 Abs. 1 HGB).
  • Auch die Schriftform nach § 623 BGB bei Beendigung von Arbeitsverträgen durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag bleibt weiterhin bestehen.

Qualifizierte elektronische Signatur für Arbeitszeugnissen

Eine weitere wesentliche Erleichterung für Sie als Arbeitgeber stellt die Änderung des § 109 Abs. 3 GewO durch des BEG IV dar. Mit Einwilligung des Mitarbeiters können Sie Arbeitszeugnisse, die bislang handschriftlich zu unterzeichnen waren, nunmehr in elektronischer Form erteilen.

Wichtig | Die elektronische Form erfordert aber eine qualifizierte elektronische Signatur (§ 126a BGB). Das ist also anders als bei der Textform nach § 126b BGB.

AUSGABE: ASR 1/2025, S. 22 · ID: 50260562

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