Ausgewählte Möglichkeiten, wie sich Ertragslage und Liquidität in Apotheken verbessern lassen

Für das laufende Jahr ist davon auszugehen, dass die Umsätze in den Apotheken weiter steigen. Hintergrund ist u. a., dass die Zahl der Versicherten und Beitragszahler steigt. Das Ausmaß der Umsatzsteigerung ist noch nicht absehbar und wird regional unterschiedlich ausfallen, u. a. abhängig von der Bevölkerungsstruktur und dem Alter der Menschen in einer Region. Gleichzeitig steigen für alle Apotheken aber die Kosten, z. B. für Personal, Mieten, Energie, EDV, Versicherungen. Privatwirtschaftliche Unternehmen versuchen in einer solchen Situation, Kostensteigerungen über höhere Preise weiterzugeben. Dies ist in der Apotheke nur bedingt möglich, da die Preise für verschreibungspflichtige Arzneimittel staatlich reguliert sind und nur bei rezeptfreien Arzneimitteln freie Preisbildung besteht. Bei Letzteren können die Preise angepasst werden – und auch das nur in begrenztem Umfang, da die Apotheken im Wettbewerb u. a. mit Drogeriemärkten oder Versandapotheken stehen, die oft günstigere Preise ausloben.

Ohne Gegenmaßnahmen sinkt der noch erwirtschaftete Gewinn kontinuierlich. Dies kann mittelfristig zu Verlusten führen und die Liquidität belasten. Denn der Gewinn muss auch ausreichen, um allen anderen Zahlungsverpflichtungen wie Steuerzahlungen, Investitionen und Tilgung von Bankkrediten nachkommen zu können. In der Praxis hat es sich bewährt, sowohl auf der Umsatz- als auch auf der Kostenseite Verbesserungen anzustreben.

Im Folgenden werden einige Möglichkeiten zur Stabilisierung und Steigerung der Erträge aufgezeigt, die zur Ideenfindung dienen sollen. Viele Maßnahmen können selbst umgesetzt werden, in einigen Fällen kann es sinnvoll sein, auf die Expertise Dritter zurückzugreifen. Veränderungen in Apotheken können es auch erforderlich machen, höhere Kosten in Kauf zu nehmen. Werden beispielsweise neue Produkte eingeführt, kann es notwendig sein, die Werbung zu ändern oder Mitarbeiter zu schulen. Auch die EDV muss in vielen Fällen angepasst werden. Und wer sich mit der Umsetzung von Maßnahmen beschäftigt, muss nach einer gewissen Zeit überprüfen, ob er erfolgreich war. Ein gutes Mittel dazu sind Kennzahlen. Deshalb werden für die Maßnahmen, soweit möglich, eine oder mehrere Kennzahlen vorgeschlagen, mit denen der Erfolg gemessen werden kann. Die Bezeichnungen und Formeln sind Vorschläge, die bei Bedarf angepasst werden können. Um den Erfolg wirklich beurteilen zu können, sollten die Kennzahlen über mehrere Jahre gebildet und die Entwicklung beobachtet werden.

Es kann z. B. versucht werden, das Sortiment in Richtung rezeptfreier Artikel aus den Bereichen Naturheilmittel, Gesundheits- und Wellnessprodukte zu erweitern. Dabei ist darauf zu achten, dass bevorzugt Artikel mit einem hohen Rohertrag angeboten werden. Der Rohertrag errechnet sich aus der Differenz zwischen dem Nettopreis für den Kunden und den Einstandskosten (siehe auch „Wichtige Kennzahlen für Apotheken: Warenrohertrag und Handelsspanne“ in AH 04/2024, Seite 12).

Analog zu den neuen Artikeln kann versucht werden, das Dienstleistungsangebot zu erweitern, z. B. um pharmazeutische Dienstleistungen (pDL) wie die standardisierte Risikoerfassung von Bluthochdruck oder die Schulung der Inhalationstechnik. Und auch wenn sich dieses Angebot je nach (personeller) Ausstattung der Apotheke nicht in jedem Fall betriebswirtschaftlich rechnet, lassen sich im Zusammenhang damit Zusatzverkäufe generieren, die wiederum direkt in das betriebswirtschaftliche Ergebnis einfließen, und der Imagegewinn sowie der umfassende Service stärken die Kundenbindung.

Auch wenn Rabatte oder Treueprogramme bei Non-Rx-Artikeln zunächst zu Umsatzeinbußen führen, kann sich ihr Einsatz lohnen. Denn Treueprogramme erhöhen die Kundenbindung und die Kunden kaufen lieber in „ihrer“ Apotheke als in Versandapotheken oder Drogerien. Somit kann der rabattbedingte Umsatzrückgang oft überkompensiert werden (siehe auch „Rabatte, Boni & Co.: Schenken, aber richtig – das ist nicht nur zum Jahresende relevant!“, in AH 12/2021, Seite 12).

Apotheker sollten ständig die Notwendigkeit von Kosten hinterfragen:

Beachten Sie | Auslaufende Verträge sollten für Neuverhandlungen oder einen Anbieterwechsel genutzt werden.

Da der Wareneinkauf die mit Abstand größte Position darstellt, sollte hierauf regelmäßig ein besonderes Augenmerk gelegt werden. Hier kann versucht werden, mit dem Großhandel bessere Konditionen auszuhandeln. Auch eine Überprüfung der möglichen Aufschläge durch den Großhandel sollte regelmäßig erfolgen, um eventuelle Fehler bzw. zu hohe Zahlungen zu vermeiden.

Bei allen Maßnahmen sollte immer auch die Liquidität im Fokus stehen. Können Zahlungsverpflichtungen nicht erfüllt werden, kann die Insolvenz drohen. Und selbst wenn eine Apotheke Gewinn erwirtschaftet, kann es zu Liquiditätsproblemen kommen. Denn nicht alle Geschäftsvorfälle beeinflussen den Gewinn, wohl aber die Liquidität, z. B. Steuernachzahlungen/-vorauszahlungen oder Tilgungen.

Mögliche Erlös- und Kostenschwankungen können sich negativ auf die Liquidität auswirken, etwa wenn es umsatzschwache Monate gibt (z. B. Ferien, viele Feiertage) oder wenn in einzelnen Monaten hohe Kosten und Auszahlungen anfallen, z. B. Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld und Steuervorauszahlungen bzw. -nachzahlungen. Nicht zuletzt muss bedacht werden, dass es zu Zahlungsverschiebungen kommen kann, wenn z. B. Rezepte von Kassen später bezahlt werden als Lieferantenforderungen zu begleichen sind.

Folgende Maßnahmen wirken sich direkt positiv auf die Liquidität aus:

Da die Liquidität für jede Apotheke überlebenswichtig ist, sollte die Entwicklung ständig überwacht werden. Es gibt zwar aussagekräftige Liquiditätskennziffern, diese sind aber im Tagesgeschäft für Apotheken weniger geeignet. Besser ist es, wenn der Apotheker eine einfache monatliche Liquiditätsplanung oder einen -status erstellt und fortschreibt, um leichter erkennen zu können, ob und wann es ggf. zu Engpässen kommt. Wichtig ist, dass nur Vorgänge erfasst werden, die zu einer Kontomehrung oder -minderung führen.

Ein Liquiditätsstatus kann z. B. mit Excel erstellt werden. Die Übersicht zeigt beispielhaft, wie ein einfacher Liquiditätsstatus aussehen kann:

Beim Personal ist es äußerst schwierig, die Kosten unmittelbar zu senken, da u. a. Fachkräftemangel herrscht. In der Praxis hat es sich bewährt, die Beschäftigten effizienter einzusetzen. Je höher die Kundenfrequenz, desto mehr Personal sollte für Verkauf und Beratung zur Verfügung stehen, damit die Kunden nicht zu lange warten müssen. Das schafft Zufriedenheit und erhöht die Kundenbindung. Umgekehrt sollte in Randzeiten, z. B. morgens oder abends, mit weniger Personal gearbeitet werden. Hier muss jede Apotheke ihr individuelles „Kundenfrequenzprofil“ erstellen. Die Flexibilisierung bietet oft auch Teilzeitkräften die Möglichkeit, Beruf und Privatleben besser zu vereinbaren.

Zur Verbesserung des Personaleinsatzes gehört auch die Aus- und Weiterbildung des Personals. Ziel ist es, das Personal im Umgang mit den Kunden zu schulen, um eine höhere Kundenzufriedenheit und Kundenbindung zu generieren. Eine klare und zielgerichtete Gesprächsführung spart zudem Zeit und damit Geld.