Aufzeichnungspflichten beim häuslichen Arbeitszimmer: So erfüllen Sie § 4 Abs. 7 EStG „bp-sicher“

Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sowie die Kosten der Ausstattung können Sie nicht als Betriebsausgaben absetzen. So lautet der Grundsatz. Von dem gibt es seit 2023 nur noch eine Ausnahme: Das Arbeitszimmer muss den Mittelpunkt Ihrer gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bilden (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b S. 2 EStG). Dann können Sie wählen:

Erfüllen Sie die Abzugsvoraussetzungen nicht, gibt es noch ein Hintertürchen, durch das Sie zumindest ein paar pauschale Betriebsausgaben geltend machen können: Die Home-Office-Pauschale nach § 4 Abs. 5 Nr. 6c EStG. Über die Home-Office-Pauschale können Sie für jeden Kalendertag, an dem Sie Ihre betriebliche oder berufliche Tätigkeit überwiegend von zuhause ausüben, und eben keine außerhalb Ihres Zuhauses belegene erste Tätigkeitsstätte aufsuchen, eine Tagespauschale von sechs Euro als Betriebsausgaben geltend machen. Begrenzt ist die Home-Office-Pauschale auf 1.260 Euro pro Kalenderjahr; was 210 Tagen „Heimarbeit“ entspricht.

Wichtig | Steht Ihnen für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, können Sie die Home-Office-Pauschale auch abziehen, wenn Sie die Tätigkeit am selben Kalendertag auswärts oder an der ersten Tätigkeitsstätte ausüben.

Erfüllen Sie die Voraussetzungen des § 4 Abs. 5 Nr. 6b S. 2 EStG, müssen Sie für den „bp-sicheren“ Abzug noch eine Hürde nehmen: Sie dürfen alle Aufwendungen i. S. v. § 4 Abs. 5 Nr. 1 bis 4, 6b und 7 EStG – und hierzu zählen auch die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer – nur dann als Betriebsausgaben abziehen, wenn Sie diese einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet haben (§ 4 Abs. 7 EStG).

Erfüllen Sie die Aufzeichnungspflichten nicht, sind die Aufwendungen für das Arbeitszimmer insgesamt nicht abziehbar. Grund dafür: Die Beachtung der Aufzeichnungspflichten ist eine materiell-rechtliche Voraussetzung für die Anerkennung der Betriebsausgaben (BFH, Beschluss vom 27.03.2007, Az. I B 125/06, Abruf-Nr. 243439).

Konkret erfordert § 4 Abs. 7 EStG, dass Sie alle im Zusammenhang mit dem Arbeitszimmer stehenden Einzelpositionen fortlaufend und zeitnah innerhalb der Buchführung auf einem besonderen Konto als Betriebsausgaben erfassen. Dieses besondere Konto können Sie z. B. „Arbeitszimmer“ nennen. Darauf erfassen Sie dann zeitnah alle anteiligen Aufwendungen im jeweiligen Zahlungszeitpunkt (z. B. alle Neben- und Energiekosten).

Wie der Begriff „zeitnah“ zu verstehen ist, ist bisher nicht abschließend geklärt. Wichtige Aufschlüsse liefert aber das BFH-Urteil vom 11.03.1988 (Az. III R 62/87). Demnach werden Aufwendungen, die unter § 4 Abs. 7 EStG fallen, dann zeitnah und folglich zulässig gesondert aufgezeichnet, wenn die Verbuchung innerhalb von zehn Tagen, ausnahmsweise innerhalb eines Monats, erfolgt.

Die gesonderte Aufzeichnung nach Ablauf des Geschäftsjahrs genügt dem BFH nicht. Erfassen Sie die Aufwendungen für das Arbeitszimmer also erst nachträglich in der Buchführung, z. B. weil Sie erst im Rahmen des Jahresabschlusses die gesamten Aufwendungen für das Arbeitszimmer ermitteln und einbuchen, verstoßen Sie gegen die zeitnahe gesonderte Aufzeichnungspflicht. Die unschöne Folge: Die Aufwendungen für das eigentlich abzugsfähige Arbeitszimmer sind doch nicht abzugsfähig – und Sie gehen leer aus. Als Rettungsanker bleibt Ihnen dann nur die Jahrespauschale von 1.260 Euro.

Wichtig | Ebenfalls genügt den BFH-Anforderungen die in der Praxis häufig vorkommende getrennte und geordnete Belegsammlung nicht, auf deren Basis im Rahmen der Jahresabschlusserstellung die Aufwendungen für das Arbeitszimmer ermittelt und eingebucht werden (BFH, Urteil vom 26.02.1988, Az. III R 20/85).

Die einzelne und zeitnahe Aufzeichnung aller im Zusammenhang mit dem Arbeitszimmer stehenden Aufwendungen führt in der Praxis zu einem hohen Arbeitsaufwand. Deshalb gestattet das BMF einige Vereinfachungen (BMF, Schreiben vom 15.08.2023, Az. IV C 6 – S 2145/19/10006 :027, Abruf-Nr. 236925, Rz. 25 [ab VZ 2023] und BMF, Schreiben vom 06.10.2017, Az. IV C 6 – S 2145/07/10002 :019, Abruf-Nr. 197093, Rz. 25 [bis VZ 2022]):

Ermitteln Sie Ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), sind Sie nicht dazu verpflichtet, eine Buchführung einzurichten. Die unter § 4 Abs. 7 EStG fallenden Aufwendungen müssen Sie aber dennoch wie bilanzierende Unternehmer von Anfang an getrennt und zeitnah von Ihren sonstigen Betriebsausgaben einzeln aufzeichnen (BFH, Urteil vom 22.01.1988, Az. III R 171/82 und BFH, Urteil vom 26.10.1988, Az. X R 25/87).

Ermitteln Sie Ihren Gewinn also z. B. per Excel-Tabelle, müssen Sie die fraglichen Aufwendungen zeitnah in einer gesonderten Spalte der Gewinnermittlung erfassen. Eine geordnete Belegsammlung und die darauf aufbauende Ermittlung der Gesamtaufwendungen und Erfassung des anteilig auf das Arbeitszimmer entfallenden Betrags als Betriebsausgabe genügt auch bei der EÜR nicht den Anforderungen des § 4 Abs. 7 EStG (BFH, Urteil vom 26.02.2004, Az. IV R 50/01, Abruf-Nr. 040953).

Diese vom BFH seit fast 40 Jahren vertretene Rechtsansicht hat zuletzt das FG Hessen bestätigt (Urteil vom 13.10.2022, Az. 10 K 1672/19, Abruf-Nr. 222132): Es sah eine reine Belegsammlung mit Aufaddieren der Einzelposten nach Abschluss des Veranlagungszeitraums nicht als ausreichend an, weil es an der für den Abzug entscheidenden fortlaufenden, zeitnahen und einzelnen Erfassung der Einzelpositionen mangelte.

Das Bemerkenswerte an dem Urteil: Das FG Hessen hatte die Revision mangels Zulassungsgrund nach § 115 Abs. 2 FGO nicht zugelassen. Davon ließ sich der Steuerzahler, ein freiberuflich tätiger Unternehmer, der seinen Gewinn per EÜR ermittelt, jedoch nicht abschrecken. Er legte Beschwerde beim BFH ein und erwirkte, dass die Revision nachträglich zugelassen wurde (BFH, Beschluss vom 14.02.2024, Az. VIII B 131/22).

Im Verfahren mit dem Az. VIII R 6/24 muss der BFH nun also erneut darüber entscheiden, ob die Anforderungen an die Aufzeichnungspflichten für Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer nach § 4 Abs. 7 EStG bei einem Einnahmen-Überschuss-Rechner in inhaltlicher und zeitlicher Hinsicht nur dann erfüllt sind, wenn sämtliche Aufwendungen einzeln fortlaufend in einem gesonderten Dokument oder Datensatz aufgezeichnet werden. Die nachträglich zugelassene Revision könnte nach Auffassung von SSP ein Indiz dafür sein, dass sich zumindest der VIII. Senat nicht ganz sicher ist, ob die bisherige Rechtsprechung Bestand haben kann.