Terminausfälle: Ausfallgebühr? Pfand? Oder einfach intensiver kommunizieren?

Die Erinnerung an Zahnarzttermine – einige Tage oder Stunden vor dem eigentlichen Termin – mit einer E-Mail oder SMS an den Patienten, ist eine einfache und bewährte Methode, die Anzahl von nicht wahrgenommenen Terminen zu reduzieren. Praxissoftware bietet hierzu oft schon automatisierte Prozesse an. Hierbei punktet laut den Anbietern die SMS gegenüber einer E-Mail-Erinnerung mit ihrer hohen Lesequote; außerdem werde eine SMS von Patienten nicht als aufdringlich empfunden (Quelle: iww.de/s11664). Die Funktion Terminbestätigung „Bestätigen Sie Ihren Termin, indem Sie hier auf Ja klicken“, und damit eine unkomplizierte SMS-Antwort seitens des Patienten, erhöht nochmals die Planungssicherheit der Praxis. Moderne Terminsysteme können darüber hinaus in der E-Mail-Erinnerung dem Patienten auch die Möglichkeit gewähren, seinen Termin umzubuchen oder abzusagen.

Es ist zudem hilfreich, den Patienten darüber aufzuklären, warum eine Termineinhaltung für ihn selbst und den Praxisablauf wichtig ist und was für Folgen ein Terminausfall für beide Seiten bedeutet. Das ist bei der ersten Terminvereinbarung am Telefon und/oder bei der Erstvorstellung des Patienten in der Praxis im Gespräch möglich, noch besser ist es aber, den Patienten darüber schriftlich zu informieren. Das könnte z. B. eine kleine Passage auf dem Anamnesebogen sein, die das erläutert. Da Sie den Anamnesebogen ja immer wieder aktualisieren lassen, lesen auch Bestandspatienten regelmäßig Ihr Anliegen bezüglich der Termintreue.