Antrag auf Kurzarbeitergeld: So stellen ihn Architektur- und Ingenieurbüros richtig

Kurzarbeitergeld (KUG) ist eine staatliche Unterstützung, die von der Agentur für Arbeit an Betriebe gezahlt wird, wenn bestimmte Anspruchsvoraussetzungen erfüllt sind. KUG kommt zum Einsatz, wenn Unternehmen aufgrund wirtschaftlicher Schwierigkeiten oder unvorhersehbarer Ereignisse die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter vorübergehend reduzieren müssen. Ziel des KUG ist es, Arbeitsplätze zu sichern und Betrieben die Möglichkeit zu geben, flexibel auf Auftragsrückgänge oder Unterauslastungen zu reagieren. Während der Kurzarbeit erhalten die Mitarbeiter ein reduziertes Einkommen oder keinen Lohn, wobei das KUG einen Teil des entgangenen Lohns ausgleicht.

KUG erhalten Sie frühestens von dem Monat an, in dem Ihre Anzeige über den Arbeitsausfall bei der Agentur für Arbeit eingegangen ist. Es wird – befristet bis zum 31.12.2025 – für maximal 24 Monate gezahlt und kann erneut für zwölf Monate gewährt werden, wenn seit dem letzten Monat, für den KUG gewährt worden ist, drei Monate vergangen sind und die Anspruchsvoraussetzungen erneut erfüllt sind.

Die Höhe des KUG als echte Entgeltersatzleistung orientiert sich an dem Arbeitsentgelt, das im jeweiligen Monat ausfällt. Für Arbeitnehmer ohne Kinder beträgt es 60 Prozent, Arbeitnehmer mit Kindern erhalten 67 Prozent des pauschalierten Nettoentgelts.

Plant Ihr Architektur- oder Ingenieurbüro die Einführung von Kurzarbeit, setzt dies im ersten Schritt zwingend voraus, dass Sie berechtigt sind, Kurzarbeit einzuführen und damit den vertraglichen Entgeltanspruch des Arbeitnehmers zu reduzieren. Die Einführung von Kurzarbeit bzw. die damit verbundene Entgeltkürzung liegt jedoch nicht in Ihrem Ermessen. Sie bedarf vielmehr einer arbeitsrechtlichen Grundlage, die durch Gesetz, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder durch Einzelarbeitsverträge geregelt sein kann.

Wenn Sie einen Betriebsrat haben, ist dessen Mitbestimmung erforderlich. Sonst können Sie Kurzarbeit durch direkte Vereinbarungen oder Änderungskündigungen einführen.

Um KUG in Anspruch nehmen zu können, müssen im Wesentlichen drei Voraussetzungen erfüllt sein.

Beispiele für wirtschaftliche Gründe sind z. B. Auftragsmangel, Auftragsstornierungen wegen Rezession bzw. Konjunkturschwäche oder Materialienengpässe wegen der Störung von Lieferketten. Jedoch begründen nicht alle wirtschaftlichen Ursachen einen Anspruch auf KUG, insbesondere nicht solche, die zum Betriebsrisiko gehören.

verursacht ist.

Ein unabwendbares Ereignis liegt dagegen nicht vor, wenn der Arbeitsausfall durch gewöhnliche, dem üblichen Wetterverlauf entsprechende Witterungsgründe, verursacht ist, wie z. B. die „normalen“ Arbeitsausfälle in den Wintermonaten. Auch alle organisatorischen Mängel oder unmittelbare Folgen schlechten Managements gelten nicht als unabwendbares Ereignis.

Ein Anspruch auf KUG erfordert einen gewissen Mindestumfang des Entgeltausfalls. Danach müssen im jeweiligen Anspruchszeitraum (Kalendermonat) mindestens 1/3 Ihrer Mitarbeiter von einem Entgeltausfall von jeweils mehr als zehn Prozent ihres monatlichen Bruttoentgelts betroffen sein. Die Mindesterfordernisse sind als betriebsbezogene Größe zu verstehen. Werden sie erfüllt, haben deshalb auch andere Mitarbeiter mit einem Entgeltausfall von weniger als zehn Prozent ihres Bruttoentgelts Anspruch auf KUG.

Ausgangspunkt für die Prüfung der Mindesterfordernisse ist die Gesamtzahl der tatsächlich beschäftigten Mitarbeiter. Dabei sind alle Mitarbeiter zu berücksichtigen, die an einem Tag des Zeitraums, für den das KUG gezahlt wird, einen im Betriebsplan vorhandenen Arbeitsplatz besetzen. Hierzu gehören auch Arbeitnehmer, die nicht versicherungspflichtig beschäftigt sind, sowie Arbeitnehmer, die im jeweiligen Anspruchszeitraum erkrankt oder beurlaubt sind. Nicht zu berücksichtigen sind hingegen kraft Gesetzes Auszubildende sowie Arbeitnehmer, die sich in einer Weiterbildungsmaßnahme befinden. Arbeitnehmerinnen, deren Arbeitsverhältnis wegen eines Beschäftigungsverbots nach dem Mutterschutzgesetz ruht, werden hingegen mitgezählt.

Aus der Funktion des KUG ergibt sich, dass der Arbeitsausfall nur vorübergehend sein darf. Diese Voraussetzung liegt vor, wenn Sie mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit in absehbarer Zeit wieder mit dem Übergang zur Vollarbeit rechnen können. Dabei ist nicht erforderlich, dass das genaue Ende der Kurzarbeit schon von vornherein absehbar ist. Ist während der Kurzarbeit erkennbar, dass die Rückkehr zur Vollarbeit innerhalb der genannten Zeiträume nicht möglich ist, kann KUG ab diesem Zeitpunkt nicht mehr gezahlt werden.

Betriebliche Voraussetzung ist, dass Sie mindestens einen Arbeitnehmer beschäftigen (§ 97 SGB III). Betrieb kann auch eine Betriebsabteilung sein. Als Betriebsabteilung ist die mit technischen Mitteln ausgestattete Zusammenfassung von Mitarbeitern zu einer geschlossenen Arbeitsgruppe anzusehen, die aus sachlichen Gründen organisatorisch (insbesondere durch eine eigene technische Leitung) vom übrigen Betrieb getrennt ist und einen eigenen Betriebszweck – auch Hilfszweck – verfolgt (z. B. die Personal- oder IT-Abteilung in einem großen Architekturbüro).

Die Anzeige des Arbeitsausfalls und die Beantragung des KUG erfolgt in mehreren Schritten.

Den Arbeitsausfall müssen Sie der Agentur für Arbeit schriftlich oder elek-tronisch anzeigen. Um eine unverzügliche Bearbeitung zu gewährleisten, ist es unabdingbar, dass Sie die Gründe für die geplante Kurzarbeit, Ursachen des Arbeitsausfalls, Vergleichswerte, die die Unterauslastung belegen, Angaben zu Dienstleistungen, Hauptauftraggeber bzw. -nehmer, Angaben zur vorübergehenden Natur des Arbeitsausfalls ausführlich darlegen.

Die Agentur für Arbeit stellt Ihnen für die Anzeige einen Formvordruck zur Verfügung. Zentraler Bestandteil dieses Vordrucks ist der Abschnitt E “Anzeige über Arbeitsausfall“. Hier müssen Sie Farbe bekennen. Der nachfolgende – von PBP ausgefüllte Antrag – zeigt beispielhaft, wie Sie Ihren Arbeitsausfall begründen könnten.

Die Agentur für Arbeit prüft die Anzeige des Arbeitsausfalls und teilt Ihnen mit, ob Sie die Voraussetzungen für KUG erfüllen. Ist das der Fall, wird die Anzeige bewilligt – und Sie erhalten einen positiven Bescheid.

Bei der Berechnung und Auszahlung von Entgelten und KUG legt das Gesetz Ihnen als Arbeitgeber besondere Pflichten auf. Sie müssen das KUG eigenständig und kostenlos errechnen und an die Mitarbeiter auszahlen. Dies bedeutet konkret, dass Sie jeden Monat nicht nur das Arbeitsentgelt für geleistete Arbeitsstunden an Ihre Mitarbeiter auszahlen, sondern auch in Vorleistung für das KUG treten. Für jeden Monat müssen Sie Arbeitszeitnachweise führen und die geleisteten Arbeits-, Ausfall- und Fehlzeiten der Beschäftigten dokumentieren.

verwenden. Den Leistungsantrag reichen Sie in einfacher Ausfertigung bei der Agentur für Arbeit ein, in deren Bezirk die für Sie zuständige Lohnabrechnungsstelle liegt.

Die Agentur für Arbeit muss Ihre Angaben prüfen. Sie kann dazu Einsicht in die Betriebsunterlagen (Lohnabrechnung, Arbeitszeitaufzeichnungen etc.) nehmen oder Betriebsprüfungen durchführen. Um eine schnelle Bearbeitung zu gewährleisten, wird das KUG zunächst unter Vorbehalt an Sie gezahlt. Nach dem Ende der Kurzarbeit führt die Agentur für Arbeit eine Abschlussprüfung durch. Dadurch wird zum einen sichergestellt, dass Sie die Voraussetzungen für die Kurzarbeit erfüllt haben. Zum anderen wird festgestellt, ob KUG in der richtigen Höhe berechnet und ausgezahlt wurde.

Wichtig | Bei grob fahrlässig oder vorsätzlich unzutreffenden Angaben sind Sie schadenersatzpflichtig. Darüber hinaus kann dies als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 1.500 Euro geahndet werden.

Für die Ermittlung der Höhe des Kurzarbeitergelds (KUG) sind Sie eigenverantwortlich zuständig. Das KUG berechnet sich nach dem Nettoentgeltausfall (Differenz zwischen Soll- und Ist-Entgelt). Zur Ermittlung des Entgeltausfalls sind vier Teilschritte erforderlich:

Lernen Sie nachfolgend die vier Schritte zur KUG-Berechnung jedes Mitarbeiters näher kennen:

Soll-Entgelt ist das Bruttoarbeitsentgelt (einschl. der Entgeltfortzahlung bei Krankheit oder Urlaub), das der Arbeitnehmer ohne den Arbeitsausfall erzielt hätte. Dies ist das regelmäßige laufende beitragspflichtige Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung (SGB IV), also bis zur Beitragsbemessungsgrenze. Nicht zu berücksichtigen sind Entgelte für Mehrarbeit und einmalig gezahltes Arbeitsentgelt.

Ist-Entgelt ist das im jeweiligen Anspruchszeitraum tatsächlich erzielte gesamte beitragspflichtige Bruttoarbeitsentgelt. Hinzu kommen alle dem Arbeitnehmer zustehenden Entgeltanteile (z. B. vermögenswirksame Leistungen). Soll- und Ist-Entgelt werden auf den nächsten durch 20 teilbaren Euro-Betrag gerundet.

Das pauschalierte monatliche Nettoentgelt wird ermittelt, in dem das gerundete Soll- und das gerundete Ist-Entgelt um folgende pauschalierte Abzüge vermindert werden:

Für die Höhe des KUG werden zwei Leistungssätze unterschieden:

KUG ist nach § 3 Nr. 2 Buchst. a EStG zwar steuerfrei. Es unterliegt aber dem Progressionsvorbehalt. Der Progressionsvorbehalt findet in der Gehaltsabrechnung keine Berücksichtigung und wird erst im Rahmen der Einkommensteuererklärung geprüft. Daher müssen Mitarbeiter in Kurzarbeit eine Einkommensteuererklärung abgeben (§ 46 Abs. 2 Nr. 1 EStG). Das KUG ist in Zeile 15 der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen.

Auch bei Bezug von KUG besteht die Versicherungspflicht im Einzelfall fort. Zwecks Verbeitragung des KUG wird ein fiktives Arbeitsentgelt berechnet, auf das an dieser Stelle nicht näher eingegangen wird. Für das tatsächlich weiter gezahlte Entgelt besteht ebenfalls Beitragspflicht.