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BetriebsprüfungLohnsteuer-Außenprüfung: Die 32 wichtigsten Prüffelder kennen und gut absolvieren
| Wer weiß, auf welche Bereiche sich Lohnsteuer-Außenprüfer besonders konzentrieren, kann sich als Arbeitgeber auf die Außenprüfung optimal vorbereiten. LGP kann auf reichhaltige Prüfungserfahrungen zurückgreifen und stellt Ihnen deshalb in einer Checkliste von A bis Z die 32 wichtigsten Prüfungsschwerpunkte bei der Lohnsteuer-Außenprüfung vor. Sofort umsetzbare Gestaltungshinweise runden den Beitrag ab. So können Arbeitgeber und Lohnabrechner der Prüfung gelassen entgegensehen. |
Diese Unterlagen stehen im Brennpunkt
Die Lohnsteuer-Außenprüfung nach § 42f EStG erstreckt sich auf die Prüfung, ob
- sämtliche Arbeitnehmer korrekt erfasst werden,
- die Lohnsteuer ordnungsgemäß einbehalten und abgeführt wurde,
- die Voraussetzungen für steuerfreie Zahlungen vorliegen,
- Sachzuwendungen richtig erfasst wurden und
- die Lohnkonten ordnungsgemäß geführt werden.
Der Lohnsteuer-Außenprüfer darf dazu alle lohnsteuerrelevanten Unterlagen einsehen. Das umfasst z. B. Jahresabschlüsse, Sachkonten, Kassenbücher, Verträge, Versicherungsunterlagen und Prüfberichte anderer Behörden.
Das A und O: Eine gute Vorbereitung Praxistipp | Arbeitgeber bzw. Steuerberater handeln sinnvoll, wenn sie bereits während des laufenden Jahres „Problembereiche“ selbst regelmäßig prüfen. Wird die Prüfungsanordnung des Finanzamts bekannt gegeben, ist es aufgrund des Prüfungszeitraums von mehreren Jahren häufig zu spät, um etwaige Nachweise und Aufzeichnungen noch zu erstellen bzw. steuerpflichtige Lohnbestandteile in steuerfreie Zuwendungen umzuwandeln. |
Die 32 Prüfungsschwerpunkte von A bis Z im Überblick
Je nach Branche, Anzahl der Arbeitnehmer sowie weiterer Kriterien setzen die Prüfer Schwerpunkte bei der Prüfung, die im Einzelfall recht unterschiedlich sein können. Die folgende Checkliste gibt einen allgemeinen Überblick über diejenigen Bereiche, die ein Lohnsteuer-Außenprüfer besonders gerne unter die Lupe nimmt (Spalte 1). Zu jedem Stichwort von A bis Z zeigt LGP, wie Arbeitgeber typische Problemfelder lösen können (Spalte 2).
Wichtig | Für manche Probleme gibt es keinen Ausweg aus der Versteuerung. In diesen Fällen sollten Arbeitgeber prüfen, ob sich für die Zukunft Steuerbefreiungen und Pauschalversteuerungsmöglichkeiten ausschöpfen lassen. Diese haben einen weiteren Vorteil: Sie bleiben meist auch sozialversicherungsfrei, wenn sie zusätzlich zum vereinbarten Lohn gewährt werden.
Prüfungsschwerpunkte bei der Lohnsteuer-Außenprüfung | |
Prüfungsschwerpunkt | Problem und Lösung |
Arbeitgeberdarlehen § 8 Abs. 2 EStG | Problem: Um den geldwerten Vorteil aus einer Zinsverbilligung möglichst gering zu halten, werden bei Arbeitgeberdarlehen häufig die Konditionen für Immobiliendarlehen vereinbart, obgleich es sich um ein Darlehen für Konsumgüter (z. B. Pkw, Küche, Möbel) handelt. Lösung: Neben schriftlichen Vereinbarungen ist eine dingliche Sicherung (beispielsweise Grundschuld) erforderlich. Sonst sind die aktuellen banküblichen Konditionen zugrunde zu legen (abrufbar auf der Homepage der Deutschen Bundesbank). Monatliche Zinsvorteile bis 50 Euro (bis 2021 bis 44 Euro) in der Summe mit anderen Sachbezügen – sind steuerfrei. Weiterführender Hinweis BMF, Schreiben vom 19.05.2015, Az. IV C 5 – S 2334/07/0009 auf lgp.iww.de → Abruf-Nr. 144553 |
Arbeitslohn von Dritten R 38.4 Lohnsteuer- richtlinien (LStR) | Problem: Der Arbeitnehmer erhält Bar- oder Sachlohn von einem Dritten, z. B. von einem mit dem Arbeitgeber verbundenen Unternehmen. Der Arbeitgeber hat davon keine Kenntnis, deshalb bleiben Lohnbestandteile unversteuert. Lösung: Der Arbeitgeber muss seine Arbeitnehmer auf die gesetzliche Verpflichtung hinweisen, dass sie ihm am Ende des jeweiligen Lohnzahlungszeitraums die von einem Dritten gewährten Zuwendungen der Höhe nach erklären. |
Aushilfen (kurzfristig) § 40a Abs. 1 EStG | Problem: Die Zulässigkeit der Lohnsteuerpauschalierung mit 25 Prozent für kurzfristige Aushilfen wird in Frage gestellt, wenn keine entsprechenden Aufzeichnungen über die Dauer der Beschäftigung vorgelegt werden. Lösung: Für jede einzelne Aushilfe müssen Beschäftigungsdauer und gezahlte Arbeitslöhne getrennt aufgezeichnet werden. |
BahnCard- Kostenerstattung § 3 Nr. 15 EStG | Problem: Kosten für eine BahnCard werden ohne nähere Prüfung steuerfrei erstattet. Lösung: Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber mit einer genauen betragsmäßigen Gegenüberstellung nachweisen, dass die Ersparnis für die Fahrkarten durch die BahnCard mindestens so hoch ist wie die Kosten der Bahncard. Weiterführende Hinweise
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Berufskleidung § 3 Nr. 31 EStG, R 3.31 LStR | Problem: Der Arbeitgeber zahlt steuerfrei ein pauschales Kleidergeld, das vom Prüfer nachversteuert wird. Lösung: Steuerfrei ist nur der Ersatz typischer Berufskleidung. Der Arbeitgeber sollte dem Arbeitnehmer Kleidergeld nur gegen Vorlage eines Belegs erstatten. Auch eine Reinigung ist begünstigt. Weiterführender Hinweis
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Betriebliche Altersversorgung (bAV) §§ 3 Nr. 55, 66 EStG | Problem 1: Der Arbeitgeber findet eine Anwartschaft auf eine bAV ab und versteuert diese nicht. Lösung: Der Aufbau der Anwartschaften, z. B. mittels Pensionszusage oder Unterstützungskasse, führt nicht zu Arbeitslohn. Die Abfindung hingegen ist zu versteuern. Der Arbeitgeber sollte prüfen, ob durch die Abfindung eine Zusammenballung von Einkünften als Voraussetzung für eine ermäßigte Besteuerung vorliegt. |
Prüfungsschwerpunkt | Problem und Lösung |
Betriebliche Altersversorgung (bAV) §§ 3 Nr. 55, 66 EStG | Problem 2: Der Durchführungsweg der bAV ändert sich. Lösung: Vor dem Wechsel des Durchführungswegs sollte geprüft werden, ob die Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 55 EStG in Betracht kommt. Nach dieser Vorschrift gibt es mehrere Alternativen für einen steueroptimierten Wechsel. So stellt z. B. § 3 Nr. 55c S. 2 Buchst. a EStG die Übertragung von Anwartschaften einer betrieblichen Altersversorgung aus einem Pensionsfonds, einer Pensionskasse oder Direktversicherung auf einen anderen Versorgungsträger steuerfrei. Weiterführende Hinweise
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Betriebsveranstaltungen § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG | Problem: Die Zahl der tatsächlich anwesenden Personen ist geringer als die Zahl der gemeldeten Personen. Hierdurch steigen die Kosten auf mehr als 110 Euro je Teilnehmer. Lösung: Unternehmen sollten eine Liste mit den tatsächlich anwesenden Personen erstellen und die Kosten durch diese Personen teilen. Auch die vergeblichen Aufwendungen des Arbeitgebers für „No-Shows“ gehören zu den Kosten der Veranstaltung; also die Kosten, die anfallen, obwohl ursprünglich angemeldete Personen nicht teilnehmen. Weiterführende Hinweise
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Dienstwagen zur privaten Nutzung § 8 Abs. 2 S.1 EStG | Problem: Ein Arbeitnehmer hat sein Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt. Der Prüfer erhöht den geldwerten Vorteil anhand der Ein-Prozent-Regelung. Lösung: Fixe Termine zur Fahrtenbuchvorlage festlegen. Im Vorhinein eine Haftungsvereinbarung mit dem Arbeitnehmer treffen, dass er eventuelle Mehrsteuern übernehmen muss. Unter Umständen Nutzungsverbot für Privatfahrten vereinbaren. Weiterführender Hinweis
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Doppelte Haushaltsführung § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 5 EStG, R 9.11 Abs. 10 LStR | Problem: Der Arbeitnehmer ist alleinstehend. Der Prüfer stellt in Frage, dass der Arbeitnehmer einen eigenen Hausstand unterhält, an dem sich sein Lebensmittelpunkt befindet und an dem sich der Arbeitnehmer auch finanziell beteiligt. Lösung: Der Arbeitnehmer bestätigt dem Arbeitgeber schriftlich (mit Unterschrift), dass er einen eigenen Hausstand unterhält, an dem er sich auch finanziell beteiligt. Diese schriftliche Erklärung ist als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen. |
(Elektro-)Fahrrad § 40 Abs. 2 Nr. 7 EStG | Problem: Der Arbeitnehmer möchte das (Elektro-)Fahrrad nach Ablauf der Leasingzeit vergünstigt erwerben. Lösung: Der Arbeitgeber kann den aus der Übereignung entstehenden geldwerten Vorteil mit 25 Prozent pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 Nr. 7 EStG). Die Pauschalierung führt zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV). Ist das Elektrofahrrad verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzuordnen, ist diese Pauschalbesteuerung nicht zulässig; der Vorteil ist in dem Fall individuell beim Arbeitnehmer zu versteuern. Weiterführende Hinweise
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Prüfungsschwerpunkt | Problem und Lösung |
Ehegatten-Arbeits- verhältnis (bzw. mit anderen Angehörigen) R 4.8 EStR | Problem: Der Prüfer erkennt das Arbeitsverhältnis mangels ernsthafter Vereinbarung und tatsächlicher Durchführung nicht an. Lösung: Das Dienstverhältnis muss einem Fremdvergleich standhalten. Arbeitgeber sollten daher insbesondere auf schriftliche Vereinbarungen, angemessenen Arbeitslohn (gerade im Vergleich zu fremdem Arbeitnehmer bei vergleichbaren Tätigkeiten) sowie auf die pünktliche Zahlung des Arbeitslohns auf ein Konto des Ehegatten achten. Weiterführende Hinweise
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Entlassungs- entschädigungen § 34 EStG | Problem: Der Prüfer erkennt die ermäßigte Besteuerung nicht an, weil der laufende Lohn zzgl. der Abfindung nicht zur Zusammenballung von Einkünften führt. Lösung: Arbeitgeber sollten eine Bescheinigung vom Arbeitnehmer anfordern, ob er im maßgebenden Zeitraum andere Einkünfte oder Lohnersatzleistungen, insbesondere Arbeitslosengeld, erhalten hat und hierdurch eine Zusammenballung von Einkünften vorliegt. Weiterführende Hinweise
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Erholungsbeihilfen § 40 Abs. 2 Nr. 3 EStG | Problem: Der Prüfer stellt die Pauschalierung mit 25 Prozent in Frage, weil kein Nachweis erbracht wird, dass die Beihilfen für die Erholung des Arbeitnehmers bestimmt sind. Lösung 1: Der Arbeitnehmer muss Belege einreichen, beispielsweise eine Urlaubsbuchung, einen Hotelbeleg oder Eintrittskarten. Diese Belege sind beim Lohnkonto aufzubewahren. Lösung 2: Der Arbeitgeber muss die Erholungsbeihilfe in zeitlichem Zusammenhang mit einem Urlaub des Arbeitnehmers zahlen. Weiterführender Hinweis
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Fahrtkostenerstattung bzw. Pkw-Überlassung für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte § 8 Abs. 2 S. 3 EStG | Problem 1: Geldwerter Vorteil wird wegen unrichtiger Entfernung zu niedrig berechnet. Lösung: Hier bleibt nur die Nachversteuerung. Für die Zukunft sollte der Arbeitnehmer schriftlich angewiesen werden, Veränderungen der Fahrstrecke umgehend anzuzeigen. Problem 2: Der Arbeitnehmer nutzt den Dienstwagen nicht täglich für die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte, z. B. wegen häufiger Außendiensttätigkeit oder Home-Office. Lösung: Der Arbeitgeber sollte in einer Vergleichsberechnung prüfen, ob eine Einzelbewertung der Fahrten (0,002 Prozent des Bruttolistenpreises) zu einem geringeren geldwerten Vorteil führt. Problem 3: Prüfer stellt eine erste Tätigkeitsstätte fest, Arbeitgeber hatte Fahrten nach Reisekostengrundsätzen steuerfrei ausbezahlt bzw. keinen geldwerten Vorteil versteuert. Lösung: Arbeitgeber sollten für die Zukunft die Zuordnung ggf. anders regeln. Weiterführende Hinweise
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Prüfungsschwerpunkt | Problem und Lösung |
Fortbildungskosten des Arbeitnehmers R 19.7 LStR | Problem: Der Arbeitgeber bezahlt oder erstattet eine Fortbildungsmaßnahme steuerfrei, obwohl sie der Arbeitnehmer gebucht hatte. Lösung: Der Arbeitgeber muss ein überwiegendes betriebliches Interesse nachweisen. Am besten sollte er die Übernahme bzw. Erstattung der Kosten schriftlich zusagen. Weiterführende Hinweise
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Freie Mitarbeit § 1 LStDV | Problem: Der Prüfer stellt den Arbeitnehmerstatus fest (Scheinselbstständigkeit). Lösung: Im Nachhinein bleibt nur eine Nachversteuerung. Für die Zukunft sollte zur Rechtssicherheit eine (kostenfreie) Lohnsteuer-Anrufungsauskunft nach § 42e EStG bzw. ein Statusfeststellungsverfahren beantragt werden. Letzteres sollte der freie Mitarbeiter selbst beantragen, der Steuerberater ist dazu nicht berechtigt. Weiterführender Hinweis
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(Geburtstags-)Geschenk an Arbeitnehmer R 19.6 Abs. 1 LStR | Problem: Bei einem Wert über 60 Euro sind Geschenke keine steuerfreien Aufmerksamkeiten mehr. Lösung: Der Arbeitgeber kann die monatliche Freigrenze für Sachzuwendungen in Höhe von 50 Euro nutzen, z. B. durch Verteilung auf mehrere Monate mittels Gutscheinen. Weiterführende Hinweise
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Gestellung von Mahlzeiten § 9 Abs. 4a EStG, § 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG | Problem: Der Arbeitgeber erstattet ungekürzte Verpflegungspauschalen steuerfrei, obwohl er dem Arbeitnehmer eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt hat. Lösung: Beträgt der steuerpflichtige Betrag nicht mehr als die zustehende ungekürzte Pauschale, kann der Arbeitgeber pauschal mit 25 Prozent versteuern (§ 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG). Weiterführende Hinweise
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Gesundheitsförderung § 3 Nr. 34 EStG | Problem: Der Arbeitgeber erstattet dem Arbeitnehmer steuerfrei Mitgliedsbeiträge für Sportvereine, Fitnessstudios etc. Lösung: Dabei handelt es sich nicht um anerkannte Maßnahmen der Gesundheitsförderung (§§ 20 Abs. 1, 20b SGB V). Dies gilt aber als Sachbezug und bleibt steuerfrei, wenn zusammen mit weiteren Sachbezügen die 50-Euro-Freigrenze nicht überschritten wird. Weiterführende Hinweise
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Prüfungsschwerpunkt | Problem und Lösung |
Gutscheine § 8 Abs. 2 S. 11 EStG, R 38.2 Abs. 3 LStR | Problem: Der Übergabezeitpunkt an den Arbeitnehmer wurde bei Gutscheinen nicht aufgezeichnet, damit ist der Zeitpunkt des Lohnzuflusses nicht eindeutig. Lösung: Schriftliche Bestätigung des Arbeitnehmers einholen bzw. nachreichen, wann er den Gutschein erhalten hat. Weiterführende Hinweise
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Incentive-Reisen § 2 LStDV | Problem: Incentive-Reisen wurden nicht versteuert, obwohl steuerpflichtige Zuwendung vorliegt. Lösung: Evtl. überwiegendes betriebliches Interesse nachweisen, z. B. bei Kombination mit Fortbildungsmaßnahme oder Betreuung von Kunden. Möglichkeit der Pauschalierung mit 30 Prozent (§ 37b EStG). Weiterführende Hinweise
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Kindergartenbeiträge § 3 Nr. 33 EStG | Problem: Kindergartenbeiträge sind steuerpflichtig, wenn sie im Rahmen einer Lohn-umwandlung erbracht werden. Lösung: Arbeitgeber sollten Kindergartenbeiträge für die Zukunft zusätzlich erbringen und evtl. andere, freiwillige Lohnbestandteile umwandeln. Weiterführende Hinweise
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Minijobs § 40a Abs. 2 EStG | Problem: Verlust der Pauschalierung, weil Minijob-Grenze überschritten. Lösung: Für die Zukunft steuerfreie oder pauschalbesteuerbare Lohnbestandteile ausschöpfen (z. B. Gutschein), sie zählen beim Grenzwert nicht mit. Weiterführender Hinweis
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Nicht versteuerte Lohnzahlungen § 38 Abs. 2 und 3 EStG | Problem: Der Arbeitgeber ist Schuldner der Lohnsteuer. Führt er keine ab, begeht er grundsätzlich eine Steuerhinterziehung mit strafrechtlichen Folgen. Lösung: Selbstanzeige und Nachzahlung der Lohnsteuer. Nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung ist allerdings keine wirksame Strafbefreiung mehr möglich. |
Pauschale Lohnsteuer § 37b EStG | Problem: Der Prüfer versteuert bei Kundenevents, an denen auch eigene Arbeitnehmer teilnehmen, die gesamten Sachzuwendungen nach § 37b EStG. Lösung 1: Prüfer auf BFH-Urteil hinweisen, dass Zuwendungen aus betrieblichem Interesse nicht der Pauschalierung nach § 37b EStG unterliegen. Verwaltung wendet diese Rechtsprechung meist nicht an. Ggf. Einspruch einlegen. |
Prüfungsschwerpunkt | Problem und Lösung |
Pauschale Lohnsteuer § 37b EStG | Lösung 2: Prüfer auf die Bemessungsgrundlage des § 37b EStG hinweisen. Nicht einzubeziehen sind Aufmerksamkeiten, Sachbezüge innerhalb der 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze oder des Rabattfreibetrags von 1.080 Euro sowie nach anderen Vorschriften pauschal versteuerte oder mit Sachbezugswerten angesetzte Sachleistungen. Weiterführende Hinweise
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Personalcomputer, Datenverarbeitungs-, Telekommunikationsgeräte sowie Zubehör § 3 Nr. 45 EStG, § 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG | Problem: Geräte werden dem Arbeitnehmer nicht nur überlassen, sondern geschenkt oder verbilligt übereignet. Lösung: Keine Bestellungen direkt auf den Namen des Arbeitnehmers, Erstattung wäre Barlohn. Arbeitgeber sollten mit dem Arbeitnehmer eine Rückgabepflicht bei Ende der Arbeitnehmereigenschaft vereinbaren. Übereignet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Elektronik-Gerät zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, entsteht steuerpflichtiger Arbeitslohn; dieser ist jedoch mit 25 Prozent pauschalierungsfähig (§ 40 Abs. 2 S.1 Nr. 5 S.1 EStG). Auch Barzuschüsse zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Internetnutzung, die der Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zahlt, sind pauschalierungsfähig (§ 40 Abs. 2 S.1 Nr. 5 S. 2 EStG, R 40.2 Abs. 5 LStR). Weiterführende Hinweise
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Reisekosten, Verpflegungsmehraufwand § 3 Nr. 16 EStG | Problem 1: Pauschale Zahlungen ohne Einzelabrechnung bei den Reisekosten und beim Verpflegungsmehraufwand führen zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Das gilt auch für Vorschüsse. Lösung: Steuerfreie Zahlungen sind nur bei Einzelberechnungen nach Abwesenheitszeiten sowie nach der tatsächlich gefahrenen Strecke zulässig. Bei Reisekostenvorschüssen muss der Arbeitgeber eine Kalkulation und Dokumentation der dem Arbeitnehmer voraussichtlich entstehenden Kosten erstellen. Nach der Reise muss er exakt abrechnen. Problem 2: Erhält ein Arbeitnehmer für eine längerfristige Auswärtstätigkeit auch nach Ablauf von drei Monaten noch Verpflegungsgelder, tritt Steuerpflicht ein. Lösung: Statt einer Weiterzahlung der Verpflegungsgelder kann der Arbeitgeber die zulässigen Pauschalen innerhalb der ersten drei Monate verdoppeln und pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG). Weiterführende Hinweise
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Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit R 3b Abs. 7 LStR | Problem: Die Steuerfreiheit ist in Gefahr, wenn Arbeitszeiten nicht exakt aufgezeichnet werden bzw. der Arbeitgeber stundenunabhängige Pauschalen zahlt. Lösung: Pauschale Zuschläge sind steuerfrei, wenn sie anhand genauer Aufzeichnungen später mit den tatsächlich zu gewährenden steuerfreien Zahlungen verrechnet werden. |
AUSGABE: LGP 1/2022, S. 10 · ID: 47686658