Überleben im Backoffice einer Apotheke: So lässt sich das Warenlager optimal organisieren

Dieser Beitrag soll dabei helfen, den Personaleinsatz so zu steuern, dass eine Struktur entsteht, die die eingangs genannten Probleme reduziert. Dabei ist zu berücksichtigen, dass Personal immer eine knappe Ressource ist. Ob im Backoffice eine PKA, eine PTA oder ein Apotheker die Arbeit übernimmt, ist irrelevant. Die Hauptsache ist, dass die Arbeiten ausgeführt werden. Die Einteilung erfolgt immer auf Basis der Verfügbarkeiten. In diesem Beitrag wird davon ausgegangen, dass eine PKA die Tätigkeiten übernimmt.

einordnen. Im Folgenden werden die einzelnen Sichten betrachtet und eine beispielhafte Struktur aufgezeigt, wie die Tätigkeiten organisiert werden können. Es sei direkt gesagt, dass diese Struktur als Leitlinie dienen soll, die nicht in Stein gemeißelt ist, die sich in einigen Apotheken jedoch bereits als erfolgreich erwiesen hat.

Betrachten wir die täglichen kurzfristigen Tätigkeiten einer PKA. Angenommen, die Apotheke hat von 8:00 bis 18:00 Uhr geöffnet und wird dreimal am Tag sowie einmal in der Nacht vom Großhandel beliefert. Die erste Frage, die sich stellt, ist, wann der optimale Arbeitsbeginn ist. Es hat sich gezeigt, dass es sinnvoll ist, wenn die PKA eine halbe Stunde vor Öffnung der Apotheke beginnt. So kann sie die in der Nacht gelieferten Medikamente prüfen, verbuchen und für die HV-Kräfte bereitlegen. Andernfalls beginnt bei Öffnung der Apotheke, wenn direkt die ersten Patienten warten, erst die Suche. Das bindet Mitarbeiter, die in der Zeit schon etwas anderes erledigen könnten.

Ein beispielhafter Arbeitsplan einer PKA für einen Arbeitstag könnte wie folgt aussehen:

Betrachtet man diesen exemplarischen Tagesplan einer PKA, zeigt sich, dass er sich im Drei- bis Vier-Stunden-Takt wiederholt. Er wird durch die Bestell- und Lieferzeiten des Großhandels bestimmt. Sollten in der eigenen Apotheke andere Bestell- und Lieferzeiten gelten, ist der Zeitplan adaptierbar. Im Rahmen dieses operativen Zeitplans muss jeder Apothekenleiter für sich und seine Mitarbeiter entscheiden, an welchen Stellen automatisierte Workflows eine Arbeitserleichterung darstellen können. Beispielsweise können Großhandelsbestellungen in den meisten Warenwirtschaftssystemen automatisiert freigegeben und somit erledigt werden. Es muss nur noch kontrolliert werden, ob alle gewünschten Artikel verfügbar sind. Im Falle der Nichtverfügbarkeit muss dann reagiert und ein Lieferant gesucht werden, der das Produkt liefern kann.

Das Wichtigste an der aufgezeigten Struktur ist, sie auch einzuhalten. Das bedeutet, dass die Zeitfenster genau für die genannten Tätigkeiten genutzt werden. Natürlich werden auch telefonische Anfragen angenommen und bearbeitet. Dinge, die nicht im Zeitfenster erwähnt sind, sollten jedoch nicht bearbeitet werden, außer die im Bereich genannten Aufgaben sind vollständig erledigt.

Ein wichtiger Punkt, der mehrfach in der Zeitleiste vorkommt, ist das Bearbeiten von Listen. Diese Listen bilden die Grundlage für ein effizientes Warenlager. In der Apotheke ist man stärker als andere Handelsunternehmen von Entscheidungen anderer abhängig. Ein Beispiel hierfür sind die Rabattverträge, die regelmäßig dazu führen, dass einzelne Medikamente zum Monatswechsel aus dem Lager genommen und andere eingelistet werden müssen. Wird dieser Ansatz nicht konsequent verfolgt, führt dies zu erheblicher Mehrarbeit, denn ein nachgefragtes Medikament, das nicht vorrätig ist, muss nachgeliefert werden. Dies führt zu Prozesskosten, die die komplette Marge vernichten können.

Die folgende Tabelle zeigt, welche Listen regelmäßig und in welchen Zeitabständen bearbeitet werden sollten, um das Lager möglichst effizient zu betreiben. Die Auflistung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, kann aber als Leitlinie dienen. Die Regelmäßigkeit der Bearbeitung der Listen kann beispielsweise am Kundenaufkommen ausgerichtet werden. Gerade am Anfang und Ende eines Monats ist dieses in Apotheken meist höher als in der Mitte. Im Jahresverlauf zeigt sich außerdem, dass die ruhigeren Sommermonate – trotz der vielen Urlaube – dazu genutzt werden sollten, überfällige Lagerarbeiten durchzuführen. In den Wintermonaten, wenn die Erkältungszeit ansteht, ist es wichtiger, dass die Mitarbeiter im HV schnell an die Medikamente gelangen.

Es ist wichtig, Standardaufgaben zu identifizieren, die in der eigenen Apotheke in periodisch wiederkehrenden Abständen zu erledigen sind. Die Analyse mehrerer Apotheken hat gezeigt, dass die folgenden Listen eine wichtige Grundlage für die Steuerung des Warenlagers und der damit verbundenen Prozesse und Kosten sind: