Betriebsprüfung in der Stiftung – Teil 2: Was beim Ablauf der Betriebsprüfung zu beachten ist

Bei Beginn der Betriebsprüfung hat sich der Prüfer unverzüglich gegenüber der Stiftung bzw. dem Vertreter auszuweisen (§ 198 AO). Hierauf wird in der Praxis allerdings regelmäßig verzichtet. Zudem hat der Prüfer den Beginn der Außenprüfung unter Angabe von Datum und Uhrzeit aktenkundig zu machen. Der Beginn startet mit einem Eröffnungsgespräch. Dieses dient dazu, ein Kennenlernen zu ermöglichen und im Vorfeld einige wichtige Fragen zu klären, z. B.:

Wie lange eine Betriebsprüfung dauert, kann nicht pauschal beantwortet werden. Auch wenn der Betriebsprüfer direkt nach der geplanten Dauer gefragt wird, vermag dieser meist keine eindeutige Antwort zu geben. Natürlich hat der Betriebsprüfer ein gewisses Zeitfenster für die bei der Stiftung stattfindende Betriebsprüfung eingeplant. Das können wenige Tage, eine Woche, aber auch ein mehrere Wochen oder gar Monate umfassender Zeitraum sein. Je nachdem wie umfangreich die Aktivitäten der Stiftung sind.

Bestandteil vieler Betriebsprüfungen ist eine Besichtigung der Stiftung. Diese findet klassischerweise nicht zu Beginn der Prüfung, sondern eher zum Ende hin statt. Die Besichtigung gibt dem Prüfer die Gelegenheit, sich einen realen Eindruck von der Stiftung zu machen – abseits von Zahlen und Belegen. Auch bei der Besichtigung wird der Prüfer aufmerksam sein. Befindet sich z. B. an einem Gebäude ein neu aussehender Anbau? Dann wäre zu klären, ob die dafür aufgewandten Kosten aktiviert wurden.

Weil Stiftungen zur Abgabe von Steuererklärungen verpflichtet sind, beginnt die Festsetzungsfrist für den Steueranspruch nach § 171 Abs. 2 Nr. 1 AO mit Ablauf des Jahres, in dem die Steuererklärung abgegeben wurde – spätestens aber mit Ablauf des dritten Jahres, das auf das Jahr der Steuerentstehung folgt. Die Festsetzungsfrist selbst beträgt vier Jahre (§ 169 Abs. 2 Nr. 2 AO). Sie verlängert sich auf fünf Jahre, soweit leichtfertige Steuerverkürzung, und auf zehn Jahre, soweit Steuerhinterziehung vorliegt (§ 169 Abs. 2 S. 2 AO). Daher liegt der Gedanke nicht fern, Anfragen des Prüfers unbeantwortet zu lassen und auf Zeit zu spielen. Denn so könnte der Steueranspruch zwischenzeitlich verjähren und sich das „Problem“ von alleine erledigen.

Diese Taktik bringt aber nichts: Es wird nach einer begonnenen Betriebsprüfung regelmäßig nicht zu einem Eintritt der Festsetzungsverjährung kommen. Schuld daran ist die in § 171 Abs. 4 AO verankerte Ablaufhemmung. Denn wird vor Ablauf der Festsetzungsfrist mit einer Betriebsprüfung begonnen, so läuft die Festsetzungsfrist für die Steuern, auf die sich die Betriebsprüfung erstreckt, nicht ab, bevor die aufgrund der Betriebsprüfung zu erlassenden Steuerbescheide unanfechtbar geworden sind. Dies gilt nur dann nicht, wenn eine Betriebsprüfung unmittelbar nach ihrem Beginn für die Dauer von mehr als sechs Monaten aus Gründen unterbrochen wird, die die Finanzbehörde zu vertreten hat.

Wichtig | Der Prüfer kann die Nichtbeantwortung seiner Anfragen mit einem Verzögerungsgeld durchsetzen (§ 146 Abs. 2c AO). Das beträgt mindestens 2.500 Euro und maximal 250.000 Euro.

Natürlich konnte man jetzt auf die Idee kommen, die mit Beginn der Betriebsprüfung ausgelöste Ablaufhemmung durch eine Verschiebung des Prüfungsbeginns auf das nächste Jahr zu umgehen. Doch auch das ist ein Trugschluss. Denn die Ablaufhemmung greift auch dann, wenn der Beginn einer vor Ablauf der Festsetzungsfrist geplanten Betriebsprüfung auf Antrag der Stiftung hinausgeschoben wird.

Wichtig | Soll die Betriebsprüfung wie im Beispiel am 15.12.2025 beginnen und wird der Beginn aus Gründen, die der Prüfer und nicht die Stiftung zu vertreten hat, auf das Jahr 2026 verschoben (z. B. Erkrankung des Prüfers), gilt der tatsächliche Beginn der Prüfung im Jahr 2026. Und es tritt für die Körperschaftsteuer für 2019 mit Ablauf des 31.12.2025 Festsetzungsverjährung ein.

Hat der Prüfer die Betriebsprüfung beendet, findet über das Ergebnis der Außenprüfung eine Schlussbesprechung statt (§ 201 Abs. 1 AO). Diese entfällt nur, wenn der Prüfer keine Feststellungen getroffen hat.

In der Schlussbesprechung soll über die vom Prüfer getroffenen Feststellungen Übereinstimmung erzielt werden. Es werden vor allem die strittigen Sachverhalte sowie die rechtliche Beurteilung der Prüfungsfeststellungen und ihre steuerlichen Auswirkungen erörtert. Hier kann also diskutiert werden, und es ist das Verhandlungsgeschick des von der Stiftung beauftragten Steuerberaters gefragt. Vielleicht kann der Prüfer ja bei einzelnen Feststellungen noch vom Gegenteil überzeugt werden, weil ein Sachverhalt falsch verstanden oder nicht korrekt gewürdigt wurde? Oder es kann ein Kompromiss ausgehandelt werden, um die Prüfung einvernehmlich abzuschließen?

Wichtig | Falls noch nicht geschehen, sollte die Stiftung den Prüfer vor der Schlussbesprechung um schriftliche Aushändigung der Prüfungsfeststellungen unter Angabe der gesetzlichen Begründungen bitten. Nur so kann eine gute Vorbereitung auf die Schlussbesprechung erfolgen.

Es ist aber keine Pflicht, dass sich beide Parteien innerhalb der Schlussbesprechung verständigen und über alle Prüfungsfeststellungen einigen. Es können auch Prüfungsfeststellungen strittig bleiben. Diese gilt es dann durch die Stiftung in einem späteren Einspruchsverfahren zu verfolgen. Denn auch wenn eine Prüfungsfeststellung strittig geblieben ist, wird der Prüfer diese in Form von geänderten Steuerbescheiden umsetzen.

Wichtig | Eine Schlussbesprechung kostet Zeit und Kapazitäten – und auch Geld, wenn hierfür ein externer Steuerberater beauftragt wird und dieser im Anschluss eine entsprechende Honorarforderung an die Stiftung stellt. Gibt es nichts zu besprechen, z. B. weil die Prüfungsfeststellungen unstrittig sind, kann die Stiftung auf die Schlussbesprechung verzichten (§ 201 Abs. 1 AO).

Manche Prüfungsfeststellungen lassen sich nicht als definitiv richtig oder falsch beurteilen, weil der Sachverhalt unklar ist und nicht aufgeklärt werden kann. Das ist typischerweise bei Ungereimtheiten in der Kassenführung der Fall. Möglich ist dann eine tatsächliche Verständigung. Diese bewirkt, dass Stiftung und Finanzamt sich auf einen bestimmten Hinzuschätzungsbetrag zum Gewinn und Umsatz verbindlich einigen. Beide sind hieran gebunden. Selbst wenn im Nachhinein weitere Ungereimtheiten auftauchen sollten, kann der Prüfer keine weiteren Hinzuschätzungen vornehmen.

Wichtig | Voraussetzung für die tatsächliche Verständigung ist u. a., dass ein Sachverhalt vorliegt, der nur unter erschwerten Umständen, also einem nicht mehr vertretbaren Arbeits- und Zeitaufwand, ermittelt werden kann (BMF, Schreiben vom 30.07.2008, Az. IV A 3 – S 0223/07/10002, Abruf-Nr. 082655). Die tatsächliche Verständigung ist schriftlich abzufassen und muss von allen im Finanzamt für den Steuerfall zuständigen Personen unterzeichnet werden. Reine Rechtsfragen lassen sich nicht mit einer tatsächlichen Verständigung abschließend klären.

Über das Ergebnis der Außenprüfung erhält die Stiftung bzw. dessen steuerlicher Vertreter einen schriftlichen oder elektronischen Prüfungsbericht (§ 202 Abs. 1 AO). In ihm werden die für die Besteuerung erheblichen Prüfungsfeststellungen in tatsächlicher und rechtlicher Hinsicht sowie die Änderungen der Besteuerungsgrundlagen dargestellt. Der Prüfungsbericht stellt also das Ergebnis der vom Betriebsprüfer festgestellten Fehler und der daraus vorzunehmenden Änderungen zusammen. Sind Prüfungsfeststellungen in der Schlussbesprechung strittig geblieben, werden auch diese in den Prüfungsbericht aufgenommen und als strittig kenntlich gemacht.

Wichtig | Führt die Prüfung zu keiner Änderung der Besteuerungsgrundlagen, so fertigt der Prüfer meist keinen Prüfungsbericht. Die Stiftung bekommt nur eine schriftliche oder elektronische Mitteilung (§ 202 Abs. 1 S. 2 AO).

Der Prüfungsbericht ändert nicht die geprüften Steuerfestsetzungen. Deshalb muss die Stiftung auf Basis des Prüfungsberichts keine Steuerzahlung leisten. Der Finanzbeamte wird im Anschluss an den Prüfungsbericht die geprüften Steuerfestsetzungen an das Ergebnis der Betriebsprüfung anpassen. Sprich: Die Stiftung erhält für die Prüfungsjahre geänderte Steuerbescheide. Diese setzen die neu zu entrichtende Steuer fest und führen deshalb dazu, dass die Stiftung die geänderte Höhe der Steuer an das Finanzamt zahlen muss. Dagegen kann die Stiftung sich mit einem Einspruch wehren. Dann werden die Einwände der Stiftung gesondert geprüft, und es wird durch eine Einspruchsentscheidung entschieden. Gegen diese kann geklagt werden.

Betriebsprüfungen sind regelmäßig mit einem Vorlauf von mehreren Jahren geplant. Diesen Umstand können Sie nutzen und künftige Prüfungen zeitnah erkennen. Ein eindeutiger Hinweis ist regelmäßig, wenn der Steuerbescheid nach § 164 Abs. 1 S. 1 AO unter dem Vorbehalt der Nachprüfung ergangen ist, der Finanzbeamte jedoch zu dem jeweiligen Veranlagungszeitraum keine Rückfragen stellt. Die Frage lautet dann: Warum nimmt der Finanzbeamte den Vorbehalt der Nachprüfung auf, wenn er keine Fragen hat? Die Antwortet lautet fast immer: Weil in einigen Jahren eine Betriebsprüfung ansteht und diese sich auch auf das Jahr erstrecken soll, bei dem die Steuerfestsetzung unter Vorbehalt der Nachprüfung steht. Fehlt der Vorbehalt der Nachprüfung, so muss der Prüfer für geplante Änderungen eine Korrekturvorschrift in der AO finden. Das ist in der Praxis nicht immer möglich.