Das sind die aktuellen steuerlichen und sv-rechtlichen Regelungen für Betriebsveranstaltungen

Der Gesetzgeber hat im Zollkodexanpassungsgesetz eine gesetzliche Regelung für Betriebsveranstaltungen in das EStG aufgenommen, die seit dem Jahr 2015 anzuwenden ist. Diese Regelung sieht Folgendes vor:

Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter. Zuwendungen des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen anlässlich von solchen Veranstaltungen gehören zum Arbeitslohn (§ 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a S. 1 EStG).

Zu den Betriebsveranstaltungen gehören typischerweise Betriebsausflüge, Jubiläums-, Sommer- und Weihnachtsfeiern. Wer die Veranstaltung organisiert (Arbeitgeber oder z. B. Betriebs- oder Personalrat), ist unerheblich. Relevant ist aber der Teilnehmerkreis. Der muss überwiegend aus Betriebsangehörigen bestehen. Dazu gehören aktive oder passive Arbeitnehmer, Praktikanten, Referendare sowie Leiharbeitnehmer oder Arbeitnehmer anderer Unternehmen im Konzernverbund. Nehmen in geringem Umfang Geschäftspartner und Kunden an der Veranstaltung teil, ist das für den Charakter einer Betriebsveranstaltung unschädlich.

Wichtig | Keine Betriebsveranstaltung liegt vor, wenn ein einzelner Arbeitnehmer z. B. anlässlich einer Beförderung, der Verabschiedung, des bevorstehenden Ruhestands oder eines Einzel-Jubiläums geehrt wird (vgl. R 19.3 Abs. 2 Nr. 3 LStR). Auch ein „Arbeitsessen“ ist keine Betriebsveranstaltung (vgl. R 19.6 Abs. 2 LStR).

Als Zuwendungen in diesem Sinne sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschl. Umsatzsteuer anzusehen. Dies gilt unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet (vgl. § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a S. 2 EStG).

Nimmt ein Arbeitnehmer an einer Betriebsveranstaltung teil, handelt es sich um eine Zuwendung, die zum steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn i. S. v. § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG gehört. So lautet der Grundsatz. Davon gibt es zwei Ausnahmen:

Für die Bewertung ist nicht der ortsübliche Wert im Sinne des § 8 Abs. 2 EStG anzusetzen. Vielmehr sind die Zuwendungen mit den anteilig auf den Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen entfallenden Aufwendungen des Arbeitgebers zzgl. Umsatzsteuer anzusetzen (vgl. § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a S. 5 EStG).

Alternativ zur Besteuerung und Verbeitragung der Zuwendung mit den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen kann der Arbeitgeber die Pauschalversteuerung mit 25 Prozent nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG – zu seinen Lasten – wählen. Diese Vorschrift blieb auch nach der Einführung der gesetzlichen Regelung in § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a EStG unverändert. Durch die Pauschalversteuerung vereinfacht sich die Lohnsteuererhebung. Außerdem entfallen bei zeitnaher Versteuerung die Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile zu den Sozialabgaben (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV).

Der BFH hat sich bislang in drei Urteilen zu unterschiedlichen Fragen im Zusammenhang mit der seit 2015 geltenden gesetzlichen Regelung zu Betriebsveranstaltungen befasst.

Um den zu versteuernden Arbeitslohn anlässlich einer Betriebsveranstaltung zu ermitteln, sind alle mit dieser in unmittelbarem Zusammenhang stehenden Aufwendungen des Arbeitgebers (inkl. USt) anzusetzen. Dies gilt auch dann, wenn sie für den Arbeitnehmer nicht zu einem Vorteil führen (Gesamtkosten). § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a S. 5 EStG stellt eine eigenständige Bewertungsvorschrift dar, die anstelle der Bewertung mit dem üblichen Endpreis am Abgabeort nach § 8 Abs. 2 S. 1 EStG anzuwenden ist.

Zu berücksichtigen sind alle Kosten, die der Veranstaltung direkt zugerechnet werden können. Das sind z. B. Speisen, Getränke, Tabakwaren, Süßigkeiten, Übernachtungs- und Fahrtkosten (BMF, Schreiben vom 14.10.2015, Az. IV C 5 – S 2332/15/10001, Abruf-Nr. 145573 Tz. 6 und BMF, Schreiben vom 07.12.2016, Az. IV C 5 – S 2332/15/10001, Abruf-Nr. 190602, Punkt 3) genauso wie die Kosten für den äußeren Rahmen der Veranstaltung (Raummiete, DJ, Beleuchtung, Eventmanagement, Eintrittskarten, Sanitäter, Sicherheitsdienst, Trinkgelder, Stornokosten, etc.).

Die Gesamtkosten sind zu gleichen Teilen auf die anwesenden Teilnehmer aufzuteilen (BFH, Urteil vom 29.04.2021, Az. VI R 31/18, Abruf-Nr. 223501). Daher gehören auch sog. No-show-Kosten für eingeplante, aber nicht teilnehmende Arbeitnehmer zu den Zuwendungen, die aus Anlass einer Betriebsveranstaltung gewährt werden und die zu Arbeitslohn führen können. Eine beim BVerfG eingereichte Beschwerde hiergegen wurde nicht zur Entscheidung angenommen (Az. 2 BvR 1443/21, Abruf-Nr. 238311).

Auch zum Vorsteuerabzug bei Betriebsveranstaltungen hat der BFH bereits Stellung genommen. Er hat entschieden, dass der Arbeitgeber für Leistungen für Betriebsveranstaltungen (im Urteilsfall eine Weihnachtsfeier in Form eines Kochkurses) nur dann zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, wenn diese nicht ausschließlich dem privaten Bedarf der Betriebsangehörigen dienen, sondern durch die besonderen Umstände seiner wirtschaftlichen Tätigkeit bedingt sind (zu denen Betriebsveranstaltungen aus umsatzsteuerlicher Sicht gehören können). Inwieweit der Vorsteuerabzug für sog. Aufmerksamkeiten möglich ist, richtet sich nach der wirtschaftlichen Gesamttätigkeit des Unternehmers. Für Betriebsveranstaltungen gilt dabei weiterhin eine Freigrenze von 110 Euro, die für zwei Veranstaltungen im Kalenderjahr genutzt werden kann. Bei der Prüfung der 110-Euro-Freigrenze sind die Kosten des äußeren Rahmens in die Freigrenze einzubeziehen, wenn es sich um eine einheitliche Leistung handelt (BFH, Urteil vom 10.05.2023, Az. V R 16/21, Abruf-Nr. 236462).

Wichtig | Der BFH hat die gesetzliche Neuregelung zur lohnsteuerrechtlichen Behandlung von Betriebsveranstaltungen durch § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a EStG für die umsatzsteuerrechtliche Beurteilung von „Aufmerksamkeiten“ nicht übernommen. Er hat zwar am bisher maßgebenden Betrag von 110 Euro für die Bemessung von Annehmlichkeiten festgehalten, allerdings nicht als Freibetrag, sondern als Freigrenze. Denn in § 3 Abs. 9a Nr. 2 UStG wird die Ausnahme für Aufmerksamkeiten mit „sofern“ eingeleitet und nicht mit „soweit“.

Die Kosten für den äußeren Rahmen sind nach Ansicht des BFH bei der Prüfung der 110-Euro-Grenze dann zu berücksichtigen, wenn es sich bei der Veranstaltung um eine einheitliche Leistung handelt, weil z. B. mehrere Einzelleistungen so eng miteinander verbunden sind, dass sie objektiv eine einzige untrennbare wirtschaftliche Leistung bilden, deren Aufspaltung wirklichkeitsfremd wäre (vgl. Rz 41 im BFH-Beschluss vom 26.05.2021, Az. V R 22/20, Abruf-Nr. 224151). Bei einem Kochkurs, der als einheitliche Leistung abgerechnet wird, können somit keine Raumkosten herausgerechnet werden. Auch aus umsatzsteuerlicher Sicht sind die Gesamtkosten des Arbeitgebers zu gleichen Teilen auf die bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer und nicht auf die angemeldeten Teilnehmer aufzuteilen.

Wichtig | Im Wesentlichen übernimmt die Umsatzsteuer für die Prüfung der 110-Euro-Freigrenze somit die für den lohnsteuerlichen Freibetrag geltenden Grundsätze.

Der BFH hatte – drittens – über die Frage zu entscheiden, ob die Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 EStG mit einem Steuersatz von 25 Prozent zzgl. Soli und pauschaler Kirchensteuer auch dann zulässig ist, wenn die Veranstaltung nicht allen Betriebsangehörigen offensteht, sondern für einen ausgewählten Teilnehmerkreis durchgeführt wird (z. B. Weihnachtsfeier für Führungskräfte). Dies hat der BFH bejaht. Denn nach der Legaldefinition in § 19 Abs. 1 S. 1  Nr. 1a S. 1 EStG kann eine Betriebsveranstaltung auch dann vorliegen, wenn sie nicht allen Angehörigen eines Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht (BFH, Urteil vom 27.03.2024, Az. VI R 5/22, Abruf-Nr. 241427).

Damit können nun auch solche Veranstaltungen mit einem Steuersatz von 25 Prozent zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer pauschal versteuert werden, die nicht allen Betriebsangehörigen offenstehen.

Wichtig | Der Anwendungsbereich der Pauschalierung mit dem Steuersatz von 25 Prozent anstelle des ansonsten für Sachzuwendungen geltenden Steuersatzes von 30 Prozent nach § 37b EStG dürfte sich damit erheblich erweitern. Zu beachten ist aber, dass die monatlich 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze für Zuwendungen aus Anlass einer Betriebsveranstaltung nicht anwendbar ist. Das liegt daran, dass diese nicht nach § 8 Abs. 2 S. 1 EStG mit dem üblichen Endpreis am Abgabeort, sondern nach der gesonderten Bewertungsregelung des § 19 Abs. 1 Nr. 1a S. 2 EStG zu bewerten sind.

Wie weit die Finanzverwaltung den Begriff „gesellschaftlicher Charakter“ einer Veranstaltung fassen wird, bleibt abzuwarten. So könnten u. E. Rahmenprogramme zu einer beruflichen Veranstaltung, Teambuildingveranstaltungen, Belohnungsessen etc. als Veranstaltung mit einem gesellschaftlichen Charakter angesehen werden, die aus dem Anwendungsbereich der 50-Euro-Freigrenze herausfallen. Sie könnten mit einem Steuersatz von 25 Prozent zzgl. Soli und pauschaler Kirchensteuer pauschaliert werden und bei (zeitnaher) Pauschalierung in der Sozialversicherung beitragsfrei sein. In diesem Fall wäre dann die Pauschalversteuerung von Sachzuwendungen nach § 37b EStG mit einem Steuersatz von 30 Prozent nicht mehr zulässig, da diese in den Fällen des § 40 Abs. 2 EStG nicht anwendbar ist (vgl. § 37b Abs. 2 S. 2 EStG).

In der Sozialversicherung sind Einnahmen nach § 40 Abs. 2 EStG kein beitragspflichtiges Arbeitsentgelt, soweit sie mit der Entgeltabrechnung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum lohnsteuerfrei belassen oder pauschal besteuert werden (vgl. § 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 und 3 und S. 2 SvEV).

Dagegen sind nach Ansicht des BSG Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen als geldwerter Vorteil in der Sozialversicherung beitragspflichtig, wenn sie nicht mit der jeweiligen Entgeltabrechnung, sondern erst erheblich später steuerfrei belassen oder pauschal versteuert werden (BSG, Urteil vom 23.04.2024, Az. B 12 BA 3/22 R, Abruf-Nr. 241172).

Im Urteilsfall hatte ein Unternehmen die Aufwendungen für eine Jubiläumsfeier aus dem September 2015 erst im März 2016 nach § 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG pauschal versteuert. Nach Auffassung des BSG ist es für die Beitragsfreiheit aber entscheidend, dass die pauschale Versteuerung „mit der Entgeltabrechnung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum“ erfolgt. Dies wäre die Entgeltabrechnung für September 2015 gewesen. Dass im Steuerrecht bei der Pauschalbesteuerung anders verfahren werden kann, ändere an der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung nichts.

Wichtig | Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung vertreten im Besprechungsergebnis vom 20.04.2016, TOP 5 (Abruf-Nr. 230282) die Auffassung, eine nachträgliche Pauschalbesteuerung könne stets nur bis zur Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung geltend gemacht werden, also längstens bis zum 28.02. des Folgejahrs. Dem hat sich das BSG also im Ergebnis angeschlossen. Arbeitgeber müssen dies nunmehr beachten.