QM – vom Fluch zum Segen: Aktualisierung des QMH bei Abrechnung von Milchpumpenrezepten

Jede Seite des QMH sollte über eine Fußzeile verfügen, in der die Formalien festgehalten werden. Es empfiehlt sich, hier nicht nur die Seitenzahl einzutragen, sondern auch zu vermerken, wer dieses Kapitel wann aktualisiert und wer es wann freigegeben hat (i. d. R. wird es der QMB ändern und der Apothekenleiter freigeben). Außerdem sollte hier stets deutlich erkennbar der Revisionsstand angegeben werden. Der Revisionsstand gibt an, wie viele Aktualisierungen das entsprechende Kapitel bereits durchlaufen hat. Die Ursprungsversion erhält die 0, bei jeder späteren Änderung wird der Revisionsstand um 1 erhöht.

Bei der Aktualisierung eines Kapitels im QMH muss immer die bisherige Version aufbewahrt werden, damit jede Änderung nachverfolgt werden kann. Üblicherweise speichert man das zu ändernde Kapitel in einem eigens dafür angelegten Ordner ab, z. B. unter der Bezeichnung „alte Revisionsstände“. Hierbei muss nur der letzte Revisionsstand eines Kapitels archiviert werden, d. h., die letzte aufbewahrte Version kann beim Speichern immer überschrieben werden.

Inhaltliche Änderungen sollen schnell erkennbar sein, daher hat es sich bewährt, diese farblich hervorzuheben. Damit dies immer übersichtlich bleibt, sollten bei einer Aktualisierung zunächst die letzten Hervorhebungen in normalen (also nicht farbigen) Text umgewandelt werden. Danach kann mit der eigentlichen inhaltlichen Überarbeitung begonnen werden. Wenn Passagen nicht mehr benötigt werden, können sie natürlich gelöscht werden. Der Nachteil dieser Methode ist, dass bei der Durchsicht der Überarbeitungen niemand diese Änderung gezielt finden kann. Daher können gestrichene Passagen (optisch als gestrichen gekennzeichnet) bis zur nächsten Überarbeitung im Text verbleiben. Alternativ kann die Änderung inhaltlich kurz erläutert werden, z. B. durch folgende Klarstellung zum Verleih von elektrischen Milchpumpen: Zum 01.04.2024 wurden Milchpumpen als apothekenübliche Hilfsmittel eingestuft, seitdem ist keine Präqualifizierung mehr vorgeschrieben.

Abschließend wird in der Fußzeile das Änderungsdatum eingetragen und der Revisionsstand um 1 erhöht. Nun kann das aktualisierte Kapitel der verantwortlichen Person zur Freigabe vorgelegt werden. Ist dies geschehen, wird das Freigabedatum ebenfalls in die Fußzeile eingetragen. Verfügt das QMH über ein Arbeitsblatt mit der Auflistung aller Revisionsstände, so sollte dies ebenfalls angepasst werden.

Man hat die Wahl, ob das QMH in gedruckter Form in einem Ordner im Regal steht oder nur in elektronischer Form vorliegt. Ist ein Ordner vorhanden, müssen nun noch die alten Seiten im Ordner gegen die frisch überarbeiteten ausgetauscht werden. Anschließend werden die betroffenen Stellen im Team – idealerweise über das QMS-Board – darüber informiert, dass es etwas Neues im QMH zu erfahren gibt.

Beachten Sie | Wenn beim Ausdruck der QMH-Seiten aus Kostengründen auf einen farbigen Ausdruck verzichtet werden soll, können die geänderten Passagen auch kursiv gesetzt werden.

Der Mehrwert eines ausführlich geschriebenen und stets gepflegten QMH kann auch darin bestehen, dass sich mehr Mitarbeiter an einen bestimmten (sonst eher ungeliebten) Prozess herantrauen. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Abrechnung von Hilfsmittelrezepten über den Verleih elektrischer Milchpumpen. Dabei sind eine Vielzahl von Formalitäten zu beachten, damit das ganze Projekt nicht mit einer ärgerlichen Retaxation endet. In vielen Apothekenbetrieben kennt sich deshalb nur eine einzige Person sicher mit diesem Themenkomplex aus. Eine gute Lösung für das gesamte Team ist daher, dass genau dieser Experte im Team das Kapitel über den Verleih von elektrischen Milchpumpen verfasst. Wichtig ist eine detaillierte Prozessbeschreibung, in der der Umgang mit allen möglicherweise auftretenden Problemen erläutert wird. Schon bald werden sich dann auch andere Mitarbeiter an diese Arbeit herantrauen und es bleiben nicht immer alle Milchpumpenrezepte zur Bedruckung für ein spezielles Teammitglied liegen.

Die Abrechnungsprüfung sollte beginnen, indem die allgemeinen Formalitäten überprüft werden:

Nun sollten im Text die Besonderheiten zu all diesen Punkten erklärt werden. Auch empfiehlt es sich, die speziellen Regelungen der einzelnen Kostenträger als Nachschlagewerk direkt mit aufzuführen, damit diese nicht immer wieder aufwendig recherchiert werden müssen:

Besonders wichtig ist es hierbei, im QMH darauf hinzuweisen, dass ein Rezept über den Verleih einer Milchpumpe immer erst am letzten Tag des Verleihzeitraums bedruckt werden sollte. Andernfalls könnte der Kostenträger davon ausgehen, dass die Milchpumpe bereits vor Ablauf der auf dem Rezept genannten Frist wieder in die Apotheke zurückgebracht wurde. Bei Folgerezepten ist darauf zu achten, dass das Datum lückenlos an das des vorangegangenen Rezepts anschließt. Ist dies nicht der Fall, müssen die Kosten für die dazwischen liegenden Tage eventuell von der Patientin privat bezahlt werden. Endet die Verleihfrist auf einem Sonn- oder Feiertag und bedruckt die Apotheke das Rezept erst am darauffolgenden Werktag (natürlich trotzdem nur mit 28 Verleihtagen!), so kommt es zu einer nicht vermeidbaren Fristüberschreitung. Diese sollte auf dem Rezept vermerkt werden, z. B. „Fristüberschreitung bei der Abrechnung, da 9.3.25 Sonntag, ergänzt, Datum, Kürzel“. Einige Rechenzentren wünschen die Einreichung von Rezepten mit gekennzeichneter Fristüberschreitung in einem separaten Umschlag. Auch solche Sonderfälle sollten im QMH unbedingt Erwähnung finden.

Das Rezept ist i. d. R. von der Zuzahlung befreit. Es kann entweder für einen Zeitraum von maximal 28 Tagen vom Kinderarzt für den Säugling mit der Trinkschwäche oder vom Gynäkologen für die Mutter mit der Mastitis ausgestellt werden. In diesem Fall liegt ein Graviditätsrezept vor, da es sich um eine Leistung im Zusammenhang mit der Entbindung handelt. Sollte die Kennzeichnung fehlen, ist es dem Apothekenpersonal gestattet, das Kästchen für „Gebühr frei“ anzukreuzen und darüber den Zusatz „Gravidität“ zu vermerken.

Bei einigen Kostenträgern dürfen Milchpumpen auch im Rahmen des Entlassmanagements verordnet werden, dann auch länger als sieben Tage, soweit dies medizinisch erforderlich ist. Beispiele hierfür sind in vielen Bundesländern die entsprechende AOK, z. B. AOK NordWest und AOK Rheinland/Hamburg, Knappschaft und SVLFG.

Beachten Sie | Es schadet auch nicht, im QMH darauf hinzuweisen, dass Milchpumpenrezepte genehmigungspflichtig sein können. Dies ist oft der Fall, wenn es sich bei dem Kostenträger um eine Primärkasse aus einem anderen Bundesland handelt oder wenn die Milchpumpe schon sehr lange ausgeliehen wurde. Entsprechende Listen gibt es beim jeweiligen Landesapothekerverband.

Zum Abgleich bietet es sich nun noch an, die aktuell gültigen Preise für den Verleih der elektrischen Milchpumpe und die Abgabe der Absaugsets aufzuführen. Durch die besondere farbliche oder kursive Kennzeichnung ist auch sofort erkennbar, wenn sich hier etwas geändert haben sollte. Generell gilt, dass die Summe der abgerechneten Tagesmietpreise niemals den Abrechnungspreis des jeweiligen Geräts übersteigen darf. Einige Kostenträger erstatten einen Mindestmietpreis von 17,85 Euro, z. B. die BARMER und die Techniker Krankenkasse.

Zu den Betreiberpflichten gehören beim Verleih elektrischer Milchpumpen messtechnische und sicherheitstechnische Kontrollen sowie die Schulung des Anwenders. Es sind ein Medizinproduktebuch und ein Bestandsverzeichnis zu führen. Auch müssen ausführliche schriftliche Anweisungen zur Hygiene von Verleihgeräten vorhanden sein. Die gereinigten und die noch nicht gereinigten Milchpumpen müssen räumlich getrennt voneinander aufbewahrt werden.