So sind Geschenke an Arbeitnehmer lohnsteuerlich richtig zu behandeln

Verschenkt der Arbeitgeber an seine Mitarbeiter Datenverarbeitungsgeräte wie PC, Laptops, Notebooks, Netbooks, Tablets, internetfähige Smartphones und Zubehör wie Laptoptasche oder Ohrhörer, unterliegen diese dem individuellen Lohnsteuerabzug und den Sozialabgaben. Der Arbeitgeber kann den Vorteil aber auch nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 5 EStG zu seinen Lasten mit 25 Prozent zzgl. Soli und Kirchensteuer pauschalieren. Weiterer Vorteil: Der Vorteil ist beitragsfrei in der Sozialversicherung (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV).

Ein Geschenk erfüllt seinen Zweck nicht, wenn es der Empfänger versteuern muss. Daher gestattet es § 37b EStG, dass der zuwendende Arbeitgeber die Einkommensteuer auf Sachzuwendungen an seine Arbeitnehmer mit einem Steuersatz von 30 Prozent pauschal übernehmen und abführen kann (§ 37b Abs. 2 EStG). Hinzu kommen Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag; dabei kann die Kirchensteuer entweder nach dem sog. vereinfachten Verfahren oder dem Nachweisverfahren ermittelt werden (Oberste Finanzbehörden der Länder, gleichlautende Erlasse vom 08.08.2016, Abruf-Nr. 226995).

Voraussetzung für die Pauschalierung der Steuer ist allerdings, dass die Zuwendung betrieblich veranlasst ist (BFH, Urteil vom 12.12.2013, Az. VI R 47/12, Abruf-Nr. 140475). Zudem muss diese beim Empfänger dem Grunde nach zu steuerbaren und steuerpflichtigen Einkünften führen (BFH, Urteil vom 16.10.2013, Az. VI R 57/11, Abruf-Nr. 140168). Auf den Betriebsausgabenabzug beim Zuwendenden kommt es nicht an.

§ 37b EStG schafft keine eigenständige Einkunftsart und erweitert nicht den Lohnbegriff, sondern stellt lediglich eine besondere pauschalierende Erhebungsform der Einkommensteuer zur Wahl. Sprich: Eine Pauschalierung der Steuer kommt somit nicht in Betracht bei Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer i. S. v. R 19.6 LStR. Ausgenommen sind ferner Geschenke im Wert von bis zu zehn Euro (Streuwerbeartikel, da diese beim Empfänger ebenfalls nicht der Besteuerung unterliegen (BMF, Schreiben vom 19.05.2015, Az. IV C 6 – S 2297-b/14/10001, Rz. 10, Abruf-Nr. 144552). Zudem ist die Pauschalierung nicht anzuwenden, soweit die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr den Betrag von 10.000 Euro als absoluten Höchstbetrag übersteigen (§ 37b Abs. 1 S. 3 Nr. 1 EStG) oder wenn die Aufwendungen für die einzelne Zuwendung den Betrag von 10.000 Euro als Höchstgrenze übersteigen (§ 37b Abs. 1 S. 3 Nr. 2 EStG).

Übergeben Arbeitgeber Sachgeschenke, die im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden und zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung führen, gehören diese als bloße Aufmerksamkeiten nicht zum Arbeitslohn; sie sind nicht steuerbar (R 19.6 Abs. 1 LStR). Aufmerksamkeiten sind Sachzuwendungen (z. B. Blumen, Genussmittel, Buch, Tonträger) bis zu einem Wert von 60 Euro inkl. Umsatzsteuer, die dem Arbeitnehmer oder seinen Angehörigen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewendet werden (z. B. Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes). Geldzuwendungen gehören hingegen stets zum Arbeitslohn.

Wendet der zuwendende Arbeitgeber die Pauschalierung nach § 37b EStG an, ist er Schuldner der pauschalen Steuer. Bemessungsgrundlage für die Steuer sind seine Aufwendungen einschl. Umsatzsteuer. Auf den Vorsteuerabzug kommt es nicht an. Ein Abschlag für übliche Preisnachlässe (wie bei § 8 Abs. 2 S. 1 EStG) ist ebenfalls nicht vorzunehmen. Erfolgt eine pauschale Besteuerung, bleibt die Sachzuwendung bei der Ermittlung der Einkünfte des Empfängers unberücksichtigt (§ 37b Abs. 3 S. 1 EStG). Der Empfänger kann die pauschale Einkommensteuer auch nicht auf seine eigene Steuerschuld anrechnen (§ 37b Abs. 3 S. 2 i. V. m. § 40 Abs. 3 EStG). Damit der Beschenkte weiß, dass es sich um ein „richtiges“ Geschenk handelt, muss ihn der Arbeitgeber davon unterrichten, dass er die Steuer übernommen hat (§ 37b Abs. 3 S. 3 EStG).

Wichtig | Der Wert von 60 Euro inkl. Umsatzsteuer ist eine Freigrenze. D. h.: Übersteigt der Wert des Geschenks diese Grenze, ist der Gesamtbetrag lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

Wichtig | Weihnachten und Neujahr sind keine persönlichen Anlässe, sodass die 60-Euro-Freigrenze hier nicht gilt.

Übergibt der Arbeitgeber an einen Arbeitnehmer ein Geschenk, ist es beim Arbeitnehmer nach Maßgabe des § 8 Abs. 2 bzw. 3 EStG in der Lohn- oder Gehaltsabrechnung als Sachbezug zu versteuern und unterliegt den Sozialabgaben. Geschenke sind als Sachzuwendung regelmäßig mit den um übliche Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreisen am Abgabeort zu bewerten (§ 8 Abs. 2 S. 1 EStG).

Wichtig | Arbeitgeber können aber die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro nutzen, die für alle Sachzuwendungen aus dem Arbeitsverhältnis gilt. Sprich: Beläuft sich der Wert aller Sachbezüge eines Monats auf nicht mehr als 50 Euro, so bleiben diese nach § 8 Abs. 2 S. 11 EStG lohnsteuerfrei und beitragsfrei in der Sozialversicherung. Voraussetzung ist, dass sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.

Statt Sachgeschenken kann der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer auch einen Gutschein oder eine Geldkarte schenken – und dafür die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro nutzen. Voraussetzung ist, dass die Karten dazu berechtigen, beim Arbeitgeber oder bei einem Dritten eine konkrete Ware oder Dienstleistung zu beziehen.

Wichtig | Der schenkende Arbeitgeber kann nicht für jedes Geschenk wählen, ob er eine Pauschalierung nach § 37b EStG vornimmt oder diese unterlässt. Denn die Pauschalierung ist einheitlich für alle Geschenke anzuwenden, die innerhalb eines Wirtschaftsjahrs gewährt werden. Der Schenkende hat jedoch ein Wahlrecht, ob er § 37b EStG für alle Zuwendungen oder nur für Zuwendungen an Dritte (§ 37b Abs. 1 EStG) bzw. Arbeitnehmer (§ 37b Abs. 2 EStG) anwendet.

Da der schenkende Arbeitgeber der Schuldner der pauschalen Steuer ist, stellt sich die Frage, ob die pauschale Steuer auf Geschenke an Geschäftspartner (nicht Arbeitnehmer) bei ihm als Betriebsausgabe abzugsfähig ist oder als weiteres Geschenk der Abzugsbeschränkung des § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG unterliegt. Die Finanzverwaltung stellt hier darauf ab, ob die Aufwendungen für das Geschenk selbst (also ohne Pauschalsteuer) als Betriebsausgabe abzugsfähig sind.

Wichtig | Das BMF verlangt seit dem 01.01.2022, dass sich die Einlösungsmöglichkeit entweder räumlich auf den Aussteller des Gutscheins oder einen begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen im Inland bezieht oder ausschließlich auf eine sehr begrenzte Waren- oder Dienstleistungspalette beschränkt. Eine Barauszahlung darf nicht möglich sein (BMF, Schreiben vom 15.03.2022, Az. IV C 5 – S 2334/19/10007 :007, Abruf-Nr. 228328).

Ist das der Fall, ist auch die Pauschalsteuer abzugsfähig. Das gilt selbst dann, wenn die Aufwendungen für das Geschenk und die pauschale Steuer in der Summe die Grenze von derzeit 35 Euro überschreiten. Ist das Geschenk selbst hingegen nicht abzugsfähig, weil es die Grenze von 35 Euro überschreitet, ist auch die Pauschalsteuer nicht abzugsfähig und muss dem Gewinn hinzugerechnet werden (BMF, Schreiben vom 19.05.2015, Rz. 26).

In der Praxis erhalten Arbeitnehmer Sachgeschenke nicht nur vom Arbeitgeber, sondern oft auch von dritten Unternehmen (z. B. von Kunden oder Geschäftspartnern des Arbeitgebers). Diese sind bei den Arbeitnehmern steuerpflichtig. Der Arbeitgeber kann die Steuer aber übernehmen oder der Dritte kann nach § 37b EStG pauschalieren.