So vereinbaren Sie wirksam die Rückzahlung von Aus- und Fortbildungskosten Ihrer Mitarbeiter

Die Rechtsprechung unterscheidet zwischen Situationen, in denen eine Rückzahlungsvereinbarung wirksam ist oder nicht. Hierzu hat sie einige Kriterien entwickelt.

Nach dem Bundesarbeitsgericht (BAG) sind Rückzahlungsvereinbarungen im Grunde bei solchen Fortbildungen wirksam, die für den Praxismitarbeiter „vorteilhaft“ sind. Doch was meint das BAG mit „vorteilhaft“? Damit sind Fortbildungen gemeint, die ihre beruflichen Möglichkeiten verbessern. Das ist der Fall, wenn der Praxismitarbeiter durch die Fortbildung eine neue – bisher verschlossene – Qualifikation auf dem Arbeitsmarkt oder eine höher dotierte Vergütung in der Physiopraxis in Aussicht gestellt bekommt.

Wichtig | Wenn die Fortbildung im erkennbaren Interesse oder auf eigenen Wunsch des Praxismitarbeiters erfolgt, sind Rückzahlungsvereinbarungen meist unproblematisch zulässig.

Solche Maßnahmen bezwecken nicht, berufliche Möglichkeiten zu verbessern. Der Mitarbeiter hat hierbei meist nicht die Chance auf mehr Gehalt oder bessere Aufstiegsmöglichkeiten. Auch ist es nicht ohne Weiteres zulässig, die Rückzahlungspflicht allein an das wiederholte erfolglose Ablegen einer angestrebten Prüfung zu knüpfen, ohne nach den Gründen zu differenzieren. Gründe für die Nichtablegung, die nicht in den Verantwortungsbereich des Mitarbeiters fallen, sind konkret zu benennen und von der Rückzahlungspflicht auszunehmen (BAG, Urteil vom 25.04.2023, Az. 9 AZR 187/22, Abruf-Nr. 236865).

Das BAG erkennt eine Rückzahlungsvereinbarung nur als wirksam an, wenn vor Beginn der Maßnahme die konkreten wirtschaftlichen Vorteile und die genaue wirtschaftliche Belastung des Mitarbeiters bei vorzeitigem Ausscheiden eindeutig für den Mitarbeiter erkennbar sind (Urteil vom 21.11.2002, Az. 6 AZR 77/01, und vom 23.01.2007, Az. 9 AZR 482/06). Zudem darf der Arbeitgeber höchstens den Betrag verlangen, den er für die Aus- oder Weiterbildung des Mitarbeiters tatsächlich investiert hat. Dabei muss der Vertragspartner des Verwenders bereits bei Vertragsschluss wissen, was ggf. auf ihn zukommt (Landesarbeitsgericht Niedersachsen, Urteil vom 12.10.2022, Az. 8 Sa 123/22).

Weiterbildungsdauer und Bindungsdauer – das sind bei der Frage nach einer zulässigen Rückzahlungsvereinbarung zwei untrennbare Schwestern. Mit der Weiterbildungsdauer ist der Zeitraum gemeint, den die Bildungsmaßnahme einnimmt. Die Bindungsdauer sagt aus, wie lange sich der Praxisinhaber nach der Fortbildung auf die Klausel berufen darf. Diese beiden Schwestern müssen in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen. Grundsätzlich darf die Bindungswirkung nicht zu lang sein. Die optimale Länge hängt vom Einzelfall ab. Entscheidend ist, in welchem Ausmaß die beruflichen Chancen des Mitarbeiters infolge der Fortbildung gestiegen sind.

Bei einer Vereinbarung sind auch die Rückzahlungsmodalitäten zu regeln. Die Rechtsprechung hat hierzu eine Regel aufgestellt: Danach ist der zurückzuzahlende Betrag zeitanteilig im Verhältnis zu staffeln.

Unzulässig wäre es, den vollen Betrag zu fordern, wenn der Mitarbeiter innerhalb der Bindungsdauer die Praxis verlässt. Der zurückzuzahlende Betrag darf zudem nur die tatsächlich angefallenen Fortbildungskosten umfassen.

Nicht jede Beendigung des Arbeitsverhältnisses vor Ablauf der vereinbarten Bindungsfrist löst wirksame Rückzahlungsansprüche des Arbeitgebers aus. Die vorzeitige Beendigung muss vielmehr der Sphäre des Praxismitarbeiters zuzurechnen sein. Das ist beispielsweise bei einer Eigenkündigung des Mitarbeiters oder einer berechtigten verhaltensbedingten Kündigung der Fall. Unterscheidet die Klausel nicht in diesem Sinne nach dem Grund der Beendigung, so ist sie wegen des Verbots der geltungserhaltenden Reduktion allgemeiner Geschäftsbedingungen insgesamt unwirksam und der Praxisinhaber kann keine Rückzahlung erfolgreich durchsetzen. In diesem Zusammenhang ist auch allein das Ausscheiden durch Eigenkündigung des Mitarbeiters nicht Grund genug, um wirksam die Rückzahlungspflicht auszulösen und eine unangemessene Benachteiligung auszuschließen. Vielmehr ist auch hier nach dem Anlass der Eigenkündigung (Sphäre des Mitarbeiters oder nicht) zu differenzieren (BAG 01.03.2022, Az. 9 AZR 260/21, Abruf-Nr. 229055).