So können Arbeitgeber Fort- und Weiterbildungskosten steuerfrei erstatten

Übernimmt der Arbeitgeber für einen Arbeitnehmer die Kosten einer Fort- und Weiterbildungsmaßnahme oder erstattet der Arbeitgeber die im Zusammenhang mit einer Fort- und Weiterbildungsmaßnahme angefallenen Aufwendungen, dann stellen diese Zuwendungen vom Grundsatz her steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn dar. Parallel kann der Arbeitnehmer die Aufwendungen für die Fort- und Weiterbildungsmaßnahme jedoch als Werbungskosten geltend machen, wenn die Maßnahme der Erwerbung, Sicherung oder dem Erhalt von Einnahmen dient.

Dieser Grundsatz gilt dann nicht, wenn die Fort- und Weiterbildung im ganz überwiegend betrieblichen Interesse des Arbeitgebers durchgeführt wird. Denn für diesen Fall bestimmt R 19.7 Abs. 1 LStR, dass sich kein Arbeitslohn ergibt. Dabei ist es gleichgültig, ob die Bildungsmaßnahme am Arbeitsplatz, in zentralen betrieblichen oder in außerbetrieblichen Einrichtungen durchgeführt wird. Gleiches gilt selbst für Bildungsmaßnahmen fremder Unternehmer, die für Rechnung des Arbeitgebers erbracht werden.

Ein betriebliches Interesse liegt vor, wenn die Maßnahme die Einsatzfähigkeit des Arbeitnehmers im Betrieb des Arbeitgebers erhöhen soll. Es muss sich also um eine Bildungsmaßnahme handeln, die keine Gegenleistung für eine vom Arbeitnehmer erbrachte oder zu erbringende Arbeitsleistung darstellt. Die Maßnahme muss vielmehr überwiegend im Hinblick auf die Funktionsfähigkeit des Betriebs als Ganzes erbracht werden. Der Arbeitgeber muss sich durch die Maßnahme also einen gewissen konkreten Vorteil für die spätere Tätigkeit des Arbeitnehmers innerhalb seines Betriebs erhoffen.

Nicht erforderlich ist es, dass der Arbeitgeber die Teilnahme an der Maßnahme zumindest teilweise auf die Arbeitszeit anrechnet. Auch eine ausschließlich in der Freizeit des Arbeitnehmers durchgeführte Maßnahme kann im ganz überwiegend betrieblichen Interesse des Arbeitgebers erfolgen. Rechnet der Arbeitgeber die Teilnahme jedoch zumindest teilweise auf die Arbeitszeit an, ist gemäß Richtlinie 19.7 Abs. 2 S. 3 LStR stets von einer Bildungsmaßnahme im ganz überwiegend betrieblichen Interesse auszugehen.

Wichtig | Dies gilt nur dann nicht, wenn konkrete Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass es sich bei der Bildungsmaßnahme um eine Maßnahme mit Belohnungscharakter handelt. Beispiele hierfür sind Bildungsmaßnahmen mit Freizeitcharakter, z. B. der Erwerb eines Sportflugzeugführerscheins.

Grundsätzlich geht bei solchen Bildungsmaßnahmen im ganz überwiegend betrieblichen Interesse des Arbeitgebers die Rechnung direkt an den Arbeitgeber. Manchmal ist jedoch der Arbeitnehmer der Rechnungsempfänger. Dieser Umstand ist für ein ganz überwiegend betriebliches Interesse des Arbeitgebers unschädlich, wenn der Arbeitgeber die Übernahme bzw. den Ersatz der Aufwendungen allgemein oder für die besondere Bildungsmaßnahme vor Vertragsschluss schriftlich zugesagt hat (R 19.7 Abs. 1 S. 4 LStR).

Bei der Kostenerstattung von Studiengebühren im Rahmen eines Ausbildungsdienstverhältnisses, bei dem Rechnungsempfänger der Arbeitnehmer ist, muss sich der Arbeitgeber für ein überwiegend betriebliches Interesse zudem arbeitsvertraglich zur Übernahme der Studiengebühren verpflichtet haben. Weiter muss der Arbeitgeber die übernommenen Gebühren arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage ganz oder zeitanteilig vom Arbeitnehmer zurückfordern können, sofern der Arbeitnehmer das ausbildende Unternehmen auf eigenen Wunsch innerhalb von zwei Jahren nach dem Studienabschluss verlässt. Andernfalls handelt es sich bei der Erstattung um steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn (BMF, Schreiben vom 13.04.2012, Az. IV C 5 – S 2332/07/0001, Abruf-Nr. 121226).

Wichtig | Handelt es sich um ein berufsbegleitendes Studium, dann hat der Arbeitgeber auf der ihm zur Kostenübernahme vorgelegten Originalrechnung die Kostenübernahme sowie deren Höhe anzugeben. Eine Ablichtung der insoweit ergänzten Originalrechnung ist als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen (BMF, Schreiben vom 13.04.2012). Diese Regelung soll einen zusätzlichen Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers ausschließen.

Kommt es aufgrund eines frühzeitigen Ausscheidens des Arbeitnehmers zu einer ganz oder teilweisen Rückzahlung der Studiengebühren an den bisherigen Arbeitgeber, kann der Arbeitnehmer die Zahlung als Werbungskosten absetzen. In der Praxis kommt es aber häufig vor, dass der neue Arbeitgeber die Zahlung übernimmt. In diesem Fall handelt es sich bei der Zahlungsübernahme um steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn, weil kein überwiegend betriebliches Interesse des neuen Arbeitgebers gegeben ist. Allerdings kann der begünstigte Arbeitnehmer den vom neuen Arbeitgeber übernommenen Betrag als Werbungskosten geltend machen, sodass zumindest keine Steuerbelastung eintritt (BFH, Urteil vom 28.04.2020, Az. VI R 5/18, Abruf-Nr. 218122). Sozialabgaben fallen dennoch an.

Flüchtlinge und andere Arbeitnehmer, deren Muttersprache nicht Deutsch ist, sollen in Deutschland intergiert und auch auf dem Arbeitsmarkt aufgenommen werden. Das ist aufgrund der Sprachbarrieren jedoch nicht immer einfach. Deshalb werden bei diesen Personengruppen auch Bildungsmaßnahmen zum Erwerb oder zur Verbesserung der deutschen Sprache dem ganz überwiegend betrieblichen Interesse des Arbeitgebers zugeordnet, wenn der Arbeitgeber die Sprachkenntnisse in dem für den Arbeitnehmer vorgesehenen Aufgabengebiet verlangt (BMF, Schreiben vom 04.07.2017, Az. IV C 5 – S 2332/09/10005, Abruf-Nr. 194988).

Auch wenn kein ganz überwiegend betriebliches Interesse des Arbeitgebers an der Bildungsmaßnahme besteht und sich deshalb Arbeitslohn ergibt, kann dieser nach § 3 Nr. 19 EStG steuerfrei und infolge der Steuerbefreiung auch beitragsfrei sein. Diese Steuerbefreiung gilt für Weiterbildungsleistungen des Arbeitgebers oder auf dessen Veranlassung – was in der Praxis typisch ist – von einem Dritten für Maßnahmen im Sinne des § 82 Abs. 1 und 2 SGB III, für Maßnahmen im Sinne des § 82a SGB III und für Maßnahmen, die der Verbesserung der Beschäftigungsfähigkeit des Arbeitnehmers dienen. Zudem werden Beratungsleistungen zur beruflichen Neuorientierung bei Beendigung des Dienstverhältnisses privilegiert (mehr dazu unten).

Für diese Steuerbefreiung ist zudem nicht erforderlich, dass dem Arbeitnehmer die Kostenübernahme vor Beginn der Maßnahme zugesagt wurde.

Wichtig | Die Steuerbefreiung gilt nicht für Weiterbildungsleistungen, die überwiegenden Belohnungscharakter haben (§ 3 Nr. 19 S. 3 EStG). Privat motivierte Fortbildungen wie ein Angel- oder Sportflugzeugführerschein sind regelmäßig nicht begünstigt. Gleiches gilt für nicht berufsbezogene, sondern gesellschaftsbezogene Weiterbildungen (z. B. Bildungsreise ins Ausland zu einem allgemein gesellschaftspolitischen Thema).

§ 82 SGB III regelt die Förderung bei beruflichen Weiterbildungen im Rahmen eines bestehenden Arbeitsverhältnisses durch Übernahme der Weiterbildungskosten durch die Bundesagentur für Arbeit.

Unter die Weiterbildungsleistungen nach § 82 Abs. 1 SGB III fallen Maßnahmen, die Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten vermitteln, die über ausschließlich arbeitsplatzbezogene kurzfristige Anpassungsfortbildungen hinausgehen. Der Erwerb des Berufsabschlusses, für den nach bundes- oder landesrechtlichen Vorschriften eine Ausbildungsdauer von mindestens zwei Jahren festgelegt ist, muss in der Regel mindestens vier Jahre zurückliegen. Der Arbeitnehmer darf in den letzten vier Jahren nicht an einer nach dieser Vorschrift geförderten beruflichen Weiterbildung teilgenommen haben. Die Maßnahme muss mehr als 120 Stunden dauern. Und die Maßnahme und der Träger der Maßnahme müssen für die Förderung zugelassen sein.

Doch warum wird nun die Steuerbefreiung benötigt, wenn die Förderung durch die Bundesagentur für Arbeit erfolgt? Das liegt an § 82 Abs. 2 SGB III. Dieser fordert, dass sich der Arbeitgeber angemessenen an den Lehrgangskosten beteiligen muss. Damit diese angemessene Kostenbeteiligung nicht als Arbeitslohn angesehen wird, wurde die Steuerbefreiung eingeführt.

Wichtig | Hat der Betrieb mindestens 50 und weniger als 500 Beschäftigte ist die Beteiligung des Arbeitgebers angemessen, wenn diese mindestens 50 Prozent der Lehrgangskosten beträgt. Bei mindestens 500 Beschäftigten hat der Arbeitgeber mindestens 75 Prozent der Lehrgangskosten zu übernehmen.

Zum 01.04.2024 wurde das nach § 3 Nr. 2 Buchst. a) EStG steuerfreie Qualifizierungsgeld eingeführt. Mit diesem sollen Arbeitnehmer unterstützt werden, wenn der Verlust von Arbeitsplätzen durch Strukturwandel droht, die Unternehmen ihre Arbeitnehmer aber durch die richtige Weiterbildung weiterbeschäftigen können. Die Weiterbildungskosten, die während dieser Qualifizierungsmaßnahe der Arbeitgeber trägt, bleiben steuerfrei (§ 3 Nr. 19 EStG).

Wichtig | Das Qualifizierungsgeld selbst ist lohnsteuerfrei (§ 3 Nr. 2 Buchst. a EStG); es unterliegt allerdings dem Progressionsvorbehalt (§ 32b Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a EStG).Details in LGP 5/2024, Seite 106 → Abruf-Nr. 50004350.

Der Verbesserung der Beschäftigungsfähigkeit dienen Weiterbildungen, die eine Anpassung und Fortentwicklung der beruflichen Kompetenzen des Arbeitnehmers ermöglichen und dazu beitragen, dass er die beruflichen Herausforderung besser meistert.

Eine Verbesserung der Beschäftigungsfähigkeit ist gegeben, wenn durch die Maßnahme Kenntnisse und Fertigkeiten vermittelt werden, die ganz allgemein der Berufstätigkeit förderlich sein können. Ein Abschluss der Fortbildung ist keine Voraussetzung. Ein direkter Bezug zur aktuellen beruflichen Tätigkeit ist nicht erforderlich.

Auch Beratungsleistungen zur beruflichen Neuorientierung bei Beendigung des Dienstverhältnisses stellen steuerfreien Arbeitslohn dar. Das sind die vom Arbeitgeber übernommenen Kosten für Dienstleistungen von Unternehmen, die darauf abzielen, aus dem Betrieb ausscheidende Arbeitnehmer in deren weiteren beruflichen Werdegang zu begleiten und insbesondere bei der künftigen Jobfindung bzw. einem Start in die Selbstständigkeit zu unterstützen. Typischerweise handelt es sich um die sog. Outplacement- oder Newplacement-Beratung für ausscheidende Arbeitnehmer.

Letztere unterteilen sich in die Bereiche Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Unterkunftskosten und Reisenebenkosten.

Wichtig | Die Erstattung ist nur insoweit steuerfrei, wie der Arbeitnehmer die Kosten als Werbungskosten geltend machen kann. Zugleich entfällt bei einer steuerfreien Erstattung für den Arbeitnehmer insoweit der Werbungskostenabzug nach § 3c Abs. 1 EStG, um eine Doppelbegünstigung auszuschließen. Dennoch hat eine steuerfreie Erstattung im Vergleich zum Werbungskostenabzug einen Vorteil: Die Sozialabgaben entfallen. Davon profitiert auch der Arbeitgeber.