Unbezahlter Urlaub: Diese Spielregeln müssen Arbeitgeber wissen

Der bezahlte Erholungsurlaub ist im BUrlG geregelt ist und beträgt bei einer Vollzeitbeschäftigung mindestens 24 Tage im Jahr (§ 3 BUrlG). Dagegen ist der unbezahlte Urlaub nicht gesetzlich geregelt. Das bedeutet, dass die Gewährung zusätzlicher Urlaubstage grundsätzlich im Ermessen des Arbeitgebers liegt. Ein Anspruch kann sich aber z. B. aus vertraglichen Vereinbarungen mit dem Arbeitnehmer ergeben, wie z. B. aus dem Arbeits- oder Tarifvertrag.

Wichtig | Ein gesetzlicher Anspruch auf unbezahlten Urlaub besteht nur in Sonderfällen, z. B. wenn der Arbeitnehmer nahe Angehörige pflegen muss (maximal sechs Monate – § 3 PflegeZG), er kranke Kinder unter zwölf Jahren betreuen muss (maximal zehn Tage pro Kind – § 45 SGB V), er seinen Anspruch auf Elternzeit geltend macht, oder er unverschuldet in eine Notsituation geraten ist (z. B. Überschwemmung).

Während des unbezahlten Urlaubs besteht das Arbeitsverhältnis weiter. Es entfallen aber die Hauptpflichten, also die Pflicht zur Arbeit sowie zur Vergütung. Zudem besteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung, falls während des unbezahlten Urlaubs ein Krankheitsfall eintreten sollte. Nebenpflichten wie z. B. das Wettbewerbsverbot, die Treue- und Fürsorgepflicht und der Kündigungsschutz bleiben aber bestehen. Dennoch ist es möglich, einen Arbeitnehmer während des unbezahlten Urlaubs zu kündigen. Hierfür müssen die regulären Voraussetzungen für eine Kündigung vorliegen. Zudem wird der unbezahlte Urlaub nicht auf den bezahlten Erholungsurlaub angerechnet. Allerdings darf der Arbeitgeber den bezahlten Erholungsurlaub anteilig kürzen, wenn für mindestens einen Monat unbezahlter Urlaub genommen wird.

Gewährt der Arbeitgeber unbezahlten Urlaub, so wirkt sich dieser auch auf das dem Arbeitnehmer zustehende Arbeitsentgelt aus. Einfach ist es, wenn sich der unbezahlte Urlaub über einen kompletten Monat erstreckt. In diesem Fall erhält der Arbeitnehmer für diesen Monat kein Arbeitsentgelt. Dauert der unbezahlte Urlaub jedoch keinen ganzen Monat, dann ist das dem Arbeitnehmer zustehende Arbeitsentgelt wie folgt zu berechnen:

Ein Teillohnzahlungszeitraum entsteht dabei nicht (R 39b.5 Abs. 2 S. 2 LStR). Stehen dem Arbeitnehmer neben dem Grundlohn zusätzliche Gehaltsbestandteile zu, die auch im unbezahlten Urlaub weitergewährt werden (z. B. Dienstwagen), dann ist insoweit der Sachbezug nicht zu kürzen.

Bei Erstellung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung hat der Arbeitgeber neben dem reduzierten Bruttolohn noch eine weitere Besonderheit zu beachten. Erstreckt sich der unbezahlte Urlaub auf mindestens fünf zusammenhängende Arbeitstage im Jahr, dann muss der Arbeitgeber im Lohnkonto und auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung den Großbuchstaben „U“ (Unterbrechung) vermerken (§ 41 Abs. 1 S. 5 und § 41b Abs. 1 Nr. 2 EStG; § 4 Abs. 2 Nr. 2 LStDV). Der genaue Zeitraum ist jedoch nicht anzugeben.

Während der regulären Beschäftigung besteht für den Arbeitnehmer eine Absicherung in allen Zweigen der Sozialversicherungen, insbesondere besteht Krankenversicherungsschutz. Dieser Versicherungsschutz läuft auch während des unbezahlten Urlaubs weiter – allerdings nur für einen Monat (§ 7 Abs. 3 SGB IV). Nach Ablauf des Monats hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer abzumelden (Meldegrund 34) und erst mit Wiederaufnahme der Tätigkeit neu anzumelden (Meldegrund 13). Das bedeutet: In der Zwischenzeit muss der Arbeitnehmer selbst für seinen Versicherungsschutz sorgen.