Aus dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ergeben sich wichtige Pflichten für KMU

Gemeldet werden können nur Verstöße, die im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit der hinweisgebenden Person stehen. Damit soll sichergestellt werden, dass Vorgänge aus dem privaten Umfeld nicht unter das HinSchG fallen, z. B. wenn der Chef betrunken vom Schützenfest nach Hause fährt und dabei drei Mülltonnen umstößt.

Beachten Sie | Im Gesetzgebungsverfahren wurde erst im Vermittlungsausschuss eingeführt, dass anonym eingehende Hinweise von den Unternehmen bearbeitet werden sollen, aber nicht müssen. Ob diese Regelung für die Unternehmen vorteilhaft ist, sei zunächst dahingestellt.

Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten einschließlich der Beschäftigten in Teilzeit, Altersteilzeit, Elternzeit, Mutterschutz oder ähnlichen Arbeitsverhältnissen haben die Pflichten nach dem HinSchG umzusetzen. Unterfällt aber auch ein kleineres Unternehmen beispielsweise den Pflichten nach dem Geldwäschegesetz, sollte aufgrund der Vorschrift des § 6 Abs. 5 GwG ein Hinweisgeberschutzsystem eingerichtet sein. Darin liegt einer der Vorteile des HinSchG: Bestehende gesetzliche Verpflichtungen aus anderen Gesetzen lassen sich darin integrieren.

Beim Bundesamt für Justiz in Bonn wurde die im Gesetz vorgesehene externe Meldestelle eingerichtet.

Hinsichtlich der Einrichtung einer internen Meldestelle haben Unternehmen die Wahl, ob sie diese outsourcen oder tatsächlich rein intern ansiedeln. Ob ein Outsourcing im Hinblick auf das Schutzgut der Vertraulichkeit sinnvoll ist, muss jedes Unternehmen für sich entscheiden. Die Vorteilhaftigkeit darf aber vor allem deshalb bezweifelt werden, weil die outgesourcte Meldestelle bei der meist notwendigen Aufklärung des gemeldeten Hinweises/Sachverhalts immer auf interne Mithilfe angewiesen sein dürfte.

Ein Hinweisgeber hat aber immer die Wahl, wo er seinen Hinweis abgeben möchte – intern oder extern. Hier kommen eine Reihe von vorwiegend psychologischen Überlegungen ins Spiel. Unterstellt man, dass ein angestellter Hinweisgeber einerseits dem Unternehmen keinen Schaden zufügen will, andererseits aber ernst genommen werden und einen Missstand abgestellt sehen möchte, so dürfte seine Neigung größer sein, sich an eine interne Meldestelle zu wenden. Die Befürchtung, andernfalls als „Nestbeschmutzer“ zu gelten, dürfte seine Neigung erhöhen, den Hinweis anonym abzugeben. Lehnt ein Unternehmen die Bearbeitung anonymer Hinweise aber ab, wird sich der Hinweisgeber mit hoher Wahrscheinlichkeit an die externe Meldestelle beim Bundesamt für Justiz wenden. Dies ruft dann natürlich die Behörde auf den Plan.

Beachten Sie | Unabhängig davon, dass anonym eingehende Hinweise allgemein als wertiger gelten, dürften die meisten Unternehmen daher besser beraten sein, auch solche Hinweise zuzulassen. Dies hat dann aber wieder unmittelbare Auswirkungen auf den einzurichtenden Meldekanal.

Der erforderliche Fachkundenachweis durch den Arbeitgeber lässt sich durch Lehrgänge leicht erbringen. Die Ausstattung der handelnden Personen mit entsprechenden internen Vollmachten dürfte ebenfalls keine Schwierigkeiten bereiten. In Zeiten knapper personeller Ressourcen dürfte es aber schwierig werden, geeignetes Personal zu finden, das die Meldestelle betreut und gleichzeitig keinen Interessenkonflikten ausgesetzt ist.

Das größte Problem dürfte jedoch darin liegen, dass ein Meldestellenbeauftragter, etwa bei einer Verletzung der Vertraulichkeit, persönlich in Anspruch und Haftung genommen werden kann. Die Bereitschaft auch von qualifiziertem Personal, vor diesem Hintergrund die verantwortungsvolle Aufgabe des Meldestellenbeauftragten zu übernehmen, dürfte nicht sehr groß sein. Dies ist im Übrigen ein weiterer Umstand, der gegen das Outsourcing spricht. Dem wird man letztlich wohl nur mit einer arbeitsrechtlichen Freistellungs- und Regressverzichtserklärung begegnen können.

Auch hinsichtlich des Meldekanals haben die Unternehmen eine Wahlfreiheit. Diese Freiheit kann aber durch die einfachen Kriterien Personalaufwand, Vertraulichkeitsschutz und Kosten eingeschränkt werden:

Ein Hinweisgeber ist, soweit sein Hinweis nicht vorsätzlich falsch ist, vor allen beruflichen Nachteilen sehr weitgehend zu schützen. Das HinSchG gewährt ihm insoweit einen sehr umfangreichen Schutz. Dieser Schutzgedanke wird aber zu einer Fülle von – vor allem arbeitsrechtlichen – Problemen führen.

Weitere große Probleme dürften sich daraus ergeben, dass auch die Personen, über die ein Hinweis eingeht, zumindest aus datenschutzrechtlichen Gründen hinaus geschützt werden müssen. So darf dem Hinweisgeber, da gesetzlich keine Abschlussmeldung an ihn vorgesehen ist, nicht mitgeteilt werden, dass die Person, gegen die sich der Hinweis richtete, eine Abmahnung/Kündigung erhalten hat. Dies muss und wird zu wachsweichen und unpräzisen Mitteilungen an den Hinweisgeber führen, seine Frustration wird steigen und dann liegt es wieder nahe, sich an die externe Meldestelle beim Bundesamt für Justiz zu wenden.

Beachten Sie | Gerade hinsichtlich der Konsequenzen wirken die Vorschriften des HinSchG wenig durchdacht.

Das Unterlassen der Einrichtung und/oder des Betriebs einer internen Meldestelle wird mit einem Bußgeld von bis zu 20.000 EUR belegt. Kommunikative Behinderungen, worunter auch Vertraulichkeitsverstöße fallen, und das Ergreifen einer Repressalie werden mit bis zu 50.000 EUR geahndet. Daneben können Sanktionen nach den jeweiligen spezialgesetzlichen Vorschriften verhängt werden.