Zahlen der BWA durch Wasserfalldiagramm und Mehrjahresvergleich visualisieren

Jeder Unternehmer erhält i. d. R. monatlich eine aktuelle BWA. Damit hat er ein wichtiges Instrument zur Beurteilung der Leistungsfähigkeit seines Unternehmens in der Hand, denn die BWA enthält die wichtigsten Informationen u. a. zu Umsatz, Kosten, Ergebnis sowie zur Entwicklung der Liquidität. Auch ein Vergleich mehrerer Jahre ist möglich, sodass die Entwicklung der Leistungsfähigkeit eines Unternehmens erkennbar wird. Leider ist die BWA sehr zahlenlastig und die Informationen und Werte sind über mehrere Seiten verteilt. So wird die Entwicklung von Umsatz, Kosten und (vorläufigem) Ergebnis oft auf den ersten vier Seiten dargestellt. Danach folgen u. a. offene Posten, dann einige Visualisierungen und schließlich ein Wertenachweis zu den genannten Positionen mit sehr vielen Detailzahlen zur Kapitalflussrechnung bzw. Liquiditätsdarstellung. Ohne Erläuterungen und Zusammenfassungen ist die Motivation zur Beschäftigung mit der BWA für Unternehmer oft eher gering.

Mit der zum Beitrag gehörenden Excel-Arbeitshilfe (Abruf-Nr. 50261856) ist es möglich, direkt in die Thematik einzusteigen und mit dem Mandanten über die Entwicklung zu sprechen. Dabei ist es wichtig, sich nicht „nur“ auf die Zahlen zu beschränken, die in das Gesamtergebnis münden, also Umsätze und Kosten, sondern zumindest auch aufzuzeigen, welche Veränderungen von Forderungen, Vorräten, Kreditoren und anderen liquiditätswirksamen Positionen Einfluss auf die Zahlungsfähigkeit haben. Beispielsweise wirken sich steigende Forderungen und Vorräte negativ auf die Liquidität aus.

Beachten Sie | Zwar sind manuelle Eingaben und meist auch Zusammenfassungen erforderlich. Der Aufwand übersteigt jedoch regelmäßig den Nutzen. Alternativ können die Zahlen mit einem Buchhaltungs- oder anderen EDV-Programm aufbereitet werden. Entscheidend ist, dass die zentralen Positionen leicht zu erfassen sind und die Entwicklung der Leistungs- und Zahlungsfähigkeit über mehrere Perioden nachvollziehbar ist. Details oder Fragen können dann in einem gemeinsamen Gespräch erläutert werden.

Die Abb. 1 zeigt ein Beispiel für eine tabellarische Darstellung der wichtigsten Zahlen. Eine monatliche Darstellung ist nicht vorgesehen. Es kann entweder mit Jahreswerten oder mit kumulierten Werten gearbeitet werden. Anstelle von Jahreswerten können auch Quartalszahlen verwendet werden.

Die Zusammenfassung wichtiger Zahlen auf einer Seite erleichtert bereits die Erfassung und das Verständnis. Noch einfacher wird es für Mandanten, wenn die Zahlen visualisiert werden. Hierfür eignet sich besonders ein sogenanntes Wasserfalldiagramm. Ausgehend vom Umsatz bzw. der Gesamtleistung werden von links nach rechts die positiven (Einzahlungen) und negativen Veränderungen (Auszahlungen) in Form von Balken dargestellt.

Am Ende ergibt sich die vorhandene Liquidität bzw. Unterdeckung. Abb. 2 zeigt das Wasserfalldiagramm für die erste Periode (im Beispiel das Jahr 2024). Es ist zu erkennen, dass von einer Gesamtleistung von 1.015 Geldeinheiten am Ende noch 24 Einheiten Liquidität verbleiben. Große Auszahlungspositionen sind u. a. Material, Personal, Werbung, sonstige Kosten und Investitionen.

Zusätzlich zur Darstellung der aktuellen Situation sollten die wichtigsten finanziellen Entwicklungen im Vergleich mehrerer Perioden (z. B. Geschäftsjahre oder kumulierte Zeiträume mehrerer Jahre, etwa Januar bis Juni) dargestellt werden, um erkennen zu können, wie sich die finanzielle Leistungsfähigkeit über einen längeren Zeitraum entwickelt hat. Abb. 3 zeigt, wie eine solche kompakte Darstellung aussehen kann. Dargestellt sind die Gesamtleistung, der Rohertrag, das Betriebsergebnis nach Steuern sowie die Liquidität. Zusätzlich zeigt die schwarze gestrichelte Linie, wie sich die Liquidität im dargestellten Zeitraum entwickelt hat.

Im Beispiel ist zu erkennen, dass der Trend eindeutig negativ ist, auch wenn sich ein Jahr zwischenzeitlich positiv entwickelt hat (2022). In solchen Fällen ist es notwendig, sich noch einmal intensiv mit den Detailzahlen – etwa aus dem Blatt „Daten“ – zu befassen oder sich die BWA noch einmal genauer anzusehen.

Viele Unternehmer beschäftigen sich nur ungern mit ihrer BWA, obwohl sie die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit ihres Unternehmens darstellt. Abhilfe kann geschaffen werden, wenn die wesentlichen Zahlen und Daten übersichtlich auf einer Seite zusammengestellt und zusätzlich visualisiert werden. In der Praxis hat sich hierfür ein Wasserfalldiagramm bewährt, das ausgehend von der Gesamtleistung zeigt, wie es um den Gewinn und die Liquidität des Unternehmens bestellt ist. Ergänzt werden sollte das Diagramm durch einen Mehrjahresvergleich, der verdeutlicht, wie sich die wichtigsten Kennzahlen entwickelt haben. Ist ein negativer Trend erkennbar, muss gehandelt werden, um Verbesserungen zu erzielen, z. B. den Umsatz zu steigern oder die Kosten zu senken. Dieser Beitrag zeigt, wie auf einfache Weise die Übersichtlichkeit und damit das Erkennen von Zusammenhängen verbessert werden kann. Dazu kann die zum Beitrag gehörende Excel-Arbeitshilfe oder eine Lösung aus einem anderen Programm verwendet werden. Berater haben zudem die Möglichkeit, mit der Analyse zusätzliche Leistungen anzubieten und sich diese entsprechend honorieren zu lassen.