Checkliste / Vorbereitungsmaßnahmen der Kanzlei für E-Rechnungen |
1. Voraussetzungen und technische Anforderungen schaffen | |
- Technische Infrastruktur: Sie sollten sicherstellen, dass Ihre Systeme E-Rechnungen empfangen, im erforderlichen Format erstellen und verarbeiten können. Dazu gehören ein Update, ggf. die Anschaffung von Software oder Anpassungen in der bestehenden Kanzleisoftware.
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- Softwarelösung: Nutzen Sie Softwarelösungen für E-Rechnungen, z. B. DATEV, RA-Micro oder andere spezialisierte Software für Anwälte, die eine Schnittstelle für E-Rechnungen bietet.
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- Zugang zur zentralen Rechnungsplattform des Bundes (ZRE): Prüfen Sie, wie Sie den Zugang zur ZRE oder den Plattformen der Länder einrichten können, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
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2. Compliance und rechtliche Vorgaben einhalten | |
- Rechtskonformität: Die E-Rechnung unterliegt strengen Vorgaben hinsichtlich Inhalt, Format (oft XRechnung oder ZUGFeRD) und Archivierung. Sie müssen sicherstellen, dass die E-Rechnungen diesen Vorgaben entsprechen.
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- Archivierung und Aufbewahrungspflichten: Elektronische Rechnungen müssen revisionssicher und steuerkonform archiviert werden. Hierzu sollten Sie sich informieren, wie Sie Ihre Dokumentenmanagementsysteme (DMS) anpassen können.
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3. Datenschutz und IT-Sicherheit beachten | |
- Vertraulichkeit: Die elektronische Übermittlung von Rechnungen darf die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht nicht verletzen. Nutzen Sie deshalb sichere Übermittlungswege. Da in Rechnungen häufig sensible Daten enthalten sind, ist der Datenschutz nach DS-GVO essenziell. Sie müssen also Sicherheitsstandards und Verschlüsselungsmethoden für die elektronische Rechnungsübertragung einhalten.
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- IT-Sicherheitsmaßnahmen: Sie müssen gewährleisten, dass die Verarbeitung und Speicherung der E-Rechnungen durch Sicherheitsmaßnahmen wie Firewalls, Antivirenprogramme und regelmäßige IT-Sicherheitsaudits geschützt wird.
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4. Kanzleiabläufe anpassen | |
- Rechnungsworkflow: Elektronische Rechnungen erfordern oft andere Freigabe- und Prüfprozesse. Sie sollten deshalb Ihre internen Prozesse anpassen, um den Rechnungs- und Zahlungsfluss effizient zu gestalten.
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- Zentrales E-Mail-Postfach: Um E-Rechnungen zu empfangen, empfiehlt sich ein zentrales E-Mail-Postfach, z. B. rechnung@kanzlei.de. Teilen Sie diese Adresse Ihren Geschäftspartnern mit.
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- Mitarbeiterschulung: Die Umstellung auf die E-Rechnung erfordert Schulungen, damit die Mitarbeiter im Umgang mit den neuen Prozessen und der Software sicher sind. Das umfasst das Erstellen, Versenden und Archivieren von E-Rechnungen.
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- Archiv: Führen Sie ein System ein, um die E-Rechnungen revisionssicher elektronisch zu archivieren (die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre).
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- AGB: Aktualisieren Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen, was die neuen Anforderungen zur elektronischen Rechnungsstellung betrifft.
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5. Mandanten informieren oder ggf. beraten | |
- Information: Kanzleien sollten ihre Mandanten darüber informieren, dass ab 2025 eine elektronische Rechnungsstellung erfolgt. Es empfiehlt sich, dies frühzeitig zu kommunizieren, um Fragen zu klären.
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- Sprechen Sie Mandanten in Meetings oder Telefonaten persönlich an, insbesondere Mandanten, die regelmäßig Rechnungen erhalten.
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- Bereiten Sie eine Liste mit häufigen Fragen und klaren Antworten vor, die Sie im Gespräch verwenden können (FAQ).
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- Versenden Sie ein Infoblatt, einen kurzen Brief oder eine E-Mail an alle Mandanten, erläutern Sie die Änderungen und weisen Sie auf die Vorteile der E-Rechnung, wie schnellere Bearbeitung und Kosteneinsparungen, hin.
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- Veröffentlichen Sie auf Ihrer Kanzlei-Webseite einen Beitrag oder eine FAQ-Liste. Sie können auch Social-Media-Kanäle nutzen.
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- Beratung: Viele Mandanten könnten ebenfalls Unterstützung dabei benötigen, um die E-Rechnung in ihren Unternehmen umzusetzen. Anwälte könnten ihre Dienstleistungen darauf ausweiten, Mandanten bei rechtlichen Fragen zur E-Rechnung zu beraten. Hierdurch lassen sich die Umsätze der Kanzlei steigern.
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- Bieten Sie Muster für Zustimmungserklärungen oder technische Anforderungen an, die Ihre Mandanten einfach übernehmen können.
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6. Vorteile der E-Rechnung nutzen | |
- Kostenreduzierung, Effizienzsteigerung und Nachhaltigkeit: Die E-Rechnung spart Papier und beschleunigt den Zahlungsverkehr. So können Sie durch den digitalen Rechnungsworkflow Ihre Kosten senken. Mit der Umstellung auf die papierlose E-Rechnung können Sie zugleich die Umweltbelastung durch Ihre Kanzlei reduzieren.
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- Bessere Nachverfolgbarkeit und Übersichtlichkeit: Durch den digitalen Ablauf können Rechnungen schneller bearbeitet und besser nachverfolgt werden. Viele Softwarelösungen bieten zudem Tools zur Auswertung und Analyse, was die Finanzplanung verbessern kann.
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7. Forderungsmanagement optimieren | |
- Mahnwesen: Durch die digitale Struktur von E-Rechnungen können Sie einen automatisierten Mahnprozess einführen, der es erlaubt, offene Rechnungen effizienter nachzuverfolgen und Zahlungserinnerungen digital zu versenden.
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- Zahlungsabwicklung: Da E-Rechnungen in der Regel schneller verarbeitet werden können, lassen sich Zahlungszeiten verkürzen. Dies wirkt sich positiv auf den Cashflow Ihrer Kanzlei aus.
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8. Kosten und Budgets planen | |
- Investitionen: Sie sollten ein Budget für die Einführung der E-Rechnung einplanen, z. B. für Software, Schulungen und mögliche Beratungskosten.
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- Fördermöglichkeiten: Denken Sie ggf. an Förderprogramme zur Digitalisierung, die Sie auch für die Einführung der E-Rechnung nutzen können.
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9. Mit Steuerberatern und Buchhaltungsdiensten kooperieren | |
- Externe Dienstleister: Da viele Kanzleien mit externen Steuerberatern und Buchhaltungsdiensten zusammenarbeiten, sollte die Umstellung auf die E-Rechnung in Absprache mit diesen erfolgen.
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- Datenaustausch und Schnittstellen: Stellen Sie sicher, dass die E-Rechnungen nahtlos an den Steuerberater übermittelt werden können und keine Doppelarbeit entsteht.
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