Es muss passen: So rekrutieren Sie Bewerber mithilfe von Anforderungsprofilen

Ein Anforderungsprofil ist eine strukturierte Zusammenstellung sämtlicher Merkmale und Eigenschaften, die ein neuer Mitarbeiter für die zu besetzende Stelle benötigt. Dabei wird auch berücksichtigt, wie stark die einzelnen Merkmale ausgeprägt sein sollen, um die neue Rolle und die entsprechenden Aufgaben erfolgreich bewältigen zu können. Neben reinem Fachwissen und Berufserfahrung enthalten Anforderungsprofile auch wichtige Fähigkeiten und Fertigkeiten sowie weitere überfachliche Eigenschaften, die Bewerber mitbringen sollten. Auch wenn das Erstellen eines Anforderungsprofils etwas Zeit kostet, zahlt es sich i. d. R. in mehrfacher Hinsicht aus, denn es bildet die Grundlage für eine Stellenanzeige, die dann gezielt die richtigen Bewerber anspricht. Außerdem dient das Anforderungsprofil als Basis für ein strukturiertes Bewerbungsgespräch und erleichtert die Personalauswahl.

Die fachliche Eignung wird zum einen anhand von Zeugnissen über die Ausbildung oder das Studium und zum anderen durch Zertifikate über den Besuch von Seminaren, Fort- und Weiterbildungen nachgewiesen. Auch Erfahrungen, die im Laufe des Berufslebens gesammelt wurden, zählen zum Fachwissen. So wird ein Bewerber, der bereits mehrere Jahre mit einer bestimmten Praxissoftware gearbeitet hat oder eine Führungsposition innehatte, durch seine bisherige Tätigkeit Vorkenntnisse in diesem Bereich mitbringen.

Neben dem Fachwissen sind zahlreiche weitere Fähigkeiten und Fertigkeiten wichtig. Darunter werden angeborene und erworbene Kompetenzen – insbesondere analytische und konzeptionelle, soziale sowie körperliche Fähigkeiten – zusammengefasst. Diese sind viel komplexer als reines Fachwissen und unterscheiden sich je nach der zu besetzenden Position deutlich. So wird eine Führungskraft über andere Kompetenzen verfügen müssen als eine ZFA ohne Führungsverantwortung oder eine Rezeptionskraft.

Die körperlichen Voraussetzungen und Fähigkeiten für einen bestimmten Arbeitsplatz sind je nach Branche sehr verschieden. Und auch innerhalb der Zahnarztpraxis können die Arbeitsbedingungen je nach Position sehr unterschiedlich sein. Während Belastbarkeit, Ausdauer und Stressresistenz heute von fast allen Praxismitarbeitern erwartet werden, benötigt eine Praxismanagerin zusätzlich eine ausgeprägte Durchsetzungsfähigkeit und Kommunikatiosstärke, da sie viel anleiten und sprechen muss.

In diese Kategorie fallen zahlreiche Verhaltensweisen, individuelle Persönlichkeitseigenschaften, Interessen, Motive, persönliche Ziele, Einstellungen und Werte, die für eine bestimmte Position erforderlich sind. Die Liste dieser Eigenschaften ist unbegrenzt und enthält z. B. die überall geforderte Teamfähigkeit, aber auch Zuverlässigkeit, Flexibilität, Zielstrebigkeit, Lernbereitschaft, Gewissenhaftigkeit, Kreativität, Offenheit für Neues, Extraversion etc.

Um ein möglichst realistisches Bild der zukünftigen Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten zu erhalten, wird das Anforderungsprofil immer in Zusammenarbeit mit Fachexperten erarbeitet, insbesondere mit dem Praxisinhaber, der Praxismanagerin, den aktuellen Stelleninhabern, Inhabern vergleichbarer Stellen, zukünftigen Kollegen und Kooperationspartnern. Diese Personen haben die größte Erfahrung, was genau für die ausgeschriebene Stelle benötigt wird. Das Anforderungsprofil wird dann in drei Schritten erarbeitet.

Zunächst wird eine Ist-Analyse durchgeführt, in der die Kernaufgaben und sonstigen Neben- bzw. Routinetätigkeiten der zu besetzenden Stelle erfasst werden. Die folgenden Fragen können Ihnen dabei helfen:

Ausgehend von den Kern-, Neben- und Routinetätigkeiten wird nun abgeleitet, welche fachlichen und überfachlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten für diese Tätigkeiten erforderlich sind. Hilfreich ist dabei eine Checkliste, in die Sie alle notwendigen Informationen eintragen können. Sie kann anhand der folgenden Fragen ausgefüllt werden:

Bei der Erstellung von Anforderungsprofilen besteht die Gefahr, dass sehr viele Anforderungen definiert werden, die in Summe von den zukünftigen Bewerbern nicht erfüllt werden können. Um dies zu vermeiden und zu verhindern, dass sich am Ende gar keine Bewerber melden oder neu eingestellte Mitarbeiter schnell überfordert sind, werden nun im dritten Schritt die gesammelten Anforderungen priorisiert. Dabei wird festgelegt, in welcher Ausprägung jedes einzelne Merkmal vorhanden sein soll. Dies kann z. B. auf einer dreistufigen Skala von 1 „muss unbedingt vorhanden sein“, 2 „sollte möglichst vorhanden sein“ bis 3 „kann vorhanden sein“ in einer Checkliste festgehalten werden.