Mobilitätsbudgets in der Praxis #x2013; das sind die lohnsteuerlichen Spielregeln

Auf die Anzahl der Akzeptanzstellen und den Bezug im Inland kommt es in diesen Fällen nicht an (BMF, Schreiben vom 15.03.2022, Rz. 12). Der Anbieter der Karte muss sicherstellen, dass die Geldkarte nur für die im Vorhinein bestimmten Leistungen akzeptiert wird.

Für Sachzuwendungen über das Mobilitätsbudget kann die monatliche 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze angewendet werden; 50 Euro monatlich lassen sich so steuer- und sozialversicherungsfrei an Arbeitnehmer ausgeben.

Die Sachzuwendung fließt jeweils zu, wenn das Guthaben auf die Karte aufgeladen wird. Kosten für die Bereitstellung (z. B. Setup-Gebühr) und Aufladung der Geldkarten werden von der Finanzverwaltung nicht als zusätzlicher geldwerter Vorteil angesehen (BMF, Schreiben vom 15.03.2022, Rz. 3).

Bei einem Mobilitätsbudget hinterlegt der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer ein entsprechendes Budget (in der Regel in Euro). Das kann der Arbeitnehmer nach seinen individuellen Bedürfnissen für seine (private) Mobilität nutzen, z. B. für öffentliche Verkehrsmittel, Mietwagen oder Sharing-Dienste.

Arbeitgeber wollen mit einem Mobilitätsbudget u. a.

Ist die Sachbezugsfreigrenze überschritten, kann der Arbeitgeber die Pauschalierungsmöglichkeit des § 37b EStG nutzen.

Gewährt der Arbeitgeber das Mobilitätsbudget nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, sondern über eine Gehaltsumwandlung, gelten die o. g. Begünstigungen nicht – mit Ausnahme der Pauschalversteuerung mit 25 Prozent. Das gewährte Mobilitätsbudget ist in diesem Fall mit dem Steuersatz des Mitarbeiters zu versteuern und beitragspflichtig in der Sozialversicherung.

Wichtig | Das Zusätzlichkeitserfordernis ist aber weiterhin erfüllt, wenn ein Mobilitätsbudget anstelle einer (noch nicht vereinbarten) künftigen Gehaltserhöhung gewährt wird.

In Deutschland gibt es für solche Mobilitätsbudgets derzeit keine besonderen Bewertungs- oder Besteuerungsregeln. Sie müssen also nach den allgemeinen Grundsätzen beurteilt werden. Daher hängt die lohnsteuerliche Behandlung davon ab, ob das Mobilitätsbudget als Bar- oder Sachlohn gewährt wird.

Vor der Planung bzw. Einführung eines Mobilitätsbudgets sollten Arbeitgeber zwingend den Mobilitätsbedarf der Arbeitnehmer abfragen, um auszuloten, welche Bedürfnisse bzw. welche Nutzungswünsche bei den verschiedenen Mobilitätsleistungen bestehen.

Für die Abfrage bietet es sich an, eine Übersicht über die verschiedenen Mobilitätsleistungen zu erstellen und diese den Arbeitnehmern vorzulegen. Die gängigsten Mobilitätsleistungen sind:

Wichtig | Alle vorgenannten steuerlichen Begünstigungen setzen voraus, dass das Mobilitätsbudget zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Gehaltsumwandlungen sind also nicht begünstigt. Der Begriff „zusätzlich“ ist in § 8 Abs. 4 EStG definiert.

Der Arbeitgeber kann in seinem Mobilitätsbudget die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel anbieten. Diese Nutzung ist unter den Voraussetzungen des § 3 Nr. 15 EStG steuerfrei. Arbeitgeber können Arbeitnehmern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn kostenlos oder vergünstigt Fahrberechtigungen (Sachbezüge) überlassen oder einen Barzuschuss (Barlohn) zu einer Fahrberechtigung gewähren, die der Arbeitnehmer erworben hat. Für die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 15 EStG kommt es also nicht darauf an, ob eine Geld- oder Sachzuwendung gewährt wird.

Mit der Abfrage schafft der Arbeitgeber auch die Akzeptanz unter den Arbeitnehmern, damit diese das Mobilitätsbudget später auch annehmen.

Es haben sich bereits einige Anbieter etabliert, die Arbeitgeber beim Angebot und der Administration von Mobilitätsbudgets unterstützen.

Wichtig | Die Steuerfreiheit der Arbeitgeberleistungen nach § 3 Nr. 15 EStG führt auch zur Sozialversicherungsfreiheit (§ 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 SvEV).

Auch die Politik hat erkannt, dass eine Vereinfachung der steuerlichen Behandlung von Mobilitätsbudgets sinnvoll ist, um Anreize zu schaffen, damit Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer dabei unterstützen, vermehrt nachhaltige Mobilität zu nutzen.

Dem Vernehmen nach ist die Möglichkeit angedacht, Mobilitätsbudgets pauschal über § 40 EStG bis zu einem Höchstbetrag von 2.400 Euro zu versteuern, wenn das Mobilitätsbudget zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Hierbei sollen „insbesondere die bisherigen Pauschalbesteuerungsvorschriften um Möglichkeiten zur Nutzung moderner Fortbewegungsmöglichkeiten (wie beispielsweis E-Scooter, die gelegentliche Inanspruchnahme von Car-Sharing-, Bike-Sharing- sowie sonstige Sharing-Angebote und Fahrtdienstleistungen) erweitert“ werden, so der inoffizielle Referentenentwurf eines Jahressteuergesetzes 2024.

Zum Personenfernverkehr gehören Fernzüge der Deutschen Bahn (ICE, IC, EC), Fernbusse auf festgelegten Linien oder Routen und mit festgelegten Haltepunkten, vergleichbare Hochgeschwindigkeitszüge und schnellfahrende Fernzüge anderer Anbieter (z. B. TGV, Thalys).

Wie eine solche Regelung letztlich konkret ausgestaltet sein wird, bleibt abzuwarten. LGP hält Sie hier auf dem Laufenden.

Zum ÖPNV gehört die allgemein zugängliche Beförderung von Personen im Linienverkehr, die überwiegend dazu bestimmt ist, die Verkehrsnachfrage im Stadt-, Vorort- oder Regionalverkehr zu befriedigen. Aus Vereinfachungsgründen rechnet die Finanzverwaltung alle öffentlichen Verkehrsmittel, die nicht Personenfernverkehr im obigen Sinne sind, zum ÖPNV.

Wichtig | Da der ÖPNV nicht auf das Inland begrenzt ist, gilt die Steuerbefreiung u. E. auch für Fahrkarten für einen öffentlichen Linienbus, der am Wochenende Wanderer ins grenznahe Ausland bringt (sog. Wanderbus).

Taxen und Rufbusse sind nicht nach § 3 Nr. 15 EStG begünstigt. Denn zum ÖPNV zählen insbesondere nicht Taxen im Gelegenheitsverkehr, die nicht auf konzessionierten Linien oder Routen fahren, oder Rufbusse, die insbesondere im ländlichen Raum zwar auf festgelegten Routen nicht aber zu festgelegten Zeiten unterwegs sind.

Wichtig | Hier kann aber evtl. die monatliche 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze nach § 8 Abs. 2 S. 11 EStG genutzt werden, wenn die Leistung als Sachbezug gewährt wird (mehr dazu unten). Den Rabattfreibetrag können nur die wenigsten nutzen.

Der Arbeitgeber kann auch das Deutschland-Ticket in ein Mobilitätsbudget einbeziehen und nach § 3 Nr. 15 EStG entweder steuerfrei erstatten oder als Sachzuwendung zur Verfügung stellen. Denn das Deutschland-Ticket berechtigt nur zu Fahrten im ÖPNV.

In den Lohnsteuerhinweisen 2024 hat die Finanzverwaltung klargestellt, dass die Steuerfreiheit auch für kostenpflichtige Upgrades (z. B. 1. Klasse oder Fahrradmitnahme) gilt. Wird das Deutschlandticket vom Arbeitgeber zu mindestens 25 Prozent bezuschusst, gewähren die Verkehrsbetriebe einen Rabatt von fünf Prozent, sodass das Ticket nur noch 46,55 Euro kostet.

Wird das Deutschland-Ticket vom Arbeitgeber als Sachzuwendung zur Verfügung gestellt, wendet die Finanzverwaltung für die Bewertung zusätzlich die sog. 96-Prozent-Regelung an, mit der üblicherweise gewährte Rabatte pauschal berücksichtigt werden (vgl. H 8.1 (1-4) „Deutschland-Ticket“ LStH 2024). Der geldwerte Vorteil wird in diesem Fall wie folgt ermittelt:

Der nach § 3 Nr. 15 EStG steuerfreie Betrag ist in der Steuererklärung des Arbeitnehmers auf die Entfernungspauschale anzurechnen. Deshalb muss der Arbeitgeber den Betrag in der Lohnsteuerbescheinigung ausweisen.

Will der Arbeitgeber die Anrechnung auf die Entfernungspauschale vermeiden, kann er auf die Steuerfreiheit verzichten und den geldwerten Vorteil mit einem Steuersatz von 25 Prozent zzgl. Soli und ggf. Kirchensteuer pauschal versteuern; das führt zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung.

Eine Sachzuwendung kann über das Mobilitätsbudget dadurch erreicht werden, dass eine aufladbare Geldkarte zum Einsatz kommt, die der Arbeitgeber einmalig oder laufend mit Guthaben auflädt und dem Arbeitnehmer zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn überlässt.

Das Mobilitätsguthaben kann dann für die vom Arbeitgeber zugelassene Mobilität verbraucht werden, z. B.

Die Karte muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen, damit die steuerlichen Begünstigungen für Sachzuwendungen greifen:

Auf die Anzahl der Akzeptanzstellen und den Bezug im Inland kommt es in diesen Fällen nicht an (BMF, Schreiben vom 15.03.2022, Rz. 12). Der Anbieter der Karte muss sicherstellen, dass die Geldkarte nur für die im Vorhinein bestimmten Leistungen akzeptiert wird.

Für Sachzuwendungen über das Mobilitätsbudget kann die monatliche 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze angewendet werden; 50 Euro monatlich lassen sich so steuer- und sozialversicherungsfrei an Arbeitnehmer ausgeben.

Die Sachzuwendung fließt jeweils zu, wenn das Guthaben auf die Karte aufgeladen wird. Kosten für die Bereitstellung (z. B. Setup-Gebühr) und Aufladung der Geldkarten werden von der Finanzverwaltung nicht als zusätzlicher geldwerter Vorteil angesehen (BMF, Schreiben vom 15.03.2022, Rz. 3).

Ist die Sachbezugsfreigrenze überschritten, kann der Arbeitgeber die Pauschalierungsmöglichkeit des § 37b EStG nutzen.

Gewährt der Arbeitgeber das Mobilitätsbudget nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, sondern über eine Gehaltsumwandlung, gelten die o. g. Begünstigungen nicht – mit Ausnahme der Pauschalversteuerung mit 25 Prozent. Das gewährte Mobilitätsbudget ist in diesem Fall mit dem Steuersatz des Mitarbeiters zu versteuern und beitragspflichtig in der Sozialversicherung.

Wichtig | Das Zusätzlichkeitserfordernis ist aber weiterhin erfüllt, wenn ein Mobilitätsbudget anstelle einer (noch nicht vereinbarten) künftigen Gehaltserhöhung gewährt wird.

Vor der Planung bzw. Einführung eines Mobilitätsbudgets sollten Arbeitgeber zwingend den Mobilitätsbedarf der Arbeitnehmer abfragen, um auszuloten, welche Bedürfnisse bzw. welche Nutzungswünsche bei den verschiedenen Mobilitätsleistungen bestehen.

Für die Abfrage bietet es sich an, eine Übersicht über die verschiedenen Mobilitätsleistungen zu erstellen und diese den Arbeitnehmern vorzulegen. Die gängigsten Mobilitätsleistungen sind:

Mit der Abfrage schafft der Arbeitgeber auch die Akzeptanz unter den Arbeitnehmern, damit diese das Mobilitätsbudget später auch annehmen.

Es haben sich bereits einige Anbieter etabliert, die Arbeitgeber beim Angebot und der Administration von Mobilitätsbudgets unterstützen.

Auch die Politik hat erkannt, dass eine Vereinfachung der steuerlichen Behandlung von Mobilitätsbudgets sinnvoll ist, um Anreize zu schaffen, damit Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer dabei unterstützen, vermehrt nachhaltige Mobilität zu nutzen.

Dem Vernehmen nach ist die Möglichkeit angedacht, Mobilitätsbudgets pauschal über § 40 EStG bis zu einem Höchstbetrag von 2.400 Euro zu versteuern, wenn das Mobilitätsbudget zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Hierbei sollen „insbesondere die bisherigen Pauschalbesteuerungsvorschriften um Möglichkeiten zur Nutzung moderner Fortbewegungsmöglichkeiten (wie beispielsweis E-Scooter, die gelegentliche Inanspruchnahme von Car-Sharing-, Bike-Sharing- sowie sonstige Sharing-Angebote und Fahrtdienstleistungen) erweitert“ werden, so der inoffizielle Referentenentwurf eines Jahressteuergesetzes 2024.

Wie eine solche Regelung letztlich konkret ausgestaltet sein wird, bleibt abzuwarten. LGP hält Sie hier auf dem Laufenden.