IT-Ausstattung für die Zahnarztpraxis: Kaufen, mieten oder leasen?

Neue IT-Ausstattung ist kostspielig – vor allem, weil sie fast laufend zu ersetzen bzw. zu erneuern ist. Denn die Technik schreitet unaufhaltsam voran, und was heute noch dem Stand der Dinge entspricht, kann in einem Jahr bereits veraltet sein – seit KI auch Einzug in Zahnarztpraxen hält, gilt das umso mehr.

Entscheiden sich Zahnärzte für den Kauf der IT-Ausstattung, folgt daraus zunächst ein oft erheblicher Liquiditätsabfluss. Es stellt sich deshalb als erstes die Frage, ob die Praxis auf diese Liquidität verzichten kann. Denn die Aufnahme zinsteurer Darlehen macht eine Kaufentscheidung oft unrentabel. Vorteilhaft kann sich der Kauf der IT-Ausstattung aber auch auswirken:

Entscheidet sich die Zahnarztpraxis dafür, die IT-Ausstattung zu mieten, dann wird die betriebliche Liquidität zunächst geschont. Anstatt den hohen Kaufpreis zu finanzieren, muss nun lediglich eine geringe Miete entrichtet werden. Zudem bietet das Mietmodell einen weiteren Vorteil im Vergleich zum Kauf: Der Vermieter bleibt Eigentümer der IT-Ausstattung und er hat sich deshalb auch darum zu kümmern, dass die Komponenten funktionstüchtig bleiben und z. B. erforderliche Updates durchgeführt werden – das ist bei gekaufter Hard- und Software nicht der Fall. Schmort beispielsweise eine Festplatte durch und liegt kein Garantiefall vor, muss sich der Zahnarzt selbst um die Erneuerung kümmern. Zudem hat vor allem bei einem zeitnahen Austausch der Komponenten das Mieten im Vergleich zum Kaufen die Nase vorn:

Wichtig | Gemietete Hard- und Software ist besonders dann von Vorteil, wenn sich die Zahnarztpraxis modern präsentieren und sofort auf neue Technik- und IT-Trends aufspringen möchte. Denn der Mietvertrag lässt sich oft schnell beenden und durch einen neuen Vertrag mit modernsten Komponenten ersetzen. Wurde die IT hingegen gekauft, vergeht bis zu einer Erneuerung meist deutlich mehr Zeit. Das birgt das Risiko, technisch von der Konkurrenz „abgehängt“ zu werden.

Als Mittelweg bietet sich ein Leasing der IT-Ausstattung an. Beim Leasing ist die finanzielle Belastung ähnlich wie bei einem Mietmodell zunächst gering – was sich bei einer langen Leasingdauer aber als Nachteil im Vergleich zur Kaufentscheidung umkehren kann. Es kann zudem sein, dass zum Vertragsbeginn eine Leasingsonderzahlung verlangt wird. Die belastet ebenfalls die Liquidität der Praxis. Zudem muss sich bei geleasten Geräten der Nutzer der Technik – also der Zahnarzt – in Eigenregie um den Erhalt der Funktionstüchtigkeit kümmern.

Es kann nicht pauschal beantwortet werden, welches der Modelle tatsächlich „am besten“ ist. Denn die Entscheidung hängt maßgeblich von den individuellen Vorstellungen des Praxisinhabers, aber auch von der tatsächlichen (Weiter)-Entwicklung der IT ab.

Aus diesem Grund sollte der Praxisinhaber vor einer finalen Entscheidung nicht nur Angebote für alle drei Varianten einholen und diese miteinander vergleichen, sondern sich auch folgende Fragen stellen:

Entscheidet sich der Praxisinhaber für das Mietmodell, dann ist die steuerliche Einordnung einfach. Hintergrund ist, dass die an den Anbieter gezahlte Miete in voller Höhe in der Gewinnermittlung als Betriebsausgabe abzugsfähig ist. Mit dem Liquiditätsabfluss folgt damit parallel ein Betriebsausgabenabzug in gleicher Höhe. Beim Leasingmodell gilt grundsätzlich Entsprechendes. Hier müssen leasende Zahnarztpraxen aber zwei Besonderheiten beachten:

Wird die IT-Ausstattung gekauft, dann stellt sie Anlagevermögen dar. Der Kaufpreis ist zu aktivieren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben. Das sind grundsätzlich drei Jahre. Das Problem ist offensichtlich: Während der Kaufpreis die Liquidität der Zahnarztpraxis sofort schmälert, kommt der Entlastungseffekt über den Betriebsausgabenabzug nur nach und nach an. Aus diesem Grund gibt es drei lukrative und praxisgerechte Ausnahmen zur Steuergestaltung: