Mit Mandanteninformationen überzeugen

Die Vorteile einer systematischen und aktiven Kommunikation in Form von sachlichen Mandanteninformationen sind vielfältig:

Damit Ihre Mandanteninformationen zu einem Erfolg werden, ist Relevanz das „A und O“. Überlegen Sie sich, welche Fakten wirklich von Bedeutung für Ihre Mandanten sind. Statt nur über neue rechtliche Entwicklungen oder Urteile zu berichten, sollten Sie auf möglichst individuelle Problemlösungen setzen. Teilen Sie dazu Ihre Mandanten nach Interessengebieten ein – z. B. Unternehmer (evtl. nach Unternehmensgröße), Vermieter, Privatpersonen, Arbeitnehmer, Vereine usw. Weiter können Sie differenzieren in Empfänger, die häufiger, und Empfänger, die seltener (oder gar nicht) angeschrieben werden sollen. Denn unerwünschte, zu häufige und/oder irrelevante Informationen, egal ob per E-Mail oder per Post, bewirken gewöhnlich das Gegenteil dessen, was Sie mit Ihren Mandanteninformationen erreichen wollen: Sie nerven einfach nur.

Kaum etwas ist für Rechtslaien unattraktiver als eine lange Reihe von Zitaten aus Gesetzen, Urteilen oder anderen Rechtstexten – selbst, wenn diese noch so eng mit einem wichtigen Thema zusammenhängen. Darum ist es notwendig, die Inhalte praxisgerecht und auch für Nichtfachleute verständlich und interessant aufzubereiten.

Neben dem Inhaltlichen muss der Stil stimmen: Gefragt sind eine einfache, klare Sprache, prägnante Überschriften und klug eingesetzte Gliederungselemente (z. B. Aufzählungen, Tabellen, hervorgehobene Tipps). Für bestimmte Themen eignet sich die Technik der Rechtsvisualisierung hervorragend.

Damit Mandanteninformationen nützlich sind und – sofern gewünscht – die Leser zum Handeln motivieren, müssen sie konkrete Informationen beinhalten, also: Bieten Sie Termine statt vager Zeitangaben, Ansprechpartner mit Namen und Durchwahl statt allgemeiner Kontaktmöglichkeiten oder klare Handlungsaufforderungen statt unverbindlicher Ratschläge. So werden Sie beispielsweise mehr positive Reaktionen bekommen, wenn Sie statt eines allgemeinen Hinweises wie „Diese Informationen sollen Soloselbstständige dazu anregen, die erwähnten Sachverhalte zeitnah für sich zu überprüfen“ abändern in: „Diese Punkte sollten Sie noch in diesem Jahr überprüfen. Wir unterstützen Sie gern dabei. Bitte rufen Sie uns unter Tel. 040/1234 zur Terminvereinbarung an. Sie erreichen uns telefonisch Mo–Fr von 8–16 Uhr.“

Mit dem Versand guter Mandanteninformationen an einmal vorselektierte Empfängergruppen ist es nicht getan. Damit Ihre Anschreiben ein voller Erfolg werden, müssen Sie die entsprechenden Daten auch pflegen. Dazu gehört, dass Sie notieren, welcher Mandant welche Informationen erhalten hat. Denn Ihre ganze Mühe wäre vergeblich, wenn sich ein Mandant auf Ihr Anschreiben hin meldet und niemand mehr weiß, welche Informationen er bekommen hat. Auch am Telefon müssen die Inhalte sofort abrufbar sein, sodass Sie weiterhelfen können.

Außerdem ist es sinnvoll, wichtige Veränderungen auf Mandantenseite zu verzeichnen, z. B. einen Hauskauf als Wertanlage, eine Unternehmenserweiterung, den Beginn der Zusammenarbeit mit einer Zeitarbeitsfirma etc. Damit können Sie Ihre Selektion aktuell halten und die Folgeinformationen entsprechend besser auswählen.

Je nach Themenschwerpunkt lassen sich Mandanteninformationen (oder Teile daraus) gleich auf mehreren Kanälen nutzen. Zum Dialogmedium werden sie, wenn Sie z. B. Checklisten anbieten, die die Mandanten an Ihre Kanzlei zurückschicken können. Sie können diese inhaltlich auch so gestalten, dass die Wahrscheinlichkeit der Weitergabe durch Mandanten an potenzielle Mandanten steigt, z. B. in Unternehmen oder Verbänden. Mandanten werden so zu Multiplikatoren. Sie können die Informationen auf Ihrer Kanzlei-Homepage zum Download anbieten, über Social-Media-Kanäle präsentieren oder für Rubriken wie „Ratgeber Recht“ in regionalen Tageszeitungen aufbereiten. Die Möglichkeiten sind vielfältig – wichtig ist lediglich die genaue Abstimmung von Thema und Medium.

Zahlreiche Verlage bieten fertige, professionelle und gut aufbereitete Mandanteninformationen an, die den o. g. Kriterien entsprechen oder sich gut bearbeiten lassen. Sie können oft individualisiert werden, z. B. mit Ihrem Kanzlei-Briefkopf oder einem eigenen Editorial (vgl. z. B. WCR WebContent Recht unter iww.de/wcr). Auch Broschüren zu allgemeinen Themen, wie Erben, Immobilienkauf, Ehevertrag oder Unternehmensgründung, lassen sich fertig einkaufen. Viele Verlage bieten zudem den Versand per Post und/oder E-Mail oder die Einbindung in Ihre Homepage an. Das kann gut klappen, wenn Sie bei der Auswahl der Empfänger auf die genannten Relevanzkriterien achten.