Wenn der selbstständige Anwalt Geschenke macht und Bewirtungskosten hat

Aufwendungen für Geschenke mit betrieblichem Hintergrund lassen sich in unbeschränkter Höhe als Betriebsausgabe absetzen. Bei Geschenken an Geschäftspartner – nicht an Mitarbeiter – muss § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG beachtet werden: Das Geschenk ist nur abzugsfähig, wenn die Anschaffungskosten der Geschenke an den Empfänger im Kalenderjahr 50 EUR (bis 31.12.23: 35 EUR) nicht übersteigen. Hat ein Geschäftspartner in einem Jahr mehrere Geschenke erhalten, sind die Aufwendungen aller Geschenke zu addieren (Freigrenze, kein Freibetrag!). Zu den Anschaffungskosten des Geschenks zählen der Nettokaufpreis und die Kosten einer Kennzeichnung als Werbeträger. Verpackungs- und Versandkosten für den Transport des Geschenks zum Empfänger werden hingegen nicht berücksichtigt.

Damit das Finanzamt das Überschreiten der Grenze leicht überprüfen kann, muss der Anwalt die Geschenke an Geschäftspartner gemäß § 4 Abs. 7 EStG fortlaufend, zeitnah, einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben auf einem gesonderten Konto in der Buchführung aufzeichnen (auch, wenn der Wert des Geschenks bereits mehr als 50 EUR beträgt!). Dabei muss der Name des Geschäftspartners aus dem Buchungsbeleg bzw. der Buchung ersichtlich sein. Ohne gesonderte Aufzeichnung entfällt der Betriebsausgabenabzug.

Für den Vorsteuerabzug des Anwalts gilt § 15 UStG. Da er grundsätzlich umsatzsteuerpflichtige Umsätze erbringt, ist er zum Vorsteuerabzug aus den Aufwendungen für Geschenke berechtigt. Davon gibt es zwei Ausnahmen:

Auch bei den Bewirtungskosten wird unterschieden, wer bewirtet wird. Handelt es sich um die Bewirtung eigener Mitarbeiter, besteht für den Anwalt ein vollständiger Betriebsausgabenabzug (R 4.10 Abs. 7 EStR). Klassische Beispiele hierfür sind die jährliche Weihnachtsfeier oder ein Sommerfest.

Bei der Bewirtung von Geschäftspartnern gilt: Die Aufwendungen für die Bewirtung aus geschäftlichem Anlass gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG sind nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig, soweit sie 70 % der Aufwendungen übersteigen, die nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen sind und deren Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen wurden. Hier ergibt sich daher nur ein Betriebsausgabenabzug von maximal 70 %.

Der Anwalt muss außerdem hohe formale Anforderungen erfüllen und schriftlich angeben: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen. Diese Angaben muss er abschließend unterschreiben. Bei einer Bewirtung in einer Gaststätte genügen Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung sowie die Unterschrift, wenn die Rechnung über die Bewirtung beigefügt wird. Beim Anlass reichen allgemeine Angaben wie „Arbeits-/Info-/Hintergrundgespräch“, „Kundenpflege“ oder „Geschäftsessen“ nicht aus (BFH 15.1.98, IV R 81/96) – er ist genauer zu bestimmen (z. B. genaue Bezeichnung des geplanten Projekts). Zudem gilt § 4 Abs. 7 EStG: Die Aufwendungen sind – wie Geschenke an Geschäftspartner – einzeln und getrennt von sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen.

Beachten Sie | Wird ein formaler Punkt nicht erfüllt, entfällt der Betriebsausgabenabzug vollständig. Da die Angaben zeitnah bis zum Ablauf des Geschäftsjahres gemacht werden müssen (BFH 31.7.90, I R 63/88), können fehlende Angaben nicht nachträglich ergänzt werden (BFH 25.3.88, III R 96/85).

Nehmen an einer Betriebsveranstaltung (z. B. Kanzleijubiläum) sowohl Mitarbeiter als auch Geschäftspartner teil, muss der Anwalt die Aufwendungen aufteilen. Die Bewirtung der Mitarbeiter ist vollständig abzugsfähig und die Bewirtung der Geschäftspartner bei Erfüllung der formalen Voraussetzungen mit 70 % der Aufwendungen (BFH 18.9.07, I R 75/06).

Für den Vorsteuerabzug spielt es keine Rolle, wer bewirtet wurde. Nur wenn es sich um unangemessene oder nicht nachgewiesene Aufwendungen handelt, ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen (§ 15 Abs. 1a S. 2 UStG). Bei der Bewirtung von Geschäftspartnern bedeutet das, dass sich zwar nur zu 70 % Betriebsausgaben ergeben, die Vorsteuer aber vollständig abzugsfähig ist.

Beachten Sie | Bei Betriebsveranstaltungen für Mitarbeiter (z. B. Weihnachtsfeier) gilt für den Vorsteuerabzug eine Freigrenze. Nur überwiegend durch das unternehmerische Interesse des Anwalts veranlasste Aufwendungen berechtigen zum Vorsteuerabzug. Hiervon ist auszugehen, wenn der Bruttobetrag der auf jeden Mitarbeiter entfallenden Aufwendungen je Betriebsveranstaltung 110 EUR nicht überschreitet und maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr durchgeführt werden (Abschnitt 1.8 Abs. 4 Nr. 6 UStAE).