Die E-Rechnung verändert das Geschäftsfeld der Finanzbuchführung (endlich!)

Die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im Business-to-Business-Bereich (B2B) ab dem 1.1.25 wird die Rechnungsprozesse in Unternehmen und damit auch das Geschäftsfeld der Finanzbuchführung von Steuerkanzleien tiefgreifend und nachhaltig verändern. Wo bisher Medienbrüche und unterschiedlichste Formate und Technologien vorherrschen, hält nun die Standardisierung Einzug. Der Trend "Buchhalter: vom Datenerfasser hin zum Prozessversteher und Datenkontrolleur” wird so an Geschwindigkeit zunehmen. Tagesaktuelle Rechnungsdaten werden möglich und sind für das 2028 startende nationale Meldesystem zur Senkung des Mehrwertsteuerbetrugs geplant. Die E-Rechnung als strukturiertes elektronisches Datenformat bildet hier die Grundlage zur automatisierten Prüfung in Echtzeit für die Finanzverwaltung.

Die Umstellung und Digitalisierung der Rechnungsprozesse werden insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen sowie ihre Steuerberater vor große Herausforderungen stellen. Gleichzeitig eröffnen sich dadurch neue Chancen: Dank strukturierter elektronischer Daten entfällt die zeitaufwendige manuelle Erfassung, die die Finanzbuchführung in vielen Kanzleien prägt. Dies ermöglicht neue Dienstleistungen wie den CFOaaS (Chief Financial Officer as a Service). Der Datenschatz in den Kanzleien kann gehoben und mit Echtzeit-Reporting zu neuem Mehrwert für die Mandanten führen. Zudem wird auch aufseiten der Finanzverwaltung weiter digitalisiert. Mit dem Entwurf zur Buchführungsdatenschnittstellenverordnung (DSFinVBV) wird die Standardisierung von digitalen Schnittstellen von Buchführungssystemen vorangetrieben. Data-Mining und Automatisierung sollen so verstärkt in der Betriebsprüfung Einzug halten.

Steuerkanzleien stehen jetzt vor der grundlegenden Entscheidung: Entweder sie nutzen die Chance zur Digitalisierung im Geschäftsfeld Finanzbuchführung, automatisieren die Prozesse und bauen parallel neue Beratungsfelder auf oder sie verlieren in kurzer Zeit den Umsatz aus einem ihrer Brot-und-Butter-Geschäfte. Ein Blick auf Zahlen des beherrschenden deutschen Steuer- und Kanzleisoftwareanbieters DATEV eG zeigt: Es gibt viel zu tun!

Das vor einigen Jahren entwickelte Digitalisierungscockpit der DATEV, welches wichtige Kennzahlen und Benchmarks in den Leistungs- und Verwaltungsprozessen zeigt, wird nur von ca. einem Fünftel der Genossen genutzt. Werden hier bestimmte Richtwerte erreicht, erhalten Kanzleien das Label „Digitale Kanzlei“. Aber: Nur 5 % aller DATEV Kanzleien können das aktuell von sich behaupten. Die Richtwerte im zweiten Brot-und-Butter-Geschäft, der Lohnabrechnung, wurden seit Jahren nicht mehr angehoben.

Nur bei einem kleinen, fortschrittlichen Prozentsatz an Kanzleien sind Digitalisierung und Automatisierung voll im Tagesgeschäft integriert. Ein Großteil arbeitet wie gewohnt mit Papier und Pendelordner. Auf diesen zumeist geringen Digitalisierungsstand trifft jetzt die E-Rechnung: ein strukturierter Datensatz, der eine maschinelle Verarbeitung ermöglichen muss. Manuelle Erfassungstätigkeiten gehören der Vergangenheit an, wenn die Prozesse reibungslos digital organisiert werden – und damit ist keine E-Mail (mit PDF im Anhang) gemeint. Das ist auch eine Zielsetzung der E-Rechnung, wie ein Blick auf den neuesten Entwurf des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) verrät.

Kurz zur Erinnerung: Ab dem 1.1.25 müssen Unternehmen E-Rechnungen aus einer B2B-Beziehung elektronisch empfangen können. Laut Entwurf des BMF-Schreibens (III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007, Tz. 36) reicht ein E-Mail-Postfach. Spätestens ab dem 1.1.28 müssen sie E-Rechnungen elektronisch versenden können. Eine E-Rechnung liegt nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dazu muss ein strukturierter Datensatz in einem XML-Format erstellt werden, der der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Eine E-Rechnung ist also ein Datensatz, den eine Software verarbeiten können muss (BMF-Entwurf, Tz. 21, 24 ff.).

Lesbarkeit bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die XML-Datei maschinell auswertbar sein muss (maschinelle, nicht menschliche Lesbarkeit). Daher ist die zusätzliche Erstellung eines menschenlesbaren Dokuments nicht erforderlich. Eine PDF-Rechnung ist zwar digital, entspricht aber nicht dieser Norm. Sie ist eine visuelle Aufbereitung der ursprünglichen Daten – ein Medienbruch. Zukünftig wird sie wie Papierrechnungen und alle vom Standard abweichenden Formate als „sonstige Rechnungen“ geführt und ist dann nicht mehr umsatzsteuerlich relevant (BMF-Entwurf, Tz. 6, 27).

Gerade auf Papierprozesse hat das neue elektronische Rechnungsformat die größten Auswirkungen. Mit einer XML-Rechnung funktioniert z. B. kein analoger Rechnungsfreigabeprozess per Unterschrift auf einer Rechnungskopie. Hier werden digitale Softwarelösungen benötigt. Und das ist auch ein Ziel der Verordnung: „Die Neuregelung zum 1.1.25 stellt einen wesentlichen Baustein zur Digitalisierung des Geschäftsverkehrs dar. Dafür sind die Prozesse und Abläufe zur Erstellung sowie Verarbeitung einer E-Rechnung auf den verschiedenen Ebenen zu digitalisieren“ (BMF-Entwurf, Tz. 2). Dazu gewährt der Gesetzgeber Übergangsregelungen beim Empfang und Versand von E-Rechnungen (s. Servicekasten am Ende des Beitrags).

Wenn ab dem 1.1.25 alle Unternehmen im B2B E-Rechnungen empfangen können müssen und der Vorrang der Papierrechnung entfällt, kann jeder Zulieferer oder Dienstleister seinen Unternehmenskunden ohne deren Einwilligung E-Rechnungen zusenden. Der Unternehmenskunde muss diese dann empfangen und verarbeiten können. Dies betrifft auch Unternehmen, die man nicht direkt mit B2B verbindet: Ein Arzt oder eine Bäckerei hat auch Lieferanten. Dort besteht ebenfalls eine Geschäftsbeziehung zwischen zwei Unternehmen. Somit müssen auch sie ab dem 1.1.25 den Empfang von E-Rechnungen gewährleisten. Das verdeutlicht das Ausmaß der E-Rechnungspflicht: So gut wie jedes Unternehmen muss sich damit beschäftigen und Anpassungen bei den Rechnungsprozessen vornehmen.

Diese Anpassungen der Rechnungsprozesse bei so gut wie allen Mandanten führen unweigerlich zu Veränderungen bei der Erstellung der Finanzbuchführung durch Steuerkanzleien. Das einfachste Beispiel: E-Rechnungen im XML-Format können nur schwerlich ausgedruckt, in einem Pendelordner abgeheftet und in der Kanzlei weiterverarbeitet werden. Damit ist das Ende des Pendelordners als dominierendes Transfermedium zwischen Unternehmen und Kanzlei so gut wie besiegelt. Doch was tritt an dessen Stelle? Im schlechtesten Fall: Viele E-Mails mit vielen E-Rechnungen im Anhang – Chaos vorprogrammiert. Im besten Fall: Eine Schnittstelle zwischen dem Vorsystem des Mandanten und dem Hauptsystem der Kanzlei.

Und diese Vorsysteme wird der Mandant brauchen, um E-Rechnungen verarbeiten und versenden zu können. Kanzleien, die seinerzeit das Thema Verfahrensdokumentation ernst nahmen und Interesse an den Prozessen beim Mandanten zeigten, wissen heute, welcher Mandant wie arbeitet und welche Software er nutzt. Mit der E-Rechnung kommt ein großer Vorteil zum Tragen: Ein durchgängig digitaler Prozess ohne Medienbrüche zwischen zwei Systemen. Manuelle, repetitive Erfassungstätigkeiten gehören dann der Vergangenheit an. An ihre Stelle kann eine erhöhte Produktivität in Form von hohen Buchungssätzen pro Stunde treten und so den sich noch verschlimmernden Fachkräftemangel der Branche lindern.

Allerdings bedarf es auch aufseiten der Mitarbeitenden an Fertigkeiten – z. B. ein Upskilling-Programm für das Berufsbild des klassischen Buchhalters: quasi vom Ärmelschoner zum Hoodie. Weiterbildungsangebote wie Fibu- und Buchhaltroniker, Schnittstellenmanager oder FAIT zollen dem schon länger Tribut. Ganz in der Breite der Praxis sind sie jedoch nicht angekommen. Die Mitarbeitenden aber müssen die Logik und Zusammenhängen hinter all dem verstehen und benötigen Methoden und Werkzeuge, um Anomalien und Fehler in der Datenverarbeitung erkennen zu können.

Mit der Verschiebung von Tätigkeiten geht ebenfalls eine Verschiebung des Umsatzes einher. Wird aktuell auch das Sortieren, Scannen oder Erfassen von Rechnungs- und Kontoinformationen in Rechnung gestellt, fällt dies mit durchgängigen digitalen Prozessen weg. Diese müssen aber zuerst aufgebaut werden; das bedeutet: Vorsysteme beim Mandanten prüfen, Prozesse analysieren, Schnittstellen und innovative Lösungen implementieren, das Ganze testen, Mitarbeiter schulen und die Veränderung nachhalten. Darin steckt neuer Beratungsumsatz, den die Vorreiter der Branche bereits als Geschäftsfeld etabliert haben. Zudem wird durch die E-Rechnung und die maschinelle Verarbeitung die Erwartung geweckt, dass Buchhaltung auf Knopfdruck funktioniert. So mancher Steuerberater und -fachangestellte hat das schon zu hören bekommen. Dies wird mit der E-Rechnung aber nicht auf Anhieb der Fall sein. Zudem werden den kontrollierenden Tätigkeiten eine gewichtigere Rolle zukommen, wenn Systeme über Schnittstellen miteinander kommunizieren und künstliche Intelligenz Buchungsvorschläge und -sätze erstellt.

Zudem werden die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die jährliche Umsatzsteuererklärung als Dienstleistung von Kanzleien an Relevanz verlieren. Beim Vorreiter in Sachen E-Rechnung und Clearingsystem, Italien, ist das schon Realität. Auf diese Veränderungen müssen sich Kanzleien vorbereiten, damit sie in einem ihrer grundlegendsten Geschäftsfelder nicht abgehängt werden. Das wird sich vermutlich auch auf den Vorbehaltscharakter dieser Aufgabe auswirken.

Beachten Sie | Die veränderten Tätigkeiten und deren Wert müssen kommuniziert werden, damit es nicht zu ermüdenden Honorardiskussionen kommt.

Die Auswertungen der DATEV zeigen, dass einige Kanzleien den vollständig digitalen Weg schon erfolgreich gehen. Der Online-Handel kann hier als Rollenmodell dienen. Hier muss aufgrund der schieren Menge an Belegen und Transaktionen, Zahlungsanbietern und Onlineshops sowie diversen Marktplätzen von Anfang an systematisch und automatisierend gedacht werden. Das rapide Wachstum im eCommerce ist mit Pendelordner und manueller Erfassung nicht zu schaffen. So werden Buchungssätze aufwärts der 200 möglich und nötig, da ohne sie die Buchhaltung nicht wirtschaftlich erstellt werden kann. Diese Herangehensweise kann auf andere Branchen übertragen werden. Software, Standard-Schnittstellen und Anbieter gibt es heute genug.

Mit der Pflicht zur E-Rechnung zwingt der Gesetzgeber die Wirtschaft zur Digitalisierung in der Buchhaltung. Digitalisierungsunwillige müssen spätestens 2028 mitziehen, sonst drohen empfindliche Strafen. Gegenüber den Mandanten können sich die Steuerberater als Unterstützer, als Umsetzer der behördlichen Verordnung positionieren und an Ansehen gewinnen. Doch dabei sollten Sie nicht stehen bleiben, sondern nach der Umstellung die Themen Verfahrensdokumentation und Internes Kontrollsystem Steuern (IKS) zügig angehen. Der Moment dafür war noch nie so günstig.

Viele Steuerberater sind jedoch gerade einfach nur froh, dass Corona-Schlussabrechnung und Grundsteuer vorbei sind, dass kurzzeitig mal Luft zum Atmen ist – und da kommt jetzt die E-Rechnung! Andersherum wird ein Schuh daraus: Jede digitalisierte und teilautomatisierte Buchhaltung bringt Zeit im Alltag und das jeden Monat wiederkehrend. Mit jeder umgestellten Buchhaltung wird die Produktivität der Kanzlei Monat für Monat, Stück für Stück gesteigert. Und das ist zwingend notwendig. Standardisierte elektronische Formate und die passenden digitalen Schnittstellen bilden die Grundlage für Automatisierung im großen Stil. Das macht die Branche für ganz neue Akteure interessant: Tech-Unternehmen, die bisher von der Vielzahl von Medienbrüchen und manueller Arbeit abgeschreckt waren, könnten nun ein neues Betätigungsfeld finden. Dem kann nur mit einem Aufrüsten der digitalen, prozessualen und empathischen Fähigkeiten begegnet werden, wenn man das Brot-und-Butter-Geschäft nicht verlieren will.

Die Pflicht zum Empfang und Versand von E-Rechnungen beschleunigt die Transformation der Buchhaltung enorm. Weg von manuellen, papierlastigen Tätigkeiten hin zu maschineller Verarbeitung sowie Kontrolle von Prozessen und Systemen. Eine Veränderung, die für die Branche nicht neu ist, die aber nur in wenigen Kanzleien bisher konsequent umgesetzt wurde. Es ist die Chance, die Produktivität in einem zentralen und zeitaufwendigen Geschäftsfeld auf ein ganz neues Level zu heben und davon zu profitieren. Darin liegt die große Chance der Branche, dem ansteigenden und mit Ausscheiden der Boomer-Generation dramatisch zunehmenden Fachkräftemangel etwas entgegenzusetzen. Dazu braucht es ein neues Skillset der Mitarbeitenden, an dem jetzt anzusetzen ist. Ohne Menschen, die die Mandanten und ihre Ausgangslage verstehen und ihnen helfen können, neue Wege im digitalen zu beschreiten, die Kollegen in der Buchhaltung mitnehmen und auf die Veränderungen vorbereiten, wird es nicht gehen. Die Digitalisierung muss im Kleinen, Stück für Stück, Mandat für Mandat, Kanzlei für Kanzlei umgesetzt werden, damit ein großes Bild der Veränderung entsteht.