Tipps zum Jahreswechsel 2004/2005

Arbeitgeber sind verpflichtet für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto zu führen. In das Lohnkonto sind die für den Lohnsteuerabzug und die Lohnsteuerzerlegung erforderlichen Merkmale aus der Lohnsteuerkarte oder aus einer entsprechenden Bescheinigung zu übernehmen. Für jeden Monat der Lohnzahlung sind im Lohnkonto die Art und Höhe des gezahlten Arbeitslohns einschließlich der steuerfreien Bezüge sowie die einbehaltene oder übernommene Lohnsteuer einzutragen. Das Lohnkonto ist zum Jahresende abzuschließen.

Vor der Dezemberabrechnung sollten die Eintragungen und die Behandlung einzelner Lohnbestandteile noch einmal überprüft werden. Besonderer Augenmerk sollte dabei auf die Änderungen zum Vorjahr gelegt werden. Für 2004 wären dies vor allem:

Weiterer wichtiger Prüfungspunkt ist die Einhaltung der Beitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung. Beiträge zu den einzelnen Zweigen der Sozialversicherung sind nur bis zu diesen Grenzen abzuführen.

Überschreitet ein Arbeitnehmer die Beitragsbemessungsgrenze in der Krankenversicherung, entfällt die Versicherungspflicht nicht mehr automatisch. Für einen Wechsel in die private oder freiwillige gesetzliche Krankenversicherung ist die Jahresarbeitsentgeltgrenze (Versicherungspflichtgrenze) relevant. Sie beträgt 46.350 Euro (3.865 Euro im Monat). Gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer können erstmalig zum Ende des Kalenderjahres, in dem sie die Jahresarbeitsentgeltgrenze überschreiten, in die private Krankenversicherung wechseln.

Beachten Sie: Wurden Lohnsteuer und/oder Sozialversicherung fehlerhaft berechnet, können die betroffenen Monate korrigiert werden. Ist eine Korrektur nicht mehr möglich (zum Beispiel wegen Ausscheidens eines Arbeitnehmers), muss der Arbeitgeber dies dem Finanzamt anzeigen.

Korrekturen beim Lohnsteuerabzug kann der Arbeitgeber auch beim Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen. Der Arbeitgeber ist zum Lohnsteuer-Jahresausgleich verpflichtet, wenn er am 31. Dezember mindestens zehn Arbeitnehmer beschäftigt hat. Auf der Arbeitnehmerseite müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Der Lohnsteuerjahresausgleich darf für den einzelnen Arbeitnehmer nicht durchgeführt werden, wenn der Arbeitnehmer

Unser Tipp: Vor dem Abschluss der Lohnkonten sind die Werte der Lohnbuchhaltung mit den Werten der Finanzbuchhaltung abzustimmen. Die Auszahlungsbeträge nach den Lohnabrechnungen müssen mit den tatsächlich geflossenen Beträgen harmonieren. Die Summen der Bruttolöhne und -gehälter müssen mit den jeweiligen Aufwandsposten übereinstimmen. Differenzen sollten möglichst frühzeitig geklärt werden.

Der Abschluss des Lohnkontos beinhaltet eine Lohnsteuerbescheinigung. Arbeitgeber mit maschineller Lohnabrechnung müssen erstmals für das Jahr 2004 die Daten der Lohnsteuerbescheinigung elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Termin ist der 28. Februar 2005. Es gibt jedoch Ausnahmen von dieser Verpflichtung:

Damit die übermittelten Daten den einzelnen Arbeitnehmern zugeordnet werden können, muss der Arbeitgeber die so genannte eTIN verwenden. Die eTIN muss vom Arbeitgeber nach amtlicher Regel aus Namen, Vornamen und Geburtsdatum des Arbeitnehmers gebildet werden (§ 41b Abs. 2 EStG). Einzelheiten dazu enthalten die Informationen der Hersteller von Lohnbuchhaltungssoftware. Die Arbeitnehmer müssen die eTIN bei ihrer Einkommensteuer-Erklärung in die Anlage N übertragen.

Der Arbeitnehmer erhält nur einen Ausdruck der elektronisch übermittelten Daten. An Stelle des Ausdrucks (Papierform) kann der Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung dem Arbeitnehmer auch elektronisch übermitteln oder zum Datenabruf bereitstellen ("Portal"). Das Aufkleben der Lohnsteuerbescheinigung auf die Lohnsteuerkarte entfällt.

Die Lohnsteuerkarte mit aufgeklebter Lohnsteuerbescheinigung ist dem Arbeitnehmer nur noch auszuhändigen, wenn

Unser Tipp: Arbeitgeber sollten ihre Arbeitnehmer über das neue Verfahren informieren. Unter der Abruf-Nr. 042994 finden Sie ein entsprechendes Musterschreiben der Finanzämter.

Der Ausdruck der Lohnsteuerbescheinigung für den Arbeitnehmer muss die Steuernummer des Arbeitgebers nicht enthalten. Bei den elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelten Daten muss die Steuernummer des Arbeitgebers aber als Identifizierungsmerkmal enthalten sein.

Unser Tipp: Weitere Einzelheiten zur elektronischen Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung finden Sie im Internet unter www.elsterlohn.de.