„Mit digitaler Hilfe können Sie den ‚Kanzlei-Lockdown‘ effektiv meistern“

Antwort: Ja, das haben wir schnell mitbekommen. Während der Pandemie sind viele Dienstleister und Unternehmen auf Zoom und Teams ausgewichen. Als Alternative wollten wir ein Kommunikationstool anbieten, das sowohl für die Mandantenakquise als auch für den Austausch in laufenden Mandaten geeignet ist. vOffice (iww.de/s5657) wurde entwickelt, um die strengen datenschutzrechtlichen Vorschriften zu berücksichtigen, die u. a. Anwälte, Notare und Steuerberater einhalten müssen (s. Handelsblatt vom 8.12.21: iww.de/s5658). Das direkte Gespräch mit Mandanten läuft über eine sog. P2P-Verbindung, sodass der verschlüsselte Verbindungskanal nur unter den Teilnehmern selbst besteht, die Kommunikation also nicht über einen Server erfolgt.

Antwort: Das ist eben auch für viele Anwälte wichtig. Damit auch größere Gruppen kommunizieren können, beispielsweise wenn sich ein Anwalt mit mehreren Führungskräften eines Unternehmens austauscht oder wenn Webinare veranstaltet werden, bauen wir gerade die Teilnehmerzahl von derzeit noch 20 auf 100 aus. Insgesamt wollten wir einen Schritt weitergehen und haben daher mit dem Tool ein virtuelles Büro einschließlich datenschutzkonformer Videotelefonie entwickelt.

Antwort: vOffice bildet die Büro-Realität virtuell ab. Es soll nicht einfach nur ein Bildschirmgespräch sein. Mit vOffice sollen Mandanten auch ein bisschen das vertraute Gefühl eines Anwaltsbesuchs empfinden. Man kann individuelle Warteräume mit Kanzleibildern integrieren. So kann der Mandant z. B. zunächst mit dem Sekretariat mögliche Formalien klären, und dann zum Anwalt gelangen – so wie man es von einem realen Kanzleibesuch her kennt. So kann jede Kanzlei darauf vorbereitet sein, im Ernstfall den Bürobetrieb für die Mandantschaft zu gewährleisten. Denn dieser kann in bestimmten Fällen unter Druck geraten.

Antwort: Mir berichtete jüngst der Vorsitzende des Bayerischen Anwaltvereins, dass eine Kanzlei vom Gesundheitsamt von einem Tag auf den anderen geschlossen wurde, da eine Corona-infizierte Person das Büro betreten hatte. Wenn die Kanzlei in einem solchen Fall noch vergleichsweise stark analog arbeitet, ist der Betrieb schnell enorm eingeschränkt. Wer die Akten schon elektronisch führt und auch grundsätzlich häufig auf digitale Kommunikationskanäle zurückgreift, kann die Kanzlei viel effektiver durch den befristeten „Kanzlei-Lockdown“ bringen.

Antwort: Man kann in die Kanzleiwebsite einen vOffice-Button einbauen, mit dem der Besucher direkt ein Gespräch starten kann. Ebenso können Mandanten Gesprächstermine vereinbaren, die im Kalender vermerkt und am entsprechenden Tag am Bildschirm angezeigt werden. Ein Anwalt kann also gezielt mit niedrigschwelligen Kontaktangeboten werben: Einfach anklicken und schnell mit einem Anwalt sprechen können.

Antwort: Wir wussten von einigen Anwälten, dass diese in bestimmten Fällen direkt vor der Rechtsberatung ein Honorar oder einen Vorschuss verlangen möchten. Um dies zu ermöglichen, haben wir FacePay integriert. Rechtsuchende können direkt bezahlen, der Anwalt hat sein Geld sicher und das juristische Gespräch kann beginnen. vOffice ist im Übrigen für Anwälte, Notare und Steuerberater kostenlos und kann unabhängig von unserer Kanzleisoftware RA-MICRO als Einzelprodukt genutzt werden.

Antwort: Wir beobachten, dass gerade für Videogerichtsverhandlungen verstärkt nach geeigneten Videokonferenzsystemen gefragt wird. Viele Bundesländer sind da schon sehr weit und bauen entsprechende IT-Strukturen auf. Anders als die Digitalisierung in der Justiz kann die digitale Aufrüstung der Kanzleien nicht verordnet werden. Wir sehen aber an unseren Kunden, dass das Bewusstsein für die Vorteile einer digitalen Arbeitsweise steigt. Das gilt nicht nur für Videokonferenzen. E-Akte und beA sind nur zwei Bereiche, zu denen uns aktuell viele Nachfragen erreichen. Und im Vergleich zum Beginn der Coronapandemie profitieren viele Kanzleien jetzt von Erfahrungswerten und technischen Aufrüstungen, die sie in den letzten anderthalb Jahren gesammelt und umgesetzt haben.