Geschickt Zuschüsse für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte leisten

Arbeitnehmer können Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gemäß § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG im Rahmen ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Für jeden Arbeitstag, an dem ein Arbeitnehmer seine erste Tätigkeitsstätte aufsucht, sind für die ersten 20 km Werbungskosten in Höhe von 0,30 Euro pro Entfernungskilometer abzugsfähig. Ab dem 21. km erhöht sich die Pauschale für das Jahr 2021 auf 0,35 Euro und für die Jahre 2022 bis 2026 auf 0,38 Euro. Maximal können jährlich 4.500 Euro abgesetzt werden. Ein höherer Betrag ist nur dann absetzbar, wenn ein eigener oder zur Nutzung überlassener Pkw genutzt wird.

Gewährt der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer einen Zuschuss zu den Fahrtkosten für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, so ist dieser Zuschuss vom Grundsatz her sowohl steuer- als auch beitragspflichtig. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber den Zuschuss in der Lohnabrechnung als Arbeitsentgelt erfassen und Steuern sowie Sozialabgaben einbehalten muss. Auch Arbeitgeberanteile zu den Sozialversicherungen fallen an. Der Fahrtkostenzuschuss kommt damit – anders als die steuer- und beitragsfreie Erstattung von Reisekosten – nur zum Teil beim Arbeitnehmer an.

Wichtig | Zuschüsse für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit dem eigenen Pkw fallen nicht unter die Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 15 EStG. Diese Vorschrift setzt Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln voraus.

Möchte der Arbeitgeber die Steuerpflicht des Fahrtkostenzuschusses umgehen, bietet sich eine Lohnsteuerpauschalierung an. Nach § 40 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 Buchst. b) EStG kann der Arbeitgeber nämlich die auf den Fahrtkostenzuschuss entfallende Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 15 Prozent zzgl. Soli und ggf. Kirchensteuer erheben. In diesem Fall wird der Arbeitgeber Schuldner der pauschalen Lohnsteuer (§ 40 Abs. 3 EStG). Er muss die Lohnsteuer übernehmen und ans Finanzamt entrichten. Sie ist bei ihm als Betriebsausgabe abzugsfähig und ist nicht auf die persönliche Steuerschuld des Arbeitnehmers anrechenbar.

Die Lohnsteuerpauschalierung hat den positiven Nebeneffekt, dass dadurch auch die Sozialabgaben entfallen (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV). Da der Arbeitgeber bei einem steuer- und beitragspflichtigen Fahrtkostenzuschuss regelmäßig etwa 20 Prozent Arbeitgeberanteile zu den Sozialversicherungen zahlen muss, spart also auch er bei einer Lohnsteuerpauschalierung.

Allerdings kann der Arbeitgeber nur den Betrag pauschalieren, den der Arbeitnehmer nach § 9 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 2 EStG als Werbungskosten geltend machen könnte, wenn der Zuschuss nicht pauschal besteuert werden würde. Denn der pauschal besteuerte Zuschuss mindert beim Arbeitnehmer die abzugsfähige Entfernungspauschale. Das bedeutet auch, dass der Arbeitgeber die Begrenzung der Entfernungspauschale auf jährlich 4.500 Euro zu beachten hat. Fahrtkostenzuschüsse können damit monatlich höchstens mit 375 Euro pauschal besteuert werden (1/12 von 4.500 Euro). Die Deckelung der Entfernungspauschale auf 4.500 Euro gilt nur dann nicht, wenn der Arbeitnehmer einen eigenen oder ihm zur Nutzung überlassenen Pkw nutzt. Dann können auch höhere Zuschüsse des Arbeitgebers mit 15 Prozent pauschaliert werden.

Voraussetzung für die Lohnsteuerpauschalierung ist allerdings, dass der Arbeitgeber den Zuschuss zu den Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn leistet. Das bedeutet, dass die Begünstigung bei Gehaltsverzicht oder Gehaltsumwandlung ausgeschlossen ist. Der Fahrtkostenzuschuss muss „on top“ geleistet werden.

Wann die Zahlung diese Voraussetzung erfüllt, definiert § 8 Abs. 4 EStG. Schädlich für die Pauschalierung wäre es deshalb, wenn der Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss gewährt und im Gegenzug der Arbeitnehmer

verzichtet. In diesem Fall würde der Fahrtkostenzuschuss in voller Höhe der regulären Besteuerung und den Sozialabgaben unterliegen.

Für Arbeitnehmer mit Behinderung, deren Grad der Behinderung mindestens 70 oder mindestens 50 in Kombination mit einer erheblichen Beeinträchtigung der Bewegungsfähigkeit im Straßenverkehr beträgt, gilt: Sie können anstelle der Entfernungspauschale nach § 9 Abs. 2 S. 2 EStG die tatsächlichen Aufwendungen für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte als Werbungskosten absetzen. Sie ermitteln also entweder die individuellen Fahrzeugkosten je Kilometer oder sie setzen zur Vereinfachung pauschal 0,30 Euro für jeden gefahrenen Kilometer an (für den Hin- und Rückweg). Entsprechend erhöht sich der Umfang, in dem der Arbeitgeber einen pauschalierungsfähigen Zuschuss zu den Fahrtkosten zahlen kann.

Arbeitgeber müssen bei der Lohnabrechnung beachten, dass – wie dargestellt – nur in dem Umfang eine Lohnsteuerpauschalierung zulässig ist, wie diese die eigentlich als Werbungskosten abzugsfähige Entfernungspauschale des Arbeitnehmers nicht übersteigt. Damit muss der Arbeitgeber wissen, an wie vielen Tagen der Arbeitnehmer tatsächlich seine erste Tätigkeitsstätte aufgesucht hat. Er muss sich somit die tatsächliche Anzahl an Fahrten vom Arbeitnehmer bestätigen lassen (ohne Mittagsheimfahrten etc.).

Aus Vereinfachungsgründen kann der Arbeitgeber bei der ausschließlichen Nutzung eines eigenen Pkw oder eines anderen motorisierten Fahrzeugs für die Fahrten zur Arbeitsstätte unterstellen, dass der Arbeitnehmer an 15 Tagen monatlich und damit an 180 Tagen im Jahr Fahrten unternimmt (BMF, Schreiben vom 18.11.2021, Az. IV C 5 – S 2351/20/10001 :002, Rz. 36 und 37, Abruf-Nr. 225940). Diese Vereinfachungsregelung geht von einer Fünf-Tage-Woche aus. Damit mindern sich die 15 Tage verhältnismäßig, wenn der Arbeitnehmer bei einer in die Zukunft gerichteten Prognose an der ersten Tätigkeitsstätte typischerweise an weniger als fünf Arbeitstagen pro Woche beruflich tätig werden soll (z. B. bei Teilzeitmodellen, Home-Office, Telearbeit). So kann z. B. bei einer Drei-Tage Woche aus Vereinfachungsgründen davon ausgegangen werden, dass monatlich an neun Arbeitstagen (3/5 von 15 Tagen) Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte anfallen.

Wichtig | Die Pauschalbesteuerung entfaltet keine Bindungswirkung für die Einkommensbesteuerung des Arbeitnehmers. Stellt sich bei der Einkommensteuerfestsetzung heraus, dass der Arbeitnehmer einen höheren Betrag pauschalbesteuert erhalten hat, als er für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte absetzen kann, wird die Differenz nachversteuert.

Entscheidet sich der Arbeitgeber dazu, seinem Arbeitnehmer pauschalbesteuerte Fahrtkostenzuschüsse zu zahlen, ist die Zahlung im Lohnkonto des Arbeitnehmers zu dokumentieren (§ 4 Abs. 1 Nr. 8 LStDV). Der Arbeitgeber muss die Höhe des Zuschusses – soweit eine Pauschalbesteuerung vorgenommen wurde – auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung eintragen (Zeile 18, vgl. § 41b Abs. 1 Nr. 7 EStG). Der Grund dafür ist, dass sich in Höhe des pauschal besteuerten Zuschusses auch die vom Arbeitnehmer als Werbungskosten absetzbare Entfernungspauschale mindert. Damit wird sichergestellt, dass die Entfernungspauschale des Arbeitnehmers um entsprechende Beträge gemindert wird.

Arbeitgeber können dem Arbeitnehmer auch nur einmal im Jahr einen Fahrtkostenzuschuss zuwenden. Das bietet sich insbesondere an, wenn die einfache Entfernung des Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gering ist. So macht sich der Zuschuss einerseits erheblich deutlicher bemerkbar und andererseits reduziert sich der Verwaltungsaufwand.

Arbeitgeber können bis zum 31.12.2024 die steuer- und beitragsfreie Inflationsausgleichsprämie als Fahrtkostenzuschuss bis zu einem Höchstbetrag von 3.000 Euro on top zahlen, um die anhaltend hohen Belastungen infolge der Preissteigerungen zu reduzieren. Mehr dazu in LGP 11/2022, Seite 227 → Abruf-Nr. 48660509.