Abläufe rund um den HKP optimieren (Teil 3): Präparieren, Eingliedern und Rechnung stellen

Sollte ein Patient einen fest vereinbarten Termin versäumen oder zu kurzfristig absagen, können Sie unter bestimmten Voraussetzungen Ausfallhonorar (Schadenersatz) berechnen. Die Rechtsgrundlage bildet § 615 Satz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Dieser regelt den sogenannten „Annahmeverzug“ (des Patienten). Demnach müssen folgende Mindestvoraussetzungen für ein Ausfallhonorar erfüllt sein:

Der dem Zahnarzt bei Vorliegen der Voraussetzungen entstandene Schaden – das Ausfallhonorar – ist konkret zu berechnen. Hierfür haben die Gerichte unterschiedliche Anforderungen aufgestellt. Die konkrete Schadensberechnung ist regelmäßig durch die Vorlage entsprechender betriebswirtschaftlicher Aufzeichnungen zu belegen und muss ggf. nachvollziehbar erläutert werden (Quelle: Landeszahnärztekammer Brandenburg).

Ein aktuelles Urteil dazu hat das Amtsgericht Bielefeld gefällt. Das Gericht verurteilte einen Patienten, der erst am Tag der vereinbarten umfangreichen zahnärztlichen Behandlung den Termin absagte, zur Zahlung eines Ausfallhonorars in Höhe von 375 Euro. Der Zahnarzt hatte 195 Minuten für den Termin reserviert, entgangenes Honorar erhielt er für 80 Minuten (AG Bielefeld, Urteil vom 10.02.2017, Az. 411 C 3/17; Details unter Abruf-Nr. 45137962). Auch diese Entscheidung zeigt: Ob und in welcher Höhe Ausfallhonorar ggf. in Rechnung gestellt werden kann, ist immer einzelfallabhängig.

Nachfolgend gehen wir aber davon aus, dass über ein Ausfallhonorar gar nicht nachgedacht werden muss, weil der Patient – auch dank Erinnerung – pünktlich zu seinem Termin erscheint und an alles gedacht hat. Die unterschriebene Mehrkostenvereinbarung hat er mitgebracht. Außerdem bittet er noch einmal um Kopien für seine Zusatzversicherung. Er hat sich, wie beantragt, für eine Vollkeramikkrone entschieden und hat dazu noch einige Fragen. Der genehmigte E-HKP wurde der Zahnarztpraxis von der Krankenkasse auf digitalem Wege zugesandt.

Als Information für den Patienten nach der Behandlung können Sie ihm zusätzlich zur mündlichen Aufklärung ein Merkblatt aushändigen.

Auch einen aktuellen Anamnesebogen hat der Patient mitgebracht. Darauf ist u. a. vermerkt, dass er seit kurzer Zeit Marcumar einnehmen muss. Die Praxismanagerin teilt dem Zahnarzt diese Änderung in der Anamnese umgehend mit, sodass dieser darauf vorbereitet ist, wenn während der Präparation stärkere Blutungen auftreten sollten.

Erfassen Sie am besten alle voraussehbaren Überschreitungen des 2,3-fachen Satzes bereits im HKP, damit der Patient darüber informiert ist. Bitte beachten Sie, dass Begründungen zur Steigerung der Faktorhöhe mehr sein müssen als reine Situationsbeschreibungen. Unzureichende Begründungen sind häufig Ursache von Erstattungsschwierigkeiten.

Die Eingliederung der Vollkeramikkrone verläuft bei dem Patienten unproblematisch. Nach der Behandlung erinnert er die Praxismanagerin noch einmal daran, dass er Kopien für seine Zusatzversicherung wünscht. Sie versichert ihm, dass er alle notwendigen Unterlagen zugesandt bekommt, sobald der HKP abgerechnet worden ist.

Legen Sie dem Patienten zusammen mit den Kopien für seine Erstattungsstelle einen kurzen Informationsbrief bei, in dem Sie kurz die weitere Vorgehensweise erläutern. Kopien in überschaubarem Umfang sollten Sie m. E. als Serviceleistung erbringen und dem Patienten nicht in Rechnung stellen. Aber in Ihrem Anschreiben dürfen Sie den kostenlosen Service gemäß dem Motto „Tue Gutes und sprich darüber“ ruhig erwähnen.

Falls es vom Labor noch nicht Standard sein sollte, bitten Sie dieses darum, Sie umgehend zu informieren, sobald sich abzeichnet, dass die Kosten voraussichtlich das gewöhnliche und abgesprochene Maß übersteigen werden.

14 Tage nach Eingliederung der Vollkeramikkrone erscheint der Patient mit einem Brief seiner Zahnzusatzversicherung in der Praxis. Die Zusatzversicherung hat ihm keine vollen 100 Prozent erstattet, da sein Tarif dies nicht vorsieht. Der Patient wünscht sich, dass die Rechnung so umgeschrieben wird, dass er volle Erstattung erhält. Die Praxismanagerin erklärt ihm höflich, dass dies nicht rechtens ist.

In der größeren Zahl der Fälle fordert der Patient aber keine „Mauscheleien“, sondern stört sich an einzelnen Abrechnungspositionen – insbesondere solchen mit erhöhtem Steigerungsfaktor und insbesondere dann, wenn die Versicherung die Leistung nicht voll erstatten will. Sprechen Sie mit dem Patienten über die Rechnung und erklären Sie ihm ggf. die Faktorsteigerung. In Einzelfällen kann es sinnvoll sein, ihm z. B. Ratenzahlung anzubieten.