Mietrecht
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21.02.2025
1 Min. Lesedauer
März 2025
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Beitragsreihe (Teil 2) Praxiseinnahmen: Warum Sie nicht nur auf Buchhaltungszahlen setzen sollten!
Abo-Inhalt10.03.20254 Min. Lesedauer von StB, vBP Prof. Dr. Johannes G. Bischoff, Köln
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Hinweis an Redaktion
| Wissen Sie, was Sie einnehmen und ausgeben? Und warum ist es für Sie als Zahnarzt oder Zahnärztin wichtig, stets den wirtschaftlichen Überblick zu behalten? Wie Sie Ihre Praxis steuern und wie Sie das einfach, zuverlässig und vor allem ohne viel Zeitaufwand tun, erläutern wir Ihnen in dieser Beitragsreihe. Ging es in Teil 1 um die vier Schritte des Controlling (ZP 02/2025, Seite 10), erläutern wir in Teil 2 unserer Serie, wie Sie die Zahlen aus Ihrer Praxis richtig lesen und interpretieren können. |
Der Unterschied zwischen Buchhaltung und Praxissoftware
Setzen Sie bei der wirtschaftlichen Steuerung Ihrer Zahnarztpraxis ausschließlich auf betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) und/oder auf Statistiken aus Ihrer Praxissoftware? Dann laufen Sie ggf. Gefahr, wichtige wirtschaftliche Zusammenhänge zu übersehen!
Daten ergänzen mit Benchmarks anderer Praxen
Das bedeutet nicht, dass Buchhaltungszahlen oder Software-Statistiken irrelevant wären – im Gegenteil! Eine moderne und effektive Praxissteuerung verbindet die Zahlen aus BWA und Praxissoftware mit weiteren relevanten Informationen, beispielsweise mit belastbaren Benchmarks aus vergleichbaren Praxen. Nur durch diese Kombination erhalten Sie eine fundierte Grundlage für strategische und unternehmerische Entscheidungen.
Ein anschauliches Beispiel für die Notwendigkeit dieser Verknüpfung sind die Praxiseinnahmen. Vergleichen Sie die in der BWA ausgewiesenen Einnahmen mit den Statistiken Ihrer Praxissoftware, werden Sie feststellen, dass die Zahlen nicht übereinstimmen. Beide Werte sind dennoch korrekt, da sie unterschiedliche Aspekte der finanziellen Realität abbilden:
- Die Finanzbuchhaltung (BWA) erfasst ausschließlich tatsächliche Geldzuflüsse – also Beträge, die auf Ihrem Praxiskonto eingegangen sind.
- Die Praxissoftware hingegen bildet die abgerechneten Leistungen ab, die erst später als Zahlungseingänge wirksam werden. Zudem können offene Rechnungen gemindert oder gar nicht beglichen werden, was ebenfalls zu Abweichungen führt.
Warum ein Abgleich Ihrer Zahlen unerlässlich ist
Abgleich der Daten schützt vor finanziellen Risiken
Ein regelmäßiger Vergleich der Daten aus BWA und Praxissoftware hilft, finanzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren. Denn sollten die abgerechneten Leistungen nicht in einem nachvollziehbaren Verhältnis zu den tatsächlichen Einnahmen stehen, kann dies auf verschiedene Ursachen hinweisen:
- Fehlbedienung der Software: Fehlerhafte Eingaben oder falsche Nutzung der Programme können zu inkorrekten Daten führen.Gründe für Differenzen zwischen BWA und abgerechneten Einnahmen
- Fehlerhafte Statistiken der Praxissoftware: Technische oder systematische Fehler in der Software können zu verzerrten oder ungenauen Zahlen führen.
- Unvollständige oder fehlerhafte Abrechnung: Leistungen wurden möglicherweise nicht vollständig dokumentiert oder falsch abgerechnet.
- Unterschlagung oder Nachlässigkeit: In einigen Fällen kann es zu bewusster oder unbewusster Manipulation bei der Abrechnung oder im Mahnwesen kommen.
- Forderungsausfälle bei Patienten oder Kürzungen durch KZVen: Zahlungsausfälle oder Kürzungen wirken sich direkt auf die Einnahmen aus.
- Unvollständige Erfassung von Bareinnahmen: Barzahlungen werden unter Umständen nicht ordnungsgemäß verbucht oder dokumentiert.
- Unentgeltliche Behandlungen von Angehörigen und Bekannten: Kostenlose Behandlungen reduzieren die verbuchten Praxiseinnahmen.
Merke | Unabhängig von der Ursache gilt: Unstimmigkeiten sollten frühzeitig erkannt und behoben werden, um finanzielle Risiken zu vermeiden.
Betriebsprüfungen: Darauf sollten Sie sich vorbereiten
Die Finanzbehörden führen zunehmend detaillierte Prüfungen durch und gleichen dabei die Zahlen Ihrer Praxissoftware mit den Daten der Finanzbuchhaltung ab. Dies geschieht u. a. durch eine direkte Analyse des zahnärztlichen Abrechnungsprogramms. Sollten erhebliche Abweichungen zwischen den beiden Zahlenwerken bestehen, kann schnell der Verdacht aufkommen, dass Bareinnahmen nicht ordnungsgemäß verbucht oder unentgeltliche Behandlungen nicht ordnungsgemäß deklariert wurden. Tipp | Lesen Sie hierzu auch den Beitrag von Prof. Bischoff „Vorsicht Betriebsprüfung! Wurden alle Einnahmen korrekt erfasst?“ in ZP 06/2023, Seite 9.
Um derartige Probleme zu vermeiden, sollten Sie regelmäßig Ihre Zahlen analysieren und eventuelle Differenzen frühzeitig aufklären. Eine anschauliche grafische Auswertung kann Ihnen dabei helfen, alle wesentlichen Zahlen und deren Zusammenhänge auf einen Blick zu erfassen. Sie finden sie in der Online-Version dieses Beitrags unter iww.de/zp > Abruf-Nr. 50328853.
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Bild: Prof. Dr. Bischoff & Partner AG Steuerberatungsgesellschaft für Zahnärzte, Köln
Fazit | Eine moderne und ganzheitliche Praxissteuerung erfordert den gezielten Abgleich verschiedener Datenquellen. Nur durch diese umfassende Betrachtung können Sie wirtschaftliche Entwicklungen realistisch einschätzen, potenzielle Risiken frühzeitig erkennen und langfristig erfolgreich wirtschaften. |
- Im nächsten Teil 3 dieser Reihe beschäftigen wir uns mit dem Thema „Was geht raus?“. Dabei geht es um die Praxiskosten, wie Sie diese stets im Blick behalten und wie Sie sie gezielt optimieren können.
- Beitragsreihe (Teil 1) – Erfolgsfaktor professionelle Praxissteuerung: Nutzen Sie Ihre Zahlen – aber richtig! (ZP 02/2025, Seite 10)
AUSGABE: ZP 3/2025, S. 11 · ID: 50328853
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