Fahrzeugpool: So wird der geldwerte Vorteil richtig versteuert

Gemäß § 8 Abs. 2 S. 2 EStG unterliegt die Nutzung eines betrieblichen Fahrzeugs durch den Arbeitnehmer für private Zwecke als geldwerter Vorteil der Besteuerung. Zugleich fallen auch Sozialabgaben an. Zusätzlich unterliegt gemäß § 8 Abs. 2 S. 3 EStG auch die Nutzung des Fahrzeugs für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte als weiterer geldwerter Vorteil der Besteuerung und den Sozialabgaben. Steht dem Arbeitnehmer immer das identische Fahrzeug zur Verfügung, ist die Ermittlung des geldwerten Vorteils einfach: Es wird entweder auf Basis des Bruttolistenneupreises die Ein-Prozent-Regelung angewandt (bzw. für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte die 0,03-Prozent-Regelung), oder anhand eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs der geldwerte Vorteil individuell ermittelt.

Eine individuelle Ermittlung des geldwerten Vorteils für einen Arbeitnehmer ist nur möglich, wenn der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer einen Dienstwagen dauerhaft zur Nutzung überlässt. Stehen dem Arbeitnehmer dagegen laufend wechselnde Fahrzeuge aus einem Fahrzugpool zur Verfügung, kann der geldwerte Vorteil nicht so einfach ermittelt werden. Denn der Arbeitgeber weiß nicht, welcher Arbeitnehmer an welchen Tagen welches Fahrzeug für Privatfahrten bzw. für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte verwendet hat. Daher ist eine abweichende fahrzeugbezogene Berechnung erforderlich, die das BMF im Schreiben vom 03.03.2022 (Az. IV C 5 – S 2334/21/10004, Rz. 14, Abruf-Nr. 228043) verankert hat.

Stehen Arbeitnehmern für Privatfahrten laufend wechselnde Fahrzeuge aus einem Fahrzeugpool zur Verfügung, so ist zunächst für alle Fahrzeuge der Bruttolistenneupreis zu ermitteln und mit einem Prozent anzusetzen. Der so als geldwerter Vorteil für sämtliche Fahrzeuge ermittelte Nutzungswert wird addiert und in einem zweiten Schritt auf die nutzungsberechtigten Arbeitnehmer verteilt. Es ergibt sich der individuelle steuer- und beitragspflichtige Arbeitslohn (vgl. auch BFH, 15.05.2002, Az. VI R 132/00, Abruf-Nr. 020755).

Unerheblich ist es dabei, ob die Anzahl der Fahrzeuge im Fahrzeugpool die Anzahl der nutzenden Arbeitnehmer übersteigt oder unterschreitet. Genauso macht es keinen Unterschied, ob ein Arbeitnehmer mehr oder weniger als andere Arbeitnehmer auf den Fahrzeugpool zugreift und ob ein Arbeitnehmer in Voll- und ein anderer Arbeitnehmer in Teilzeit beschäftigt wird.

Etwas anders erfolgt die Ermittlung des geldwerten Vorteils für die Nutzung des Fahrzeugpools für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Hier wird zwar zunächst ebenfalls für jedes Fahrzeug der Bruttolistenneupreis ermittelt und mit 0,03 Prozent angesetzt. Die Gesamtsumme wird jedoch sofort auf die Anzahl der nutzungsberechtigten Arbeitnehmer verteilt.

Erst im nächsten Schritt wird der Anteil mit der individuellen einfachen Entfernung des Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte multipliziert. Dadurch wird erreicht, dass für den Fall, dass weniger Fahrzeuge als Nutzungsberechtigte vorhanden sind, der Sachbezug für die Fahrten zum Betrieb nicht höher ausfällt als bei einer fiktiven Zurechnung je eines der gemeinschaftlich genutzten Firmenfahrzeuge bei genau einem Arbeitnehmer.

Handelt es sich bei den Fahrzeugen um ständig wechselnde Mietwagen, ändert sich an der Ermittlung des geldwerten Vorteils nichts. Lediglich die Ermittlung der nun maßgebenden Bruttolistenpreise erschwert sich. Oft kann dieser in der Praxis jedoch bereits dem Mietvertrag entnommen oder durch eine Nachfrage beim Vermieter in Erfahrung gebracht werden. Sollten die Mietwagen regelmäßig innerhalb des Monats wechseln, weil sie nur kurzfristig angemietet wurden (z. B. Mietwagen 1 vom 01.04. bis zum 10.04., Mietwagen 2 vom 11.04. bis zum … usw.), sind die Bruttolistenpreise nur zeitanteilig zu berücksichtigen (Bruttolistenpreis Mietwagen 1 mit 10/30tel ansetzen).

Das gleiche gilt für Autohäuser, die ihren Arbeitnehmern laufend wechselnde Vorführwagen in einem Fahrzeugpool zur Verfügung stellen.

Die Praxis zeigt, dass diese pauschale Ermittlung bei einem Fahrzeugpool oft zu unbilligen Ergebnissen führt. Nutzt ein Arbeitnehmer etwa überwiegend ein Fahrzeug mit einem gemessen am Fahrzeugpool unterdurchschnittlichen Bruttolistenpreis, muss er dennoch einen nach dem Durchschnittswert bemessenen geldwerten Vorteil versteuern und verbeitragen. Parallel wird derjenige Arbeitnehmer begünstigt, der überwiegend ein Fahrzeug mit einem überdurchschnittlich hohen Bruttolistenpreis nutzt. Zudem kann es zu einem unverhältnismäßig hohen geldwerten Vorteil kommen, wenn die Anzahl der nutzungsberechtigten Arbeitnehmer die Zahl der Fahrzeuge im Pool übersteigt und einzelne Arbeitnehmer die Fahrzeuge unterdurchschnittlich oft nutzen.

Die Arbeitnehmer haben bei der Nutzung von Poolfahrzeugen abweichend von der obigen Ermittlung des geldwerten Vorteils für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitstätte die Wahl: Sie können im Rahmen der persönlichen Einkommensteuerveranlagung zu einer Einzelbewertung übergehen. Danach wird abweichend von dem mit einem Durchschnittswert ermittelten geldwerten Vorteil für die tatsächliche Anzahl von Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte der Nutzungsvorteil mit 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer für genau das Fahrzeug bemessen, das der Arbeitnehmer verwendet hat (BMF, 03.03.2022, Rz. 13):

Um die Einzelbewertung anwenden zu können, muss der Arbeitnehmer jeden einzelnen Kalendertag benennen, an dem er eine Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte durchgeführt hat. Zudem muss das jeweils genutzte Fahrzeug des Pools angegeben werden. Eine pauschale Aussage von z. B. 105 Fahrten im Jahr 2022 genügt nicht. Zudem kann der Arbeitnehmer nicht innerhalb eines Kalenderjahrs zwischen 0,03-Prozent-Regelung und 0,002-Prozent-Methode wechseln. Er muss sich immer für das gesamte Kalenderjahr entscheiden, welches Verfahren angewandt werden soll.