So lässt sich Vereinbarung zwischen Stiftung und ehrenamtlich Tätigen richtig gestalten

Eine Vereinbarung mit ehrenamtlich Tätigen ist erforderlich; und zwar aus haftungs-, datenschutz- und ggf. auch jugendschutzrechtlichen Gründen.

Nachfolgend finden Sie eine Musterformulierung mit den wesentlichen Punkten für eine Ehrenamtsvereinbarung, die mit einem Rechtsanwalt abgestimmt und an die Bedürfnisse der Stiftung angepasst werden sollte. Im Anschluss an die Musterformulierung finden Sie Erläuterungen.

Als Beispielsstiftung ist eine Stiftung gewählt, die Kunst und Kultur fördert und ein Museum unterhält. Der ehrenamtlich Tätige soll hier auch Führungen und Workshops (für Kinder und Jugendliche) durchführen.

Im Rubrum der Ehrenamtsvereinbarung ist aufzunehmen, wer die Stiftung vertritt (hier: Vorsitzender des Vorstands).

Üblicherweise wird eine Ehrenamtsvereinbarung unbefristet abgeschlossen, sodass eine Kündigungsfrist vorgesehen werden kann.

Wichtig | Auch wenn keine Kündigungsfrist eingehalten werden muss (§ 671 Abs. 1 BGB), kann die Stiftung dennoch eine solche vereinbaren. Dies gibt beiden Seiten eine Verlässlichkeit. Da die Stiftung hier keinen tariflichen oder gesetzlichen Bindungen unterliegt, kann sie die Kündigungsfrist frei festlegen. Eine Frist von zwei Wochen zum Monatsende bietet sich an.

Soll eine Befristung vorgesehen werden, würde in der Vereinbarung aufgenommen werden, dass der Ehrenamtler befristet eingesetzt wird. Z. B.:

Will die Stiftung die Steuerfreibeträge des § 3 EStG nutzen, muss sie in der Vereinbarung klarstellen, dass mit der Tätigkeit gemeinnützige, mildtätige und kirchliche Zwecke gefördert werden und die Tätigkeit der Allgemeinheit zugutekommt (OFD Frankfurt am Main, Verfügung vom 22.03.2018, Az. S 2245 A – 2 – St 213).

Während bei der sog. Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG keine inhaltlichen Vorgaben zu beachten sind, kann die sog. Übungsleiterpauschale nach § 3 Nr. 26 EStG nur genutzt werden, wenn die Tätigkeit als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer oder einer vergleichbaren Tätigkeit durch eine pädagogische Ausrichtung gekennzeichnet ist. Diese pädagogische Ausrichtung sollte die Stiftung auch in der Vereinbarung aufnehmen (hier: § 2 Nr. 2).

Die Steuerfreibeträge nach § 3 Nr. 26 und § 3 Nr. 26a EStG können nur gewährt werden, wenn es sich um eine „nebenberufliche“ Tätigkeit handelt (LStR R 3.26 Abs. 2 zu § 3 Nr. 26 EStG). Bei einer regelmäßigen Wochenarbeitszeit dürfen es nicht mehr als 14 Stunden sein (OFD Frankfurt am Main, Verfügung vom 02.09.2019 Az. S 2245 A – 002 – St 29, Abruf-Nr. 229568). Dem wird die Regelung in § 2 Nr. 4 gerecht.

Sollen dem Ehrenamtler die Steuerfreibeträge nach § 3 Nr. 26 und § 3 Nr. 26a EStG gewährt werden, ist in der Vereinbarung aufzunehmen, dass diese auch nur einmal bis zu dem jeweiligen Höchstbetrag in Anspruch genommen werden können, weil es sich hier um persönliche Steuerfreibeträge handelt.

Rechtlich gesehen, liegt bei dem Einsatz von ehrenamtlichen Menschen für die Stiftung ein sog. Auftragsverhältnis vor. Damit ist verbunden, dass der Ehrenamtler einen Anspruch auf Aufwendungsersatz (§ 670 BGB) hat. Gegen Nachweis können diese entstandenen Kosten auch erstattet werden.

Nach § 72a SGB VIII müssen die Träger der öffentlichen Jugendhilfe sicherstellen, dass keine ehrenamtlich tätige Person, die wegen einer Sexualstraftat rechtskräftig verurteilt worden ist, Kinder oder Jugendliche beaufsichtigt, betreut, erzieht oder ausbildet oder einen vergleichbaren Kontakt hat.

Auch wenn § 72a SGB VIII nur die Träger der öffentlichen Jugendhilfe anspricht, sollten dies auch Stiftungen berücksichtigen, wenn sie im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe tätig sind oder auch „nur“ mit Kindern und Jugendlichen arbeiten. Sie müssen bei der Auswahl der ehrenamtlichen Helfer darauf achten, dass diese nicht wegen entsprechender Sexualstraftaten verfolgt werden oder wurden.

Dieser Nachweis lässt sich nur durch die Vorlage eines erweiterten Führungszeugnisses (§ 30a BZRG) führen. Deshalb ist in der Ehrenamtsvereinbarung zu bestimmen, dass der Ehrenamtler ein solches vorlegen muss.

Beantragt der Ehrenamtler das Führungszeugnis, muss er eine schriftliche Aufforderung der Stiftung vorlegen, die das „erweiterte Führungszeugnis“ verlangt und in der diese bestätigt, dass die Voraussetzungen des § 30a Abs. 1 BZRG für die Erteilung vorliegen. Etwa wie folgt:

Die Kosten für das erweiterte Führungszeugnis von 13 Euro kann die Stiftung dem Ehrenamtlichen erstatten, soweit diese die Behörde erhebt. Die Erstattung hat keinen Entlohnungscharakter; sie ist nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei (FG Münster, Urteil vom 23.03.2022, Az. 7 K 2350/19 AO, Abruf-Nr. 229208).

Während für Organmitglieder, besondere Vertreter und Vereinsmitglieder in §§ 31a, 31b BGB eine Haftungsprivilegierung geschaffen wurde, gelten diese für ehrenamtlich Tätige im Stiftungsbereich nicht. Denn es handelt sich hier weder um ein Organmitglied noch um einen besonderen Vertreter. Dennoch kann für diese eine entsprechende Haftungsprivilegierung in der Vereinbarung vorgesehen werden, wie in § 5 Ziffer 1 und 2 geschehen.

Durch die Tätigkeiten des Ehrenamtlers kann es zu Schäden kommen, für die die Stiftung einen Versicherungsschutz bieten kann. Auch dies kann in der Ehrenamtsvereinbarung geregelt werden (hier unter Ziffer 3).

Die Stiftung erhebt personenbezogene Daten. Daher muss sie nach Art. 13 Abs. 1 DSGVO der betroffenen Person, hier dem Ehrenamtler, zum Zeitpunkt der Erhebung dieser Daten den Namen und die Kontaktdaten der Stiftung sowie seines vertretungsberechtigten Vorstands, mitteilen – was sich hier aus dem Rubrum ergibt –, ggf. die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten und die Betroffenenrechte.

Die Stiftung darf nur richtige Daten verarbeiten (Art. 5 Abs. 1 d) DSGVO). Deshalb ist der Ehrenamtler zu verpflichten, dass er der Stiftung Änderungen seiner Daten mitzuteilen hat. Dies ist in § 6 Nr. 5 der Vereinbarung geregelt.

Die Stiftung ist „Verantwortlicher“ nach der DSGVO (Art. 4 Nr. 7 DSGVO). Damit muss sie nach Art. 32 DSGVO geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um ein angemessenes Schutzniveau der verarbeiteten Daten zu gewährleisten. Eine der wesentlichen Maßnahmen ist, die Ehrenamtler auf den Datenschutz und die Verschwiegenheit zu verpflichten.

In § 7 ist eine Verschwiegenheitsklausel vorgesehen. Diese kann entfallen, wenn der Ehrenamtler keinen Zugriff auf Daten hat oder keine Daten nutzt.

Im Hinblick auf den Regelungsbereich im Rahmen der Ehrenamtsvereinbarung erscheint eine salvatorische Klausel entbehrlich.