Elektronische Kassensysteme: Apotheker müssen bis zum 31.07.2025 handeln!

Erfassen Apotheken aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mithilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems i. S. d. § 146a Abs. 1 AO, muss dies dem örtlich zuständigen Finanzamt mit amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung mitgeteilt werden (§ 146a Abs. 4 AO). Hauptanwendungsfall dieser Mitteilungspflicht sind die in der Apotheke eingesetzten elektronischen Kassensysteme.

Apotheken müssen also handeln und alle elektronischen Aufzeichnungssysteme i. S. d. § 146a Abs. 1 AO dem Finanzamt mitteilen. Diese Mitteilung kann per Direkteingabe im ELSTER-Formular (www.iww.de/s12181) erfolgen. Alternativ zur Direkteingabe kann eine entsprechende XML-Datei auf www.elster.de hochgeladen werden oder eine Datenübertragung aus einer separaten Software über die ERIC-Schnittstelle erfolgen.

Beachten Sie | Es gibt – abgesehen von der Eingabemaske im ELSTER-Portal – keine Formulare oder Vordrucke im PDF-Format für die Mitteilungspflicht. Die Anzeige hat stets elektronisch zu erfolgen (§ 146a Abs. 4 AO).

Die nun erstmals greifende Mitteilungspflicht bezieht sich auf § 146a Abs. 1 S. 1 AO i. V. m. § 1 Abs. 1 S. 1 und Abs. 2 Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Aus diesem Grund sind alle elektronischen Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion dem Finanzamt zu melden. Das sind in Apotheken typischerweise Registrier- bzw. PC-Kassen, Kassen-Apps oder Warenwirtschaftssysteme mit Kassenfunktion. Keine Mitteilungspflicht besteht für reine Aufbewahrungsmöglichkeiten für Bargeld. Die Nutzung einer „offenen Ladenkasse“ ist nicht mitteilungspflichtig.

Das Brisante an der Mitteilungspflicht ist allerdings, dass es nicht darauf ankommt, ob der Apotheke das elektronische Aufzeichnungssystem gehört. Es kommt nicht einmal darauf an, ob die Apotheke das Aufzeichnungssystem aktuell überhaupt nutzt oder ob es als Reserve für den Ausfall des derzeit genutzten Systems angeschafft wurde. Denn die Mitteilungspflicht stellt allein auf den Besitz eines elektronischen Aufzeichnungssystems ab. Dies bedeutet, dass nicht nur die aktuell genutzten, sondern auch die nicht genutzten Systeme mitzuteilen sind und dass die Pflicht nicht nur die von der Apotheke gekauften, sondern auch die geleasten, gemieteten, geliehenen, geschenkten und überlassenen Aufzeichnungssysteme betrifft. Das gilt selbst dann, wenn ein Gerät nur kurzfristig, z. B. für wenige Tage, geliehen wird.

Beachten Sie | Die Mitteilungspflicht trifft in all diesen Fällen also nicht den Eigentümer, sondern den Besitzer des elektronischen Aufzeichnungssystems. Dies kann auch die Apotheke als Leasingnehmer, Mieter oder Entleiher sein.

Es muss ebenfalls eine Meldung abgegeben werden, wenn ein mitgeteiltes elektronisches Aufzeichnungssystem sich nicht mehr im Besitz der Apotheke befindet, z. B. weil es verschrottet, veräußert oder gestohlen wurde.

Grundsätzlich ist die Mitteilung i. S. d. § 146a Abs. 4 AO innerhalb eines Monats nach Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems an das Finanzamt zu erstatten. Weil die Mitteilungspflicht seit dem 01.01.2025 gilt und auch alle bereits im Besitz befindlichen Systeme zu melden sind, wurde jedoch eine – recht kurze – Übergangsregelung geschaffen (BMF, Schreiben vom 28.06.2024, Az. IV D 2 - S 0316-a/19/10011 :009):

Beachten Sie | Apotheker müssen die elektronischen Mitteilungen nicht zwingend selbst vornehmen. Sie können damit auch externe Dienstleister beauftragen, z. B. den Kassenaufsteller oder den Steuerberater.

Leider genügt es nicht, dem Finanzamt für jedes mitteilungspflichtige elektronische Aufzeichnungssystem nur das Fabrikat mitzuteilen, denn § 146a Abs. 4 AO legt den konkreten Umfang der Mitteilungspflicht fest – und dieser ist weitaus größer. Danach haben Apotheker für jedes entsprechende System folgende Angaben zu machen (vgl. auch AEAO zu § 146a Tz. 1.16.2):

Beachten Sie | Zum besseren Verständnis der erforderlichen Angaben hat das BMF eine zwölf Seiten umfassende Ausfüllanleitung (Stand: 02.12.2024) einschließlich Beispielangaben, Hinweisen und praxisgerechten Erläuterungen veröffentlicht: www.iww.de/s12197.

Jedes elektronische Aufzeichnungssystem ist eindeutig einer Betriebsstätte zuzuordnen (AEAO zu § 146a Tz. 1.16.14). Davon betroffen sind z. B. Apotheken mit Zweigniederlassungen (Filialapotheken), weil es sich bei jeder Niederlassung um eine eigene Betriebsstätte handelt (§ 12 AO). Konkret bedeutet dies, dass für jede Betriebsstätte eine gesonderte Mitteilung mit allen im Besitz dieser Betriebsstätte befindlichen elektronischen Aufzeichnungssystemen abzugeben ist.

Beachten Sie | Ändert sich in einer Betriebsstätte ein elektronisches Aufzeichnungssystem, muss nur für diese Betriebsstätte eine neue Mitteilung (mit allen dort vorhandenen Systemen) abgegeben werden, nicht jedoch für alle weiteren Betriebsstätten.